Revisionsrapporter og handleplaner

Se alle bilag

Resumé

Revisionen har givet flere forvaltninger (herunder Socialforvaltningen) en rød bemærkning vedr. manglende bilagsdokumentation, en rød bemærkning til alle forvaltninger vedr. manglende ledelsestilsyn med brugerautorisationer samt en gul bemærkning til Socialforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen vedr. fejl i indberetning og afregning til SKAT vedr. honorar og diæter til medlemmer af nogle af kommunens særudvalg.

Da revisionsrapporterne indeholder to røde og en gul bemærkning, som omfatter Socialforvaltningen, forelægges udvalget handleplaner til alle tre bemærkninger i denne sag. Derudover orienteres Socialudvalget om status på de igangsatte handleplaner til revisionsberetning til regnskab 2022.

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller:

at Socialudvalget tager de tre revisionsrapporter om den løbende revision for 2023, jf. bilag 1, bilag 1.1, bilag 2 og bilag 3 til efterretning
at Socialudvalget godkender Socialforvaltningens handleplaner til de tre revisionsbemærkninger, jf. bilag 4
at Socialudvalget tager status på de igangsatte handleplaner til revisionsberetning 2022 til efterretning, jf. bilag 5

Problemstilling

Socialforvaltningen har sammen med de øvrige forvaltninger i december 2023 modtaget tre revisionsrapporter som led revisors løbende revision. Den løbende revision består af tre revisionsrapporter:

Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2023
Revision af generelle IT-kontroller 2023
Revision af løn- og personaleområdet 2023

Socialforvaltningen har modtaget revisionsbemærkninger i alle tre rapporter.

Løbende revision vedr. Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2023

Revisionen har igen i 2023 foretaget en stikprøvekontrol af forskellige bilagstyper i kommunens økonomisystem, jf. revisionsrapporten om Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2023 (bilag 1, side 11). Revisionen har givet en rød bemærkning til flere forvaltninger, herunder Socialforvaltningen, da de har konstateret, at der fortsat er fejl og mangler i bilagshåndteringen vedrørende udlæg og dankort, som kan henføres til:

manglende oplysning omkring formål og deltagere på bilag i ca. 20 % af de foretagne køb
utilstrækkelig regnskabsmæssig dokumentation for de foretagne indkøb i ca. 10 % af de foretagne køb

For de øvrige bilagstyper (rammeordre, E-faktura og Indkøbsordre) er der ikke konstateret fejl og mangler, jf. bilag 1.1.

Løbende revision af generelle IT-kontroller 2023

Revisionen har foretaget en stikprøve gennemgang af de udførte ledelsestilsyn for en række it-systemer i kommunen, jf. revisionsrapporten om Revision af generelle IT-kontroller 2023 (bilag 2 side 9). Revisionen har givet en rød bemærkning til alle forvaltninger, da en stikprøvevisegennemgang har vist, at der i flere tilfælde ikke var udført eller påbegyndt et ledelsestilsyn, jf. kommunens cirkulære om informationssikkerhed. Et ledelsestilsyn skal være med til at sikre, at de ansatte ikke har adgang til personoplysninger, hvor der ikke er et arbejdsbetinget behov.

Løbende revision af løn- og personaleområdet 2023

Revisionen har konstateret, at der i flere år har været fejl i forhold til indberetning og afregning til SKAT vedrørende honorar og diæter til medlemmer af nogle af kommunens særudvalg, jf. revisionsrapporten om Revision af løn- og personaleområdet 2023 (bilag 3 side 6). Revisionen har givet en gul bemærkning til Kultur- og Fritidsforvaltningen og Socialforvaltningen. For Socialforvaltningen drejer fejlene sig om udbetaling af diæter til Handicaprådet.

Løsning

Socialforvaltningen har udarbejdet handleplaner til de tre revisionsbemærkninger, jf. bilag 4.

I forhold til handleplanen vedr. revisionens røde bemærkning til bilagskontrol vil Socialforvaltningen arbejde videre på at digitalisere dankortkøbene (app-løsning), så arbejdet med dokumentation og opfølgning bliver lettere for medarbejdere og ledere. Socialforvaltningen vil også analysere indkøbene med dankort for at identificere de indkøb, der kan reduceres for at undgå brugen af dankort. Som en del af den samlede handleplan vil der i løbet af 2024 blive afholdt læringsforløb for alle relevante medarbejdere og ledere. Læringsforløbene skal være med til at sikre, at kravene til bilagsdokumentation er kendte og accepteret. Socialforvaltningen vil endvidere i 2024 implementere en centralt forankret stikprøvekontrol af dankortbilag for at følge op på, om reglerne for brugen af dankort bliver overholdt. Stikprøvegennemgangen vil blive udført kvartalsvis og vil blive afrapporteret til relevante medarbejdere og ledere samt direktionen.

I forhold til handleplanen vedr. revisionens røde bemærkning om manglende ledelsestilsyn med brugerautorisationer vil Socialforvaltningen sikre, at der udføres de manuelle ledelsestilsyn for systemer udenfor IGA-løsningen i overensstemmelse med kommunens regler herfor.

I forhold til handleplanen vedr. revisionens gule bemærkning om fejl i indberetning og afregning til SKAT har Socialforvaltningen ændret praksis, så alle diæter bogføres via lønsystemet, som sikrer korrekt indberetning til SKAT. Alle beløb for årerne 2019 – 2022 er berigtiget overfor SKAT. Udbetaling af diæter i 2023 er sket korrekt via kommunens lønsystem.

Status på handleplaner til revisionsberetning 2022

Socialudvalget godkendte på møde den 18. august 2023 Socialforvaltningens handleplaner til revisionsberetning for regnskab 2022. I revisionsberetningen for regnskab 2022 modtog Socialforvaltningen 6 revisionsbemærkninger:

Bilagskontrol – revisionsbemærkning er videreført til den løbende revision 2023
Revision af balancen – handleplanen er afsluttet
Igangværende anlægsprojekter – handleplanen er afsluttet
Beboermidler – handleplanen er afsluttet. Bemærkning forventes videreført til 2023
Støtte til bil efter Serviceloven – handleplanen følges som planlagt
Takstberegning Servicelovens §§109 og 110 – handleplanen følges som planlagt. Bemærkning forventes videreført i 2023

Socialforvaltningen har udarbejdet en opfølgning på handleplanerne, jf. bilag 5. Handleplanerne følges som planlagt.

Den samlede handleplan vedr. beboerbank fra revisionsberetning 2022 er afsluttet. I forhold til revisionsbemærkningen rettet mod at sikre, at regler og retningslinjer vedr. beboermidler efterleves, forventer Socialforvaltningen, at revisionsbemærkningen ikke vil kunne lukkes i revisionsberetningen for 2023. Socialforvaltningen har allerede igangsat en handleplan, der skal sikre, at regler og retningslinjer vedr. beboermidler efterleves. Der er tale om en omfattende opgave, som involverer mange ledere og medarbejdere. Socialudvalget vil i løbet af foråret 2024 få en status på handleplanen samt blive orienteret om de tiltag, der iværksættes for at sikre en betryggende administration af beboermidler.

Den samlede handleplan vedr. takstberegning for servicelovens §§109 og 110 fra revisionsberetning 2022 er afsluttet. Da revisionserklæringen for takstberegning for 2024 indeholder et forbehold, må det forventes, at bemærkningen videreføres i 2023. Socialforvaltningen vil sikre, at husleje for kommunens egne bygninger indgår korrekt i beregning af taksterne for 2025 og frem, jf. drøftelse med Socialtilsynet herom.

Revisionsbemærkning vedr. bilagskontrol er videreført til den løbende revision 2023, og forvaltningen har udarbejdet ny handleplan, jf. bilag 4. Det betyder, at der ikke er en opfølgning på handleplanen til revisionsberetningen for regnskab 2022.

Politisk handlerum

Revisionsprocessen i Københavns Kommune stiller krav om, at handleplaner, der er udarbejdet til bemærkninger i den løbende revision, skal godkendes af de enkelte fagudvalg, før de kan forelægges for Økonomiudvalget. De udarbejdede handleplaner er udarbejdet i samarbejde med de ansvarlige for området – og i dialog med Intern Revision - og er med til at sikre, at områderne, hvor revisionen har givet kritiske bemærkninger fremadrettet, håndteres forsvarligt. Det betyder, at der er et begrænset handlerum for Socialudvalget til at ændre i disse.

Forvaltningernes handleplaner forelægges Økonomiudvalget den 5. marts 2024.