B-sag. Opfølgning på evaluering af udvalgsarbejdet

Socialudvalget evaluerede på møde den 20. juni 2018 udvalgsarbejdet i første halvår af 2018. Socialforvaltningen orienterer i denne sag om ændringer i tilrettelæggelsen af møderne og betjeningen af udvalget på baggrund af udvalgets tilkendegivelser.

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller,

1. at Socialudvalget tager ændringer som følge af evalueringen af udvalgsarbejdet på Socialudvalgets møde den 20. juni 2018 til efterretning.

Problemstilling

Socialudvalget drøftede på udvalgsmøde den 20. juni 2018 udvalgsarbejdet i det første halvår Formålet var at sikre udvalgsmedlemmerne optimale arbejdsvilkår.

Socialforvaltningen opsummerer i denne sag konklusionerne fra drøftelsen den 20. juni 2018 og orienterer om, hvordan Socialforvaltningen vil følge op på udvalgets bemærkninger og forslag til ændringer.  

Løsning

Socialforvaltningen vil så vidt muligt tilpasse udvalgsbetjeningen i overensstemmelse med udvalgsmedlemmernes bemærkninger. Det indebærer bl.a. ændringer i mødeafholdelsen og form på fredagsmailen. Forslag og løsninger gennemgås punktvis nedenfor.

Mødeafholdelse

Socialudvalget ønskede samme antal møder, men at møderne fast varede en halv time længere.

Møderne i Socialudvalget er fra 29. august 2019 forlænget med ½ time.

Opdeling i A- og B-sager

Der var opbakning til fortsat at sætte nogle sager på dagsordenen som B-sager, der godkendes sammen med dagsordenen ved udvalgsmødets begyndelse for at give plads til at drøfte sager med politisk indhold.

Den nuværende praksis med at opdele sager i A- og B-sager fortsætter.

Orienteringer i fredagsmailen

Socialudvalget bemærkede, at fredagsmailen kan være uoverskuelig med et meget stort antal orienteringer.

Socialforvaltningen vil fremover kort beskrive i fredagsmailen, hvilken type orientering der er tale om, og inddele orienteringerne i kategorier, så medlemmerne af Socialudvalget hurtigt kan danne sig et overblik.

Møder ude af huset

Socialudvalget støttede, at enkelte udvalgsmøder kan holdes uden for rådhuset, når det giver mening, f.eks. i forbindelse med en temadrøftelse.

Socialforvaltningen vil som udgangspunkt planlægge 1-2 møder ude af huset hvert år. Disse vil typisk blive holdt på forvaltningens egne tilbud.

Temadrøftelser

Socialforvaltningen har noteret et ønske om at have flere temadrøftelser. Socialforvaltningen vil løbende have fokus på områder, hvor en temadrøftelse kan give udvalgsmedlemmerne indblik i og handlerum på et givent område. Udvalgsmedlemmerne kan løbende byde ind med forslag til emner.

Oplæg

Udvalget tilkendegav, at nogle oplæg var for lange. Forvaltningen vil sørge for at holde oplæg præcise og korte. Oplæg udefra skal som udgangspunkt max vare 5-7 minutter.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser

Videre proces

Socialforvaltningen vil umiddelbart implementere de nye tiltag. Forvaltningen vil ultimo 2019 og ultimo 2021 lægge op til en skriftlig evaluering af udvalgsbetjeningen.

 

Nina Eg Hansen   

                                        / Emil Dyred

Indstillingen blev godkendt under behandlingen af dagsordenens punkt 1.