Udbudsregler og udbudsplan i relation til budgetnotater

Resumé

Socialforvaltningen har hidtil ikke har haft en fast procedure til sikring af, at der i forbindelse med budgetbevillinger bliver taget stilling til, om en given bevilling er udbudspligtig.

Denne indstilling beskriver, hvordan forvaltningen fremover vil håndtere udbudspligten ved udarbejdelse af budgetnotater til de årlige budgetforhandlinger samt forhandling om overførselssagen.

Indstillingen angiver desuden, hvilke retningslinjer der vil blive fulgt ved udbud af midlertidige og varige bevillinger.

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller, 

1. at Socialudvalget tager den udbudsretlige håndtering af bevillingssager vedr. tildeling af driftstilskud til private institutioner til efterretning.
2. at Socialudvalget tager tidsplanen for udbud til efterretning.

 

Problemstilling

På Socialudvalgets møde den 13. december 2023 besluttede et enigt udvalg at sende sagen ”Udbudsregler i relation til budgetnotater” tilbage til forvaltningen med henblik på yderligere oplysninger. Hermed fremlægges sagen på ny.

Sociale tjenesteydelser er omfattet af udbudspligten. Aftaler om levering af tjenesteydelser, som i aftaleperioden overstiger tærskelværdien på 5,6 mio.kr., skal i EU-udbud. Aftaler til en værdi mellem 0,5 mio. kr. og 5,6 mio.kr. skal også konkurrenceudsættes, men efter nogle mindre omfattende regler end dem der gælder for EU-udbud. Det betyder, at man ikke kan beslutte, at en bestemt privat institution skal modtage en bevilling med krav eller forventning om levering af en konkret tjenesteydelse, før den har været konkurrenceudsat. Der er anført en nærmere beskrivelse af udbudsreglerne i bilag 1.

Kravet om konkurrenceudsættelse omfatter alene de tilfælde, hvor kommunen agter at give en bevilling til en privat institution, der til gengæld leverer en aftalt modydelse. Tildeling af budgetmidler på baggrund af en driftsoverenskomst eller bevillinger til frivillige organisationer i medfør af servicelovens § 18 er ikke omfattet af kravet om konkurrenceudsættelse.

Hidtil er der i forbindelse med udarbejdelse af budgetnotater, hvor en specifik privat institution er anført som modtager, ikke taget højde for kravet om konkurrenceudsættelse. I forbindelse med budgetforhandlingerne for 2024 anførte Socialforvaltningen et forbehold i de budgetnotater, hvor der blev indstillet, at en navngiven privat institution skulle modtage et driftstilskud. I forbeholdet blev det tilkendegivet, at forvaltningen kunne have pligt til at sende et driftstilskud i udbud, hvorfor der i budgetnotatet ikke kunne angives en specifik institution som modtager af et driftstilskud, da en evt. modtager skulle findes efter en udbudsproces.

Løsning

Udbudsreglerne
Socialforvaltningen har i alt 39 private tilbud og organisationer, der i dag tildeles tilskud, der ligger over grænsen for udbud. 18 tilskud ligger over tærskelværdien for EU-udbud på 5,6 mio. kr. i bevillingsperioden. De 21 øvrige tilskud ligger over 0,5 mio. kr., men under 5,6 mio. kr. i bevillingsperioden og kræver derfor ikke EU-udbud, men skal dog konkurrenceudsættes efter udbudsloven, inden de kan udbetales til en modtager.

En bevilling kan gives til en modtager, som i forvejen er tildelt en bevilling, uden at disse bevillinger skal anses som en samlet bevilling, hvis der er tale om forskellige formål. Der kan derfor opstå den situation, at en bevillingsmodtager får to bevillinger under tærskelværdien på 5,6 mio. kr., som sammenlagt overstiger tærskelværdien, uden at det udløser krav om EU-udbud. Dette indebærer i sagens natur ikke mulighed for fx at opdele den samme bevilling i mindre bevillinger med det formål at omgå udbudsreglerne.

Når en varig bevilling tildeles efter et udbud, indgås der en fireårig kontrakt med option om forlængelse på to gange et år. Et privat tilbud kan således oppebære bevillingen imellem fire og seks år, afhængigt af om optionerne benyttes. Ved genudbud skal kontrakten tildeles den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelsagtige tilbud. Det vil derfor kunne forekomme leverandørskift, hvis den hidtidige leverandørs tilbud ikke er det bedste.

Kontraktlængden på fire år med option om forlængelse på to gange et år er hovedreglen. Der kan afviges herfra, hvis forvaltningen efter en konkret vurdering finder saglige begrundelser herfor.

Ved midlertidige bevillinger svarer kontraktens varighed til bevillingens varighed.

Bevillinger under tærskelværdien, men over 0,5 mio.kr.

For bevillinger under tærskelværdien for EU-udbud på 5,6 mio. kr., men over 0,5 mio. kr. i alt i bevillingsperioden, er der i udbudsloven et krav om, at aftalen indgås på markedsvilkår.

Dette kan ske på en af følgende måder:

• Markedsafdækning, og på det grundlag indhenter ét tilbud,
• Indhenter to eller flere tilbud
• Annoncering på kommunens hjemmeside eller www.udbud.dk

Markedsafdækning kan f.eks. være baseret på en undersøgelse af priserne på det relevante marked ved benchmarkingundersøgelser, mundtlige kontakter til udvalgte leverandører eller erfaringer fra tidligere indkøb. Det afgørende er at skabe et godt kendskab til markedet og priserne, som gør, at det vil være tilstrækkeligt at indhente ét tilbud.

Ligeledes vil tildeling af en bevilling anses at ske på markedsvilkår, når det sker efter indhentelse af to eller flere tilbud eller ved annoncering. Tildeling af bevillinger efter disse regler vil typisk ske på baggrund af en beskrivelse af, hvilke ydelser leverandøren skal levere. Dette vil indgå i aftalegrundlaget med leverandøren, som også kan indeholde krav om overholdelse af CSR-krav, og evventuelt andre relevante krav.

Denne form for konkurrenceudsættelse er mindre omfattende end de regler, der gælder for udbud over tærskelværdien, jf. nedenfor. Det vurderes, at denne proces vil tage 1 – 1½ måned og vil indebære et relativt beskedent administrativt ressourcetræk.

Det vil overvejende være denne fremgangsmåde, der skal anvendes fremover i forbindelse med udarbejdelse af budgetnotater, og forvaltningen vil således bestræbe sig på at tage stilling til, om bevillingen kan gives til den pågældende institution forud for de politiske forhandlinger om det kommende års budget. Dette forudsætter dog, at den politiske bestilling af et budgetnotat afgives i god tid inden budgetforhandlingerne og senest d. 15. maj 2024, samt at der er tilstrækkelige ressourcer til at behandle de afgivne politiske bestillinger.

Hvis ovennævnte forudsætninger ikke holder vil det kunne forekomme, at forvaltningen ikke kan nå at tage stilling til, om bevillingen kan gives til den pågældende institution. I disse tilfælde vil der blive skrevet et forbehold ind i budgetnotaterne.

Bevillinger over tærskelværdien

Bevillinger, som overstiger tærskelværdien på 5,6 mio. kr. i alt i bevillingsperioden, skal i EU-udbud. Dette indebærer en proces, som har en varighed på 8-12 måneder og medfører et administrativt ressourcetræk svarende til ca. 1/3 årsværk. Ved politisk beslutning om at udbyde en given opgave beskrives et formål (kravsspecifikation), hvorefter der gennem den efterfølgende administrative udbudsproces findes den leverandør, som skal udføre opgaven. Bevillinger, som forudsætter EU-udbud, vil først komme til udbetaling, når udbudsprocessen på 8-12 måneder er afsluttet, således at en bevilling ydet f.eks. ved budget 2025 vil have halvårseffekt i 2026. På grund af det administrative ressourcetræk i disse sager vil de administrative konsekvenser indgå i budgetnotatet.

Ved EU-udbud stilles der krav om, at leverandøren og underleverandører udviser samfundsansvar. Der stilles således krav om, at leverandøren skal respektere menneskerettigheder og arbejdstagerrettigheder, leverandøren forpligter sig endvidere til at værne om klima og miljø, samt at afholde sig fra alle former for korruption. Ligeledes stilles der krav om, at leverandøren og underleverandører lever op til Københavns Kommunes øvrige krav og målsætninger, herunder bl.a. CSR-krav, kvalitetskrav ift. fx økologi m.m.

Bevillinger under tærskelværdien.

Er opgaven under 0,5 mio. kr. i bevillingsperioden, er den ikke omfattet af udbudsloven. Her gælder, at man alene skal efterkomme de forvaltningsretlige principper om saglighed, økonomisk forsvarlig forvaltning, forbuddet mod varetagelse af uvedkommende hensyn, ligebehandlingsprincippet og proportionalitetsprincippet. Dermed vil der i disse tilfælde være muligt at tildele tilskud direkte til en navngiven modtager under overholdelse af nævnte principper.

Tidsplan for gennemførelse af udbud
Forvaltningen har udarbejdet vedlagte fortrolige bilag 2, som angiver, hvorledes de enkelte bevillinger kan håndteres i relation til udbudsreglerne. Tidsplanen for udbud omfatter både midlertidige og varige bevillinger. Udbudsplanen skal anses som foreløbig, da nye udbudssager kan komme til, ligesom politiske ønsker eller administrative behov kan påvirke prioriteringen af rækkefølgen.

Midlertidige bevillinger

For midlertidige bevillinger skal der ved eventuel beslutning i forbindelse med budgetaftalen om at videreføre bevillingen tages stilling til overholdelse af udbudsreglerne. For bevillinger under tærskelværdien på 5,6 mio. kr. vil det ske i form af markedsafdækning, indhentelse af tilbud eller ved annoncering, som beskrevet ovenfor.  

For bevillinger over tærskelværdien vil tilbuddene blive varslet om, at bevillingen skal konkurrenceudsættes ca. 12 måneder, før ny aftale kan træde i kraft efter gennemførelse af et udbud, hvis bevillingen skal videreføres.

Varige bevillinger

For varige bevillinger under tærskelværdien vil der ske opsigelse 7 måneder, før ny aftale kan træde i kraft efter gennemførelse af et udbud, hvis bevillingen skal videreføres.

For varige bevillinger over tærskelværdien for EU-udbud vil tilbuddene blive varslet om, at bevillingen skal konkurrenceudsættes ca. 12 måneder, før en ny aftale kan træde i kraft efter gennemførelse af en udbudsproces.

I forbindelse med varsling/opsigelse vil tilbuddene blive vejledt om, at de kan ansøge om at få tildelt bevillingen i forbindelse med den forestående udbudsproces.

Andre kommuners håndtering af udbudspligten
Socialforvaltningen har forhørt sig hos 6-byerne om deres praksis for at konkurrenceudsætte tilskud til private tilbud mm. De kommuner, der har besvaret Socialforvaltningens henvendelse oplyser, at de bestræber sig på at sikre konkurrenceudsættelse ved tildeling af tilskud, jf. kravene i udbudsloven, i det omfang det er relevant.

 

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

 

Videre proces

Hvis Socialudvalget tager indstillingen til efterretning, vil Socialforvaltningen implementere den beskrevne praksis for fremtidige bevillinger, herunder evt. genbevilling af bevillinger, og gennemføre udbud efter den fremlagte plan.

Gennemførelse af udbudsplanen forudsætter at tilstrækkelige økonomiske og administrative ressourcer foreligger, men vil blive tilpasset løbende – både ift. tidspunkt for udbud og rækkefølgen de gennemføres i.

Mikkel Boje

                                          / Mika Kobborg Smidt