UDSAT. Bunkeafvikling og fristoverholdelse i 2016

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller,

1. at Socialudvalget tager status på bunkeafvikling og overholdelse af sagsbehandlingsfrister for 2016 til efterretning.
2. at Socialudvalget godkender, at der for nuværende ikke sker en reduktion af sagsbehandlingsfristen på udvalgte sagsområder.

Problemstilling

Socialforvaltningen har gennem 2016 arbejdet intensivt med at nedbringe sagsmængden på områderne enkeltydelser, merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste, pension, personlige og tekniske hjælpemidler, så mindst 80 % af sagerne kan afgøres inden for den politisk fastlagte sagsbehandlingstid. Socialudvalget er løbende blevet orienteret om status på reducering af bunker og overholdelse af sagsfrister, hhv. den 20. april 2016, den 15. juni 2016 samt den 2. november 2016.

Løsning

I januar 2016 havde Socialforvaltningen en samlet sagsmængde på godt 4.600 ansøgninger, som ikke var færdigbehandlet. Hen over foråret er det lykkedes at afvikle mange fristoverskredne sager, og ved årets udgang ligger sagsmængden nu på ca. 2.200 ansøgninger, se figur 1.

Figur 1. Udvikling i sagsbeholdningen i 2016.

Fra maj 2016 har det været muligt at opnå en samlet, gennemsnitlig fristoverholdelse på ca. 80 %, ligesom den gennemsnitlige sagsbehandlingstid er blevet reduceret mærkbart, se figur 2 nedenfor. 

Figur 2. Udvikling i sagsbeholdning og fristoverholdelse i 2016. Data er opgjort 6. januar 2017.

Siden september 2016 er det lykkedes at opnå en gennemsnitlig fristoverholdelse på min. 80 % på stort set alle sagsområder, se bilag.

Områderne hjælpemidler samt merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre til børn med handicap blev identificeret som fokusområder i maj 2016, og der er fulgt tæt op på disse områder gennem 2016.

Hen over sommeren lykkedes det at opnå et mere stabilt driftsleje på områderne merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste efter Servicelovens §§ 41 og 42 i Borgercenter Handicap. I løbet af september og oktober måned er sagsbeholdningen dog steget, hvilket bl.a. kan tilskrives en stigende tilgang af sager, se figur 3 nedenfor. Der forventes en yderligere stigning i januar måned som følge af juleferien. Der er derfor behov for at reducere driftslejet på disse sagsområder.

Task forcen hjælper med at afvikle fristoverskredne sager på udfordrede områder. Det er besluttet, at Task forcen i Borgercenter Handicap skal hjælpe med at afvikle sager på områderne merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste efter den i en periode særligt har koncentreret sig om nedbringelse af sagsbunkerne på hjælpemidler. Dette er ligeledes baggrunden for den lave fristoverholdelse på merudgifter i december måned, hvor Task forcen har afgjort flere af de ”gamle” sager.

Task forcen på Borgercenter Voksne har, efter det er lykkedes at nedbringe sagsbunkerne på dette borgercenter, overgået til at forebygge nye sagsbunker og implementere ny lovgivning mv. Task forcen på Borgercenter Handicap vil, når bunkerne er nedbragt på Borgercenter Handicap, få samme rolle. 

Figur 3. Udvikling i merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste efter Servicelovens §§ 41 og 42. Data er opgjort 6. januar 2017.

Borgercenter Handicap re-organiserede i foråret 2016 deres sagsbehandling, således at driften primært tager alle nye sager, mens Task forcen tager fristoverskredne sager. Denne omorganisering betyder, at den daglige drift generelt kan følge med den løbende udvikling i sagsmængden, og at der i alle nye sager er kapacitet til at afgøre mindst 80 % af sagerne inden for den vedtagne sagsbehandlingstid.

Reduktion af gældende sagsbehandlingsfrister

Forvaltningen vurderer, at det grundet ovenstående udfordringer endnu er for tidligt at tage stilling til spørgsmålet om mulighederne for at reducere de politisk vedtagne sagsbehandlingsfrister. Samtidig er fristoverholdelsen kun omkring de 80 % (jfr. lovkravet), og det politisk fastsatte mål i pejlemærkerne er 90 %.

Borgercenter Handicap har oplyst, at de sidste bunker forventes at være afviklet pr. 1. april 2017. Forvaltningen indstiller derfor, at beslutning om evt. reducering af de politisk vedtagne sagsbehandlingsfrister udskydes, til de sidste bunker er afviklet.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forvaltningen vil i 2017 fortsat have fokus på udviklingen i sagsbeholdning og realisering af målsætningen om 90 % fristoverholdelse. På sagsområderne hjælpemidler samt merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre med børn med handicap vil forvaltningen have et særligt fokus på nedbringelse af de resterende sagsbunker. Forvaltningen vil forelægge Socialudvalget udvikling i sagsbeholdning og fristoverholdelse på udvalgsmødet i juni 2017. Her skal udvalget samtidig behandle forvaltningens oplæg til eventuel revidering af de gældende sagsbehandlingsfrister.

Forvaltningen vil på næstekommende udvalgsmøde vende tilbage med redegørelse for den whistleblowersag vedr. fristoverholdelse, som Socialudvalget blev foreløbig orienteret om på udvalgsmødet den 18. januar 2017.

Nina Eg Hansen 

                                  / Anders Kirchhoff