Socialudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde onsdag den 29. marts 2006

 

 

6.      Kompetenceudvikling i Socialforvaltningen 2006

 

SUD 125/2006  J.nr. 125/2006

 

 

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

Socialforvaltningen indstiller til Socialudvalget,

 

At Socialudvalget beslutter, at de i budgetforliget afsatte midler på 10 mio. kr. til kompetenceudvikling anvendes i overensstemmelse med denne indstilling,

 

At Socialudvalget indstiller over for økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen, at midlerne anvendes i 2006 og 2007, således at 5.875 mio. kr. overføres til 2007

 

 

 

Socialudvalgets beslutning i mødet den 29. marts 2006

Kontorchef Henrik Dencker deltog under punktet

Indstilling blev tiltrådt.

 

 

RESUME

Som en konsekvens af budgetforliget for 2006 er der afsat 10 mio. kr. årligt til styrkelse af indsatsen på de lokale centre i Socialforvaltningen.

 

Med udgangspunkt i de behov, der afdækkes i notatet Medarbejderpolitik, uddannelse og kompetenceudvikling, som drøftedes i FAU d. 11. maj 2005 (FAU 233/2005), og i Socialforvaltningens implementeringsplan, foreslås det i dette notat, at midlerne anvendes inden for rammerne af seks indsatsområder:

·        Personlig og faglig opkvalificering

·        Effektive arbejdsgange med udgangspunkt i målrettede arbejdsgangsanalyser

·        Retænkning/Revitalisering af socialt arbejde og opbygning af effektive team i den nye Socialforvaltning

·        Videndeling

·        Kompetenceudvikling af erfarne medarbejdere

·        Udvikling af SOF som en attraktiv arbejdsplads med fokus på sygefravær og personaleomsætning.

Forvaltningen påregner at drøfte kompetenceudvikling i Socialforvaltningen 2006 i Hovedsamarbejdsudvalget d. 17. marts.

På grund af at socialforvaltningens lokale centre og team først forventes at være på plads medio 2006 skønnes det mest realistisk at lade aktiviteterne løbe ind i 2007, hvorfor dele af kompetenceudviklingspuljen søges overført til 2007.

 

De afsatte midler er varige midler. For 2007 og fremefter, når den decentrale struktur er fuldt ud implementeret, vil 5 mio. kr. af de afsatte midler årligt anvendes på kompetenceudvikling og 5 mio. kr. årligt på personaleressourcer.

 

 

 

1. Baggrund og forudsætninger

Det er i forbindelse med budgetforliget for 2006 besluttet, at der i 2006 skal afsættes midler til forbedring af borgerbetjeningen i Socialforvaltningen. I forligsteksten hedder det:

"Parterne er enige om, allerede nu at afsætte 21 mill. kr. til styrkelse af området i lyset af de stigende problemer med bl.a. hyppige lovændringer, mange og nye krav til sagsbehandlingen mv. Herudover er der afsat yderligere 2½ mill. kr. i Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets budgetforslag for 2006.

I den nye struktur fordeles de tilførte midler på følgende vis; 11 mill. kr. overgår til Beskæftigelses- og Integrationsudvalget, 10 mill. kr. går til Socialudvalget."

 

Med henblik på at midlerne anvendes med den størst mulige effekt ift. det skitserede mål i budgetforliget er det hensigtsmæssigt at tage udgangspunkt i notatet Medarbejderpolitik, uddannelse og kompetenceudvikling, der blev drøftet på FAUs møde d. 11. maj 2005. Dette notat beskriver de udfordringer, der kendetegner indsatsen på det sociale område i Københavns Kommune, og en fremtidig strategi for udvikling af medarbejderne, så de er i stand til at håndtere disse udfordringer.

Notatet peger på følgende centrale behov for kompetenceudvikling af ledere og medarbejdere i Socialforvaltningen:

·        Der er behov for at kortlægge brugermålgrupper og analysere deres konkrete ønsker og behov i forhold til forvaltningen

·        Der er et potentiale i systematisk at brugerrette og effektivisere arbejdsprocesser i opgaveløsningen

·        Der er behov for en målrettet, systematisk og kontinuerlig udvikling af de enkelte medarbejderes faglige og personlige kompetencer, der ruster medarbejderne til at arbejde med de målgrupper, der er brugere i den kommende Socialforvaltning

·        Der er behov for udvikling af Socialforvaltningens ledere, så det samlede ledelseskorps besidder de relevante kompetencer som handlekraftige ledere på det strategiske, personalemæssige, faglige og driftsmæssige plan

·        Der er et uudnyttet potentiale i at skabe en positiv arbejdskultur, hvor medarbejderne oplever arbejdsglæde, mindre stress og stort ansvar i forhold til opgaveløsningen, hvilket vil medføre lavere sygefravær og reduceret personaleomsætning

I Socialforvaltningens implementeringsplan fokuseres der på behovet fo r, at der - som en konsekvens af en ny forvaltningsstruktur og en ny decentral struktur - sker en revitalisering og retænkning af det sociale arbejde, hvor ledere og medarbejdere får en fælles forståelse af, hvordan vi overordnet set arbejder med det helhedsorienteret socialt sigte.

Implementeringsplanen fremhæver også vigtigheden af, at der etableres en effektiv målstyring i forvaltningen, hvor der arbejdes efter tydelige og målbare mål, og hvor vi kan synliggøre, at vi bruger vores ressourcer, dér hvor de har den størst mulige effekt i forhold til de mål, vi opstiller. Som det beskrives yderligere under pkt. 2.1.2 nedenfor, indebærer det, at der arbejdes for at etablere effektive sagsgange, og at der sker en løbende måling af sagsbehandlingstider, antallet af uekspederede sager mv.

 

2.      Udmøntning af midler til kompetenceudvikling i 2006

Med udgangspunkt i de ovennævnte overvejelser beskrives i det følgende, hvorledes den afsatte ramme for 2006 forventes udmøntet. Indsatsen tilrettelægges i seks indsatsområder, der hver især skal bidrage til at understøtte det overordnede formål med anvendelsen af de bevilgede midler. Indsatsområderne er:

·        Personlig og faglig opkvalificering

·        Effektive arbejdsgange med udgangspunkt i tankegangen bag LEAN-management[1]

·        Retænkning/Revitalisering af socialt arbejde og opbygning af effektive team i den nye Socialforvaltning

·        Videndeling

·        Kompetenceudvikling af erfarne medarbejdere

·        Udvikling af SOF som en attraktiv arbejdsplads

Forvaltningen påregner at drøfte kompetenceudvikling i Socialforvaltningen 2006 på Hovedsamarbejdsudvalget d. 17. marts 2006.

I det følgende beskrives indsatsen i hvert af de seks indsatsområder nærmere.

2.1.1 Personlig og faglig opkvalificering
Det helt afgørende fundament for opgaveløsningen i SOF er, at der holdes fast i fokus på den faglige og personlige opkvalificering af de enkelte medarbejdere og team, der er igangsat med de midler, der jf. budgetforliget for 2006 er afsat i Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets budgetforslag for 2006.

Det er centralt, at medarbejderne opkvalificeres til at kunne håndtere de krav, de mødes med fra de målgrupper af brugere, der skal betjenes i den nye Socialforvaltning.

Der er derfor behov for etablering af et permanent kompetenceudviklingsprogram, der ændres løbende i takt med nye udfordringer og politiske krav. Målet er at tilsikre, at medarbejdernes kompetencer til stadighed matcher de krav, som udledes af lovgivningen og de mål, politikerne vedtager. Et permanent kompetenceudviklingsprogram for medarbejderne i lokalforvaltningen vil indeholde:

·        Et fælles centralt organiseret introduktionsforløb, hvor nyansatte medarbejdere i de brugerrettede team bliver præsenteret for forvaltningen og dens visioner og arbejdsmetoder samt de juridiske krav, der er til sagsbehandlingen i en Socialforvaltning. Sigtet er at give nyansatte medarbejdere de rette forudsætninger for at gennemføre systematisk og kvalificeret sagsarbejde. Der sættes derfor fokus på både de metodiske færdigheder, herunder anvendelse af fagsystemer, og de specifikt faglige i relation til de forskellige målgrup per.
Det forventes, at der i 2006 gennemføres tre introduktionsforløb for i alt ca. 45 nye medarbejdere, i alt 48 kursusdage. Der afsættes 300.000 kr. hertil.

 

·        Et udbud af fagligt opkvalificerende aktiviteter rettet mod de specifikke målgrupper. Der tages udgangspunkt i den tilgængelige viden, der er om forvaltningens målgrupper, og de udfordringer, der konkret ligger i at arbejde med disse. F.eks. arbejde med etniske minoriteter, §38-undersøgelser på børneområdet, arbejde med sindslidende mv.
Der forventes, at der skal gennemføres i alt 40 kursusdage med fagligt opkvalificerende forløb for i alt 600 medarbejdere. Der forventes anvendt 600.000 kr.

 

·        Opkvalificerende forløb af metodisk karakter som f.eks. god sagsbehandling, journalisering, sagers førelse, generel sagsbehandling, sociale handleplaner, elektroniske sagsbehandlingsredskaber – brug af IT-støttesystemer mv.
Det forventes, at der gennemføres i alt 40 kursusdage for i alt 600 medarbejdere. Der forventes anvendt 600.000 kr. på dette.

 

Med udgangspunkt i ovenstående afsættes i alt 1,5 mio. kr. til dette.

2.1.2 Effektive arbejdsgange med udgangspunkt i LEAN-management
Det er hensigten, at der i regi af styregruppen for kommissorium vedr. indsatsen på de lokale centre iværksættes to projekter, der med udgangspunkt i tankegangen bag LEAN-management skal søge at kortlægge de nuværende arbejdsgange på en række cases og ydelser og søge at udvikle arbejdsgange, der rettes efter brugernes ønsker og behov, og er så effektive og smidige som muligt.

LEAN-management indebærer en grundlæggende drøftelse i det enkelte team af, hvilken service man lægger vægt på at yde sine brugere samt en analyse af de eksisterende arbejdsgange i teamet med henblik på at udpege de elementer i sagsbehandlingen, der ikke umiddelbart giver en merværdi for kunden. På den baggrund er der mulighed for at justere arbejdsgangene og de ansvarsskift, der foregår undervejs.

Herved tilsigtes:

·        at brugerne får en hurtig sagsbehandling med høj kvalitet, hvilket måles på sagsgennemløbstiden

·        at antallet af uekspederede sager formindskes

·        at en effektiv sagsbehandling kan frigive ressourcer til direkte borgerkontakt

·        at medarbejderne oplever større trivsel

Med udgangspunkt i resultaterne fra de igangsatte projekter vil erfaringer herfra skulle spredes til de øvrige centre og team i forvaltningen. Det indebærer dialog med ledere og medarbejdere samt ikke mindst kompetenceudvikling af medarbejderne, så de er i stand til at arbejde efter nye arbejdsgange med fokus på brugerbehov og løbende opfølgning ift. resultater, sagsbehandlingstider mv.

Afgørende er det samtidig, at der udvikles metoder, der sikrer en systematisk opfølgning på effekten af justerede arbejdsgange, så det løbende kan vurderes, om der er behov for ændringer.

Der fokuseres på alle forvaltningens 40 team, og der gennemføres ca. 160 kursusdage med fokus på uddannelse og træning af ledere og medarbejdere i teamene. Hertil kommer konsulentbistand til metodeudvikling, etablering af opfølgningsredskaber mv. på i alt 200.000 kr. for forvaltningen som helhed.

Der afsættes i alt 2,6 mio. kr. til dette indsatsområde.< o:p>

2.1.3 Retænkning/Revitalisering af socialt arbejde og opbygning af effektive team i den nye Socialforvaltning
Den ny Socialforvaltning sidder tilbage med en delmængde af de opgaver, der lå i den gamle Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltning. Det indebærer, at der er der behov for en udvikling af det tankesæt, der ligger bag vores indsats over for brugerne.

Opdelingen udfordrer opgaveløsningen, idet en stor del af indsatsen på voksenområdet vil blive endnu mere rettet mod det sociale felt, hvor enkeltydelser, administration og udbetaling af førtidspension indgår som en delmænge i opgaveløsningen, men som ikke kan stå alene. Teamets opgaver bliver bl.a. - via handleplanarbejdet og øvrige sociale tiltag - at understøtte, at brugere kan genskabe et liv og en hverdag, som medvirker til, at de inden for en kortere eller længere tidshorisont igen kan få kontakt til arbejdsmarkedet og dermed tilbydes en indsats fra Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen. 

 

For andre brugere drejer det sig mere om at medarbejderne bistår med rådgivning, støtte og hjælp, så de kan blive bedre til at håndtere egen livssituation, og at teamet sørger for at der er sammenhæng og koordinering i den hjælp, der ydes; også når andre er instanser er involveret, som hospitaler, distriktspsykiatriske centre, bosteder mv. Helt generelt skal forvaltningen  tæt på brugerne og deres dagligdag og således have en mere udadrettet profil via gadeplansarbejdet, indsats på væresteder mv.

På børneområdet er udgangspunktet, at det er børnefamilieteamets ansvar at tage over, når familier har brug for hjælp. Det gælder både i situationer, hvor familierne henvender sig, men også når teamet får informationer om, at en familie eller ung er i vanskeligheder. Børnefamiliearbejdet indebærer imidlertid også et fremskudt ansvar i form af en stærkere opsøgende indsats, via gadeplansarbejde og en udbygning af netværkssamarbejdet. Det indebærer et behov for øget fokus på kontaktrelationer og dialogen med sundhedsplejersker, daginstitutioner og skolerne i distriktet samt andre samarbejdspartnere, der er i berøring med familien. 

For at sikre dette etableres et forløb, der med udgangspunkt i den overordnede ramme for socialt arbejde i forvaltningen har til formål at drøfte og præcisere:

·        Teamets målgrupper og teamets indsats i forhold til disse målgrupper

·        Hvordan tilrettelægges indsatsen, så den foregår tæt på brugerne?

·        Hvad er målbare mål og succeskriterier i vores arbejde?

·        Hvordan prioriterer vi vores ressourcer i teamet?

·        Hvordan uddelegerer vi arbejdet i teamet?

·        Hvordan samarbejder vi, så vi sikrer en helhedsorienteret indsats over for brugeren?

·        Hvordan tilrettelægger vi arbejdsprocesserne så effektivt som muligt, så vi får størst mulig effekt for vores ressource-indsats?

Der anvendes en række redskaber i arbejdet med teamene, herunder temadage/seminarer, træning og egentlig undervisning.

Inden for samme indsatsområde skal det på baggrund af den nuværende medarbejdersituation vurderes, om der er behov for en målrettet opkvalificering af medarbejdere, der hidtil har haft administrative funktioner, så de i højere grad sættes i stand til også at varetage direkte brugerrettede opgaver.

Målgruppen er i første omgang de brugerrettede team på lokal- og rådgivningscentre i forvaltningen, i alt 24 team. Det forventes, at der anvendes 5 kursusdage pr. team, i alt 120 kursusdage.

Der afsættes 1,8 mio. kr. til dette indsatsområ de.

2.1.4 Videndeling
I foråret 2005 gennemførtes en analyse af videndeling i Familie- og Arbejdsforvaltningen. Undersøgelsen havde til formål at afdække det eksisterende omfang af videndeling og de metoder, der anvendtes til at opsamle og dele viden, samt at vurdere de forudsætninger, der var tilstede for videndeling i forvaltningen. Endelig var formålet med undersøgelsen at vurdere effekten af mulige initiativer til forbedret videndeling i forvaltningen og komme med forslag til relevante initiativer.

Undersøgelsens konklusioner var, at omfanget af systematisk videndeling på tværs i forvaltningen var meget begrænset. Meget af den viden, der ligger til grund for indsatsen over for brugerne var karakteriseret ved at være udokumenteret og personbåren.

Undersøgelsen pegede på en række initiativer til forbedring af situationen, f.eks.:

·        Oprettelse af en række emnegrupper på tværs af forvaltningen; hvor der kan ske erfaringsudveksling ift. indsatsen over for teamenes forskellige målgrupper

·        Udpegning og uddannelse af faglige ressourcepersoner, der fungerer på tværs af forvaltningens centre

Ifølge undersøgelsen ville en øget videndeling kunne medføre både mere effektiv ressourceudnyttelse og en mere kvalificeret sagsbehandling. Det vurderes, at størstedelen af initiativerne i høj grad har relevans for den nye Socialforvaltning.

Med udgangspunkt i undersøgelsens konklusioner igangsættes derfor en række prioriterede initiativer, der har til formål at øge niveauet af videndeling i SOF væsentligt.

Målgruppen for denne indsats er hele forvaltningen; d.v.s. alle ledere og medarbejdere, herunder på forvaltningens institutioner. Der gennemføres i alt ca. 40 kursusdage.

Der afsættes 600.000 kr. til dette.

2.1.5 Kompetenceudvikling af erfarne medarbejdere
Mere end hver tredje ansatte (650 ansatte) i lokalforvaltningen i SOF er over 50 år. Samtidig har mere end 43% eller ca. 800 ansatte over ti års erfaring i forvaltningen.

Det er en central udfordring for Socialforvaltningen, at den er i stand til kompetenceudvikle de medarbejdere, der har været ansat i forvaltningen i en årrække. Det er afgørende, at vi kan udnytte den erfaring i organisationen, som denne medarbejdergruppe besidder. Derfor er det vigtigt, at denne medarbejdergrupper oplever arbejdet i SOF som udfordrende, lærende og motiverende.

Herudover er det vigtigt, at disse medarbejdere er i stand til at honorere de krav, arbejdet i en moderne socialforvaltning indebærer, og at de besidder en tilstrækkelig bred kompetenceprofil.

Derfor igangsættes et kompetenceudviklingsforløb, der særlig målrettes erfarne medarbejdere med følgende formål:

·        At drøfte udviklingen i socialt arbejde, herunder at sætte fokus på hvilke krav, arbejdet i en moderne forvaltning stiller til den enkelte medarbejder

·        At give de erfarne medarbejdere nogle redskaber, der sætter dem i stand til i kraft af deres erfaring at fungere som uformelle vejledere af kolleger med mindre erfaring

·        At sikre denne medarbejder gruppe en bredere kompetenceprofil, så de er i stand til at varetage flere typer af opgaver i forvaltningen.

Forløbet vil omfatte i alt ca. 300 medarbejdere på de lokale centre, der inddeles i mindre undervisningshold, og indeholde ca. 50 kursusdage

Der afsættes 750.000 kr. til dette.

2.1.6 Udvikling af SOF som en attraktiv arbejdsplads
Helt centralt er det, at de t tilstræbes, at en kompetenceudviklingsindsats også har en effekt på det holdningsmæssige plan udfra et ønske om, at der i den kommende Socialforvaltning skabes en kultur, der kombinerer et fokus på at arbejde udfra borgernes ønsker med høj medarbejdertilfredshed, minimering af oplevelsen af stress mv.

Det er desuden vigtigt, at der arbejdes på, at målet, om at skabe en positiv arbejdskultur med en høj grad af medarbejdertrivsel føres ud i praksis – også lokalt. Det skal bl.a. ske ved at sikre, at de lokale ledere er bærere af en positiv arbejdskultur, der smitter af på medarbejderniveau.

De konkrete resultatmål for dette indsatsområde er:

·        en nedbringelse af forvaltningens sygefravær

·        en lavere personaleomsætning på en række områder, samt

·        en forbedret medarbejdertrivsel i løbende målinger som APV, PPR mv.

Målgruppen for denne indsats er alle ledere og medarbejdere i forvaltningen, herunder på forvaltningens institutioner.

På forvaltningsniveau gennemføres en tværgående indsats, der igangsætter processen og opsamler lokale forslag til initiativer for bedre trivsel på jobbet.

I hvert team og på hver institution afholdes seminarer, hvor forslag til forbedret arbejdsmiljø og medarbejdertrivsel drøftes og der udarbejdes en handlingsplan for indsatsen for forbedret arbejdsmiljø.

For hvert team/institution afholdes 3 kursusdage med ca. ½ års mellemrum, i alt 120 kursusdage. Herudover anvendes konsulentbistand.

Der afsættes i alt 2 mio. kr. til dette.

Evaluering, effektmåling og opfølgning på de seks indsatsområder
For at sikre, at de igangsatte aktiviteter opfylder deres formål om at ruste Socialforvaltningens ledere og medarbejdere til at varetage forvaltningsopgave over for brugerne, er det afgørende, at der følges op på de igangsatte initiativer.

Ud over den almindelige evaluering, som foretages i form af spørgeskemaer ved kursusforløbenes afslutning, planlægges en evaluering og opfølgning ca. tre måneder efter afslutningen på et forløb.

Denne opfølgning vil inddrage et antal medarbejdere, der har deltaget på et kursusforløb, som sammen med Personale- og Organisationskontoret og Kvalitetskontoret vurderer, hvordan det indlærte har resulteret i en bedre opgaveløsning. På baggrund af de indsamlede erfaringer udarbejder Personale- og Organisationsudviklingskontoret forslag til opfølgende aktiviteter for kursisterne samt idéer til den fremadrettede udvikling af kursusindholdet.

Der afsættes i alt 750.000 kr. til evaluering, opfølgning og igangsættelse af opfølgende initiativer på de seks områder.

Tidsplan for indsatsen på de seks indsatsområder:

Socialforvaltningen er inde i en opbygningsfase, hvor det forventes at de lokale centre tidligst medio 2006 er fysisk på plads i de fremtidige lokale centre og team. I nedenstående tidsplan er der taget højde for at de fleste aktiviteter først kan iværksættes, når medarbejderne - såvel fysisk som mentalt - er på plads i deres fremtidige teamarbejdspladser.

Konsekvensen heraf er at aktiviteterne løber ind i 2007, hvorfor også anvendelsen af de økonomiske ressourcer delvist skal søges overført til 2007.

Indsatsområde	Start	Slut
Personlig og faglig opkvalificering	1. august 2006	31. marts 2007
Effektive arbejdsgange med udgangspunkt i målrettede arbejdsgangsanalyser	1. juni 2006	30. juni 2007
Retænkning/revitalisering af socialt arbejde og opbygning af effektive team i den nye Socialforvaltning	1. juni 2006	30. juni 2007
Videndeling	1. januar 2007	31. december 2007
Kompetenceudvikling af erfarne medarbejdere	1. maj 2006	31. december 2006
Udvikling af SOF som en attraktiv arbejdsplads	1. januar  2007	30. september 2007

 

3.      Anvendelse af midler for 2007 og fremefter

De afsatte midler er varige midler, hvorfor der er afsat 10. kr. årligt fra og med 2006. For så vidt angår de afsatte midler for perioden 2007 og fremefter, vil der blive anvendt 5 mio. kr. årligt til kompetenceudvikling. En indstilling vedrørende anvendelse af disse midler vil hvert år blive forelagt Socialudvalget.

 

Herudover vil der fra 2007, når forvaltningens decentrale struktur er fuldt ud implementeret, blive anvendt 5 mio. kr. årligt på tilførsel af yderligere personaleressourcer på de lokale centre.