Revisionsrapport om Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2019

Resumé

Socialforvaltningen og de øvrige forvaltninger har d. 23. januar 2020 modtaget en revisionsrapport om Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2019 (bilag 1). Revisionen har to bemærkninger, som vedrører alle forvaltninger. Socialforvaltningen har udarbejdet handleplaner til de to punkter, som kan ses i indstillingen. Da en af bemærkningerne er rød, skal forvaltningen forelægge en handleplan for udvalget inden for tre uger eller på førstkommende møde.

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller,

At Socialudvalget tager revisionens rapport om Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2019 til efterretning.
at Socialudvalget godkender Socialforvaltningens handleplaner, jf. løsningsafsnittet

Problemstilling

Som led i den løbende revision har revisionen ultimo 2019 efterprøvet de kritiske områder, der tidligere i 2019 var identificeret på regnskab og fundet to områder, hvor forvaltningerne ikke håndterer områderne tilstrækkeligt godt, og risikoen for fejl øges. Forvaltningerne skal udarbejde handleplaner til alle områder med væsentlige fejl (gul markering) eller med kritiske fejl (rød markering). De to bemærkninger kan ses i revisionsrapporten i bilag 1 på henholdsvis s. 6 og s. 13.

Alle forvaltninger - herunder Socialforvaltningen - har i revisionens rapport fået en kritisk bemærkning, som omhandler mangelfuld dokumentation for bogføringer og ukorrekt momsafregning.

Ligeledes har alle forvaltninger fået en væsentlig bemærkning vedrørende opfølgning på bilag 1 til Forretningscirkulæret om ledelsestilsyn i forbindelse med implementering af Kvantum. Bilaget beskriver de vigtigste kontroller i Koncernservice og krav om, at forvaltningerne skal tage stilling til, hvorvidt der er behov for at udarbejde supplerende forvaltningsspecifikke forretningsgange til særlige fagområder eller særligt kritiske områder. I alle forvaltninger udestår denne stillingtagen.

Løsning

Socialforvaltningen har udarbejdet følgende handleplan til den kritiske bemærkning om mangelfuld dokumentation og momsafregning:

HANDLEPLAN

OPFØLGNING

Pr. april 2020 har Socialforvaltningen samlet alle økonomiopgaver for de decentrale enheder i fire administrative fællesskaber og tilsvarende et administrativt fællesskab for de centrale kontorer. Der er udarbejdet fælles arbejdsgange på regnskabsområderne, der skal være med til at øge fagligheden omkring kontering og bogføring, herunder konteringstekster og dokumentation. I opfølgningen på implementering af processerne skal fokus derfor også være på sigende konteringstekster og at personen, der bogfører, vedhæfter tilstrækkelig dokumentation mht. formål omfang og tidspunkt.

Socialforvaltningen vil ligeledes indrette registreringsrammen i Kvantum, så økonomimedarbejderen kan afregne den korrekte moms ved den første bogføring. Kommunen har udfordringer med Kvantum i forhold til afregning af de mere specielle momstyper. Socialforvaltningen vil arbejde på, at disse udfordringer bliver løst.

I 2020 vil momsafregning være et fast tema på dialogmøder mellem borgercentrene og de centrale kontorer.

MEDIO 2020

LØBENDE

Socialforvaltningen har udarbejdet følgende handleplan til den væsentlige bemærkning om opfølgning på bilag 1 til Forretningscirkulære om ledelsestilsyn:

HANDLEPLAN

OPFØLGNING

Socialforvaltningen vil i løbet af 1. kvartal 2020 vurdere i hvilket omfang, der er behov for supplerende forretningsgange eller vejledninger på finansområdet i forhold til bilag 1 til Forretningscirkulære for Ledelsestilsyn.

Udarbejdelse og implementering af eventuelt nye forretningsgange og vejledninger vil blive gennemført i 2. og 3. kvartal 2020.

PRIMO 2020

MEDIO 2020

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Socialforvaltningens handleplaner vil sammen med de øvrige forvaltningers handleplaner blive forelagt Økonomiudvalget d. 18. februar 2020.

Nina Eg Hansen

/ Lone Berner Wolff

Beslutning

Kontorchef Lone Berner Wolf deltog under punktets behandling.

1. at-punkt blev taget til efterretning og 2. at-punkt blev godkendt.