Høringssvar til Økonomiudvalget - lønsedler i e-Boks

Socialudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde onsdag den 28. maj 2008

 

 

6.      Høringssvar til Økonomiudvalget - lønsedler i e-Boks

SUD 256/2008  J.nr. 256/2008

 

 

 

Økonomiudvalget har sendt forslag om lønsedler i e-Boks i høring i de stående udvalg. Socialudvalget skal godkende vedlagte høringssvar om digitale lønsedler.

INDSTILLING OG Beslutning

Socialforvaltningen indstiller, 1.                  At Socialudvalget godkender høringssvar (bilag 1) til Økonomiudvalget om digitale lønsedler.

 

Socialudvalgets beslutning i mødet den 28. maj 2008 Indstillingen blev tiltrådt.

 

Problemstilling

Københavns Kommune arbejder generelt på at udskifte den store mænge papirpost, der i dag udsendes til borgere og medarbejdere, med digitale breve der sendes elektronisk. Første skridt i denne proces, er at erstatte papirlønsedler, der årligt printes og sendes til kommunens ca. 50.000 lønmodtagere, med digitale lønsedler der sendes direkte til lønmodtagernes e-Boks. E-Boks er en sikker digital postkasse, hvor man som borger kan modtage breve fra mange forskellige myndigheder, banker, pensionskasser m.fl., hvis man er tilmeldt.

Fordelene ved at indføre digitale lønsedler er både økonomiske og miljømæssige og er en del af den løbende it-kompetenceudvikling af medarbejderne.

I Socialforvaltningen er der to problemfelter, der er anderledes end i Københavns Kommune generelt.

Det er ikke kun ansatte i forvaltningen, der får løn via lønsystemet, men der udbetales også ydelser til borgere. Det kan være plejevederlag til plejefamilier, løn til private hjemmehjælpere samt tabt arbejdsfortjeneste m.v. Socialforvaltningen har ca. 2.400 borgere, der får ydelser via lønsystemet.

 

Der er et stort antal af de ordinære ansatte, der ikke har PC adgang. Ca. 2.000 ansatte, har ikke en e-mailadresse. Disse medarbejdergrupper anvender således ikke PC i deres daglige arbejde.

 

Løsning

Økonomiforvaltningen foreslår, at Socialforvaltningen overgår til digitale lønsedler fra 1. januar 2009. De mindre forvaltninger overgår 1. november 2008.

Økonomiforvaltningen anbefaler, at implementering af lønsedler i e-Boks sker for alle, men at medarbejderne kan framelde sig ordningen og få lønsedler på papir.  Medarbejdere der framelder sig digitale lønsedler skal én gang årligt tilkendegive, at de stadig ønsker deres lønsedler på papir. Det er Socialforvaltningen, der afholder omkostningerne forbundet med udsendelsen af lønsedler på papir. Derfor er det Socialforvaltningens opgave at sikre, at medarbejderen har adgang til digitale lønsedler, således at de ikke framelder sig ordningen.

Medarbejdere, der får tilsendt digitale lønsedler, kan via deres e-Boks se lønsedlen. Adgangen kan ske via medarbejderens netbank eller ved hjælp af en digital signatur. Projektet sikrer, at medarbejderne modtager tilstrækkelig råd og vejledning i overgangen mellem papir og digitale lønsedler.

En række andre kommuner har implementeret lønsedler i e-Boks. I langt de fleste kommuner har ordningen været obligatorisk.

I Odense kommune, der er en af de større kommuner med erfaringer på området har ordningen været obligatorisk. Ansvaret for implementeringen har været placeret hos mellemlederne, for at nå bredt ud i organisationen. Det har givet utilfredshed hos nogle personalegrupper. Dette er håndteret ved, at en lille gruppe medarbejdere - ca. 1 % - har fået dispensation. Implementeringen har medført ekstra opgaver for de decentrale løn- og personalemedarbejdere i form af udprintning af lønsedler til kolleger, der ikke har adgang til PC.

Århus kommune har gjort ordningen obligatorisk for alle medarbejdere, der har adgang til en PC på arbejdspladsen. Århus kommune evaluere p.t. ordningen med henblik på at udbrede til alle medarbejdere.

Økonomiforvaltningen foreslår, at ordningen gøres obligatorisk for alle og at der stilles PC til rådighed for de medarbejdergrupper, der ikke har adgang til PC privat eller på arbejdet.

Det er Socialforvaltningens vurdering, at ordningen er en god idé og er vejen frem i en digital tidsalder. Der er både økonomiske og miljømæssige fordele ved at implementere digitale lønsedler og det er en del af den løbende it-kompetenceudvikling af medarbejderne.

Dog er ordningen forbundet med store omkostninger i forbindelse med implementeringen i Socialforvaltningen, da ca. 2.000 ansatte i Socialforvaltningen ikke har direkte adgang til en PC i dag og hvor det ikke er et naturligt led i det daglige arbejde at anvende PC.

I Socialforvaltningen vil ordningen også omfatte grupper, der ikke direkte er ansat i forvaltningen, men er borgere, der får udbetalt ydelser via lønsystemet. (ca. 2.400 personer). Her kan det give problemer, at stille PC til rådighed, hvis ikke de pågældende selv privat har adgang til PC. Samtidig er det nødvendigvis ikke alle borgere, der anvender PC i deres dagligdag (f.eks. private hjemmeplejere).

Det kan give et økonomisk problem for Socialforvaltningen, hvis mange af disse grupper fravælger digitale lønsedler, ligesom der kan være en større administrativ byrde forbundet med implementering i forhold til disse grupper end det er forudsat af Økonomiforvaltningen.

Økonomi

Besparelsen ved at indføre digitale lønsedler er for Københavns Kommune 1,78 mio.kr., der i dag anvendes til print og distribution af lønsedler. Halvdele n af besparelsen svarende til 890.000 kr. årligt tilfalder forvaltningerne til dækning af decentrale implementeringsomkostninger samt eventuelle øvrige ekstraudgifter. Besparelsen er fordelt på forvaltningerne i henhold til antal lønanvisninger. Den anden halvdel af besparelsen opkræves i forvaltningerne til at dække de centrale implementerings-omkostninger. Når implementeringen er betalt indgår disse midler til tværgående prioritering i forbindelse med budgetforhandlingerne.

Socialforvaltningen vil spare ca. 196.000 årligt til betaling for print og distribution af lønsedler, såfremt alle der får lønsedler på papir går ind for ordningen. Disse midler skal dække introduktionskurser til medarbejderne i e-Boks samt print af lønsedler på arbejdspladserne. Endvidere skal beløbet dække fremsendelse af lønsedler på papir, da forvaltningen udbetaler ydelser til borgere via lønsystemet.

Socialforvaltningen forventer, at implementeringsomkostningerne bliver større end forudsat p.g.a. forvaltningens personalesammensætning samt udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste m.v. til kommunens borgere. Det koster Socialforvaltningen ca. 0,2 mill.kr. mere end forudsat i Økonomiforvaltningens beregninger, da Socialforvaltningen har mange grupper uden PC adgang.

Socialforvaltningens samlede økonomi ved overgang til digitale lønsedler:

T.kr. (2008 p/l)	2009	2010	2011	2012
Besparelse til distribution	392	392	392	392
Implementering i SOF	392	294	196	196
Netto besparelse til prioriteringsforumet	0	98	196	196

 

Socialforvaltningen forventer at dække meromkostningerne inden for budgettets rammer.

 

Videre proces

Forslaget skal forelægges ØU igen, efter høringen i forvaltningerne samt SU-systemet, hvorefter indstillingen skal behandles i BR. Vedtages forslaget påbegyndes implementeringen straks herefter.

 

Bilag

1.      Socialudvalgets høringssvar til Økonomiudvalget.

 

Anette Laigaard

                                                                  /                    Jens Elmelund