Status på Handleplan for sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen

Socialudvalget har besluttet, at udvalget skal forelægges en månedlig afrapportering i 2012 vedrørende status på implementering af Handleplan for sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen.

Socialforvaltningen indstiller,
1. At Socialudvalget tager status på implementering af handleplan for sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen til efterretning.

Socialforvaltningen har siden afrapporteringen i januar arbejdet videre med handleplanens punkter. Ved afrapporteringen i januar fremgik, at følgende fire punkter i handleplanen kræver korrigerende handlinger og øget ledelsesmæssigt fokus:

·    Gennemgang af ældre afgørelser (SL §§41 og 42)

·    Dokumentation for ledelsestilsyn vedrørende §§109,110 (krisecentre og herberger)

·    SOFUS fase 1

·    Ajourføring af forretningsgange i SOFIA

Udvalget anmodede på udvalgsmødet den 25. januar 2012 om en særlig uddybelse af forholdene omkring genopretning af sager på merudgiftsområdet for børn og tabt arbejdsfortjeneste.

 

Socialforvaltningen forelægger i marts 2012 en samlet status for implementering af handleplanen, der i skematisk form omfatter samtlige punkter i planen. I det følgende beskrives status for de punkter, der i særlig grad har krævet korrigerende handlinger og øget ledelsesfokus, jf. ovenfor.

 

Genopretning af ældre afgørelser SL §§41 og 42:
I forbindelse med genopretningen skal der ske en gennemgang af ca. 3.700 sager. For hurtigt at kunne øge intensiteten i indsatsen og nå sagsbehandlingsmålene vil der snarest blive indsat en task force, der kan bistå med oplæringen af de nye medarbejdere og på den måde nå en hurtigere opkvalificering til opgaven. Taskforcen etableres primo april og ansættelsesforløb pågår pt. Socialforvaltningen er netop nu ved at vurdere konsekvenserne for milepælene og tidsplanen for genopretningen.
Socialforvaltningen vil frem mod sommer fokusere indsatsen på at forankre sikker drift og sikre overholdelse af sagsbehandlingstid i alle ansøgninger. Dette sker fordi det er forvaltningens hovedprioritet, at sikre borgerne rettidige og kvalificerede afgørelser. I forlængelse heraf vil forvaltningen gradvist intensivere genopretningen af ældre afgørelser. En eventuel forsinkelse i genopretningen af ældre afgørelser, vil ikke have negativ betydning for borgerne, da de bevilgede ydelser udbetales uændret og løbende frem mod genopretningen.

I relation til genopretningen og indførelsen af det nye sagsbehandlingsparadigme er det blevet klart, at det er nødvendigt med mere grundlæggende ændringer af tilrettelæggelsen af arbejdet på området. Det har således vist sig, at medarbejderne ikke har haft mulighed for at behandle det forudsatte antal sager. Det skal dog understreges, at det nye sagsbehandlingsparadigme grundlæggende fungerer tilfredsstillende. Den formelle kvalitet af afgørelserne er tilfredsstillende, men der er behov for en langt bedre tilrettelæggelse af opgaveløsningen. Det vil borgerne kunne mærke ved en hurtigere og mere serviceorienteret sagsbehandling.

 

 

I forbindelse med ledelsesskift på myndighedschefposten og områdechefen for handicapkompenserende ydelser børn (HKY) er der derfor besluttet en ny organisering i arbejdet hos HKY.

 

Formålet med den ændrede organisering er at øge antallet af afgørelser til tiden. Den ændrede organisering har medført, at flere medarbejdere kommer til at have borgerkontakt og arbejde med konkret sagsbehandling. Det er nyt for flere af medarbejderne, der tidligere udelukkende har haft en støttefunktion i sagsbehandlingen. Det har ført til, at flere medarbejdere har opsagt deres stilling. Desuden er der ansat 12 nye medarbejdere i HKY, siden oktober 2011 som et led i en styrkelse af indsatsen.

 

Betydningen af opsigelser og et stort antal af nye medarbejdere er en nedsat produktion, da det kræver en del oplæring og rutine at varetage kvalificeret sagsbehandling for § 41 og § 42 i det rette tempo. I de kommende måneder prioriteres reduktion af beholdning af nyansøgninger (så sagsbehandlingstiden kommer ned på 8 uger), implementering af den nye organisering, introduktion af nyansatte medarbejdere, udviklingen af forbedrede registreringssystemer samt tilrettelæggelse af genopretningen af ældre afgørelser.

Der er ved det ekstraordinære centrale ledelsestilsyn på § 41 og § 42 i januar 2012 ikke fundet anledning til anmærkninger. Socialforvaltningen vurderer på det grundlag, at kvaliteten af sagsbehandlingen på § 41 og § 42 er tilfredsstillende, og at det fremover handler om at skabe større effektivitet for at nå de fastsatte mål.

Udvalget vil på mødet i marts 2012 blive præsenteret for nye milepæle i projektet, herunder en vurdering af hvornår genopretningen kan afsluttes.

Dokumentation for ledelsestilsyn vedr. §§109 og 110 (krisecentre og herberger):
Udfordringerne på området vedrører særligt dokumentation for belægning til brug for hjemtagelse af statsrefusion og dokumentation for sagsbehandlingen i øvrigt på krisecentre, herberger og myndighedscentre. Forvaltningen har siden status i januar 2012 været i dialog med Deloitte om håndtering af disse problemstillinger. Med henblik på at styrke sagsbehandlingen på området, herunder sikre tilstrækkelig dokumentation som grundlag for korrekt statsrefusion, er følgende iværksat:

·         Der er udarbejdet en fælles forretningsgang for ledelsestilsyn med §§ 109 og 110, som omfatter både udfører- og myndighedssiden.

·         Samtidig arbejder forvaltningen på at udarbejde opdaterede retningslinjer til brug for dels myndighedscentre og dels botilbud som støtte for sagsbehandlingen i myndighedscentre og de faglige vurderinger på botilbuddene, herunder i forbindelse med målgruppevurderinger.

·         I løbet af første kvartal 2012 gennemfører Drifts- og Udviklingskontoret for Udsatte & Psykiatri en besøgsrunde på alle §§ 109/110 botilbud med henblik på at sætte fokus på generelle udfordringer på området, herunder særligt dokumentationskrav.

 

SOFUS fase 1:
Forvaltningen har i samarbejde med Koncernservice fået afviklet de tekniske udeståender i KØR, der hidtil har udgjort en barriere for den videre implementering af SOFUS, som er forvaltningens nye økonomistyringsredskab for institutioner, bo- og dagtilbud. Budgetter for alle udførerenheder forventes at være lagt i SOFUS omkring den 20. februar 2012, således at SOFUS kan  anvendes i forbindelse med aprilprognosen, som forudsat ved sidste status for handleplanen i januar 2012.

 Parallelt med implementeringen af SOFUS på udførerområdet forbereder forvaltningen en udvidelse af SOFUS til også at dække myndighedsområdet. Der er i henhold til handleplanen nu gennemført en foranalyse med ekstern konsulentbistand. Resultaterne af foranalysen peger bl.a. på, at der kan være behov for at gennemføre et selvstændigt udbud vedrørende valg af leverandør til udvidelsen af systemet. Et udbudsforløb vil forsinke tidsplanen. Ved afrapportering i marts til udvalget vil milepælene blive fremlagt for projektet.

Ajourføring af forretningsgange i SOFIA:

Revisionen anbefalede ved afrapportering i december 2011 et mere omfattende projekt for en systematisk ændring af strukturen i forvaltningens forretningsgange på budget- og regnskabsområdet og i arbejdsgangene knyttet til den løbende opdatering samt til implementeringen. Formålet er dels at løfte kvaliteten yderligere og dels at sikre større gennemslagskraft i implementeringen af forretningsgangene i hele organisationen. Siden sidste status i januar 2012 har Socialforvaltningen udarbejdet et nyt koncept for styring af arbejdet med forretningsgange på området, herunder en ny standardskabelon for forretningsgange med tilhørende vejledning. Der er lagt en procesplan for opdatering og implementering af forretningsgangene i organisationen. Milepæle for leverance præsenteres for udvalget ved martsafrapporteringen.

Indstillingen har ingen umiddelbare økonomiske konsekvenser.

Socialudvalget og Økonomiudvalget vil i marts 2012 få fremlagt forvaltningens status på fremdriften af implementeringen af handleplanen for samtlige initiativer, inklusive revisionernes vurdering heraf.

Anette Laigaard/
                            Kasper Håkansson

Kontorchef Kasper Håkansson samt Myndighedschef Vibeke Ries overværede punktets behandling

 

Indstillingen blev godkendt