Opfølgning af temadrøftelse om afbureaukratisering

Indstilling

1. Socialforvaltningen indstiller, at Socialudvalget tager orienteringen til efterretning                                               

Problemstilling

Socialforvaltningen ønsker, at det skal være lettere at lave godt socialt arbejde og give mere tid og faglig frihed til arbejdet med borgeren for medarbejdere og ledere. Koncerndirektionen går forrest i arbejdet med at forenkle regler og krav, som spænder ben i hverdagen. Forvaltningen starter derfor med konkrete centrale initiativer, herunder i centralforvaltningen, hvor mange rammesættende og tværgående beslutninger forberedes. På Socialudvalgsmødet den 16. november 2022 drøftede udvalget håndtering af interessevaretagelse. På den baggrund har forvaltningen afdækket, hvilke kvalitetsstandarder, der findes inden for socialområdet. Derudover har Socialudvalget også ønsket, at forvaltningen understøtter udvalget i forhold til at løfte afbureaukratiseringsønsker over for Christiansborg, når det gælder national lovgivning.

Løsning

Socialudvalget orienteres om, hvordan forvaltningen organiserer og prioriterer arbejdet med at gøre det lettere at lave godt socialt arbejde. Forvaltningens beslutninger er baseret på Socialudvalgets temadrøftelse i november 2022, og drøftelser i såvel koncerndirektionen og forvaltningsledelsen som i HovedMED.

Koncerndirektionen har igangsat en række initiativer, hvor der arbejdes med de regler og krav, som forvaltningen selv har beslutningskompetencen til at ændre på:

Pilot på ”Forslag til lettere løsninger” (tidligere omtalt som ”Meld en regel”)
Borgercentrene har meldt en række forslag på administrativt tunge opgaver, som de oplever, giver de største udfordringer i hverdagen. Der er igangsat en pilot, hvori de forslag, som har særligt fokus på at afhjælpe arbejdsbyrden hos niveau 4 og 5 ledere på udførerområdet, er blevet prioriteret til at blive behandlet og vurderet. På baggrund af piloten er det aktuelt forventningen, at forvaltningen i 3. kvartal 2023 vil udbrede ordningen, så alle i forvaltningen kan komme med forslag. Forvaltningen vil involvere Socialudvalget i de tilfælde, hvor beslutningskompetencen hører under udvalget.

Tydeliggørelse af administrative konsekvenser i forbindelse med beslutninger
Det er besluttet, at et fast afsnit om administrative konsekvenser skal indgå i sager til Socialudvalget, borgmester og direktion/koncerndirektion. Formålet med initiativet er at synliggøre, hvor mange administrative ressourcer det vil kræve at igangsætte, gennemføre og følge op på nye tiltag. Forvaltningen har en opmærksomhed på, at tiltaget ikke i sig selv bliver en bureaukratisk proces. Tiltaget afprøves på direktionsindstillinger i løbet af foråret og vil efterfølgende blive implementeret i de øvrige indstillinger.

Konkrete tiltag i forvaltningens centrale enheder i 2023
Alle forvaltningens centrale fagkontorer har indarbejdet indsatser i kontorernes udviklingsplaner for 2023, der skal bidrage til dagsordenen om at gøre det lettere at lave godt socialt arbejde. Det gælder bl.a. i forhold til udlæg/kontantkasser/dankortbetalinger, ”serviceeftersyn” af administrative arbejdsgange og bidrag til udvikling af nye løsninger i Københavns Kommunes fælles IT-system for HR og administration med særligt fokus på at lette niveau 4 og 5 lederes administrative opgaver.

Digitale forbedringer og forenklinger i 2023
Forvaltningen har planlagt en række konkrete digitale tiltag i 2023, som skal gøre hverdagen lettere for både ledere og medarbejdere. Tiltagene omhandler aktiviteter inden for forvaltningens eget fagsystem DOMUS og tiltag, der forenkler udførelsen af nogle af ledernes administrative opgaver.

Tiltag der er forankret i borgercentrene
Borgercentrene har kontinuerligt fokus på driftsoptimering og forenklinger. Fx har der i flere år været fokus i Borgercenter Handicap på en forenklingskultur, som skal understøtte medarbejdere og ledere i at få mere tid til kerneopgaven bl.a. ved at bruge mindre tid på møder.
Borgercenter Børn og Unge vil bl.a. se på de afbureaukratiseringsmuligheder, der gives mulighed for i forbindelse med Barnets Lov – fx i forhold til udredning, handleplaner, opfølgning på handleplaner mv. Endvidere ses der på mulighederne for forenkling i de faglige dokumentionskrav i sagerne, ligesom der er pilotforsøg i gang omkring smidigere digital håndtering bl.a. af kvitteringer fra brug af firmadankort.

Tværgående afbureaukratiseringsindsats i Københavns Kommune
Der arbejdes også med afbureaukratisering og regelforenkling på tværs af Københavns Kommune. Forvaltningen indhenter derfor viden og erfaringer fra andre forvaltninger samtidig med, at det bidrager konkret i det afbureaukratiseringsprojekt, som er igangsat i forhold til Økonomiforvaltningens ansvarsområder.

Interessevaretagelse

På baggrund af drøftelsen den 16. november 2022 bad Socialudvalget om en oversigt over national lovgivning, som skaber udfordringer i hverdagen samt information omkring kvalitetsstandarder på forvaltningens område.  

National lovgivning der skaber de største udfordringer i hverdagen
Forvaltningen har på baggrund af Socialudvalgets bestilling udarbejdet en oversigt over 11 nationale regler, som skaber udfordringer i det daglige arbejde med borgerne, og hvor der kan interessevaretages politisk i forhold til forenklinger. Af de 11 eksempler er 7 knyttet til serviceloven. Hertil kommer eksempler, som er tilknyttet andre lovgivninger (bl.a. sundhedsloven og socialtilsynsloven), og ventetider i Ankestyrelsen.  
Oversigten fremgår af bilag 1, og er samtidig udsendt separat med fredagsmailen d. 24. marts 2023.

Kvalitetsstandarder på forvaltningens område
På socialområdet er der tre områder, hvor forvaltningen, jf. serviceloven, har pligt til at udarbejde kvalitetsstandarder, som skal godkendes i Socialudvalget og efterfølgende i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen:

1. Hjemmehjælp, rehabiliteringsforløb og træning (servicelovens § 83,83a og 86) - revideres en gang om året
2. Stofmisbrugsområdet (servicelovens §101) - revideres hvert andet år
3. Kvindekrisecenter (servicelovens §109) - revideres hvert andet år

I bilag 2 ses en nærmere beskrivelse af de tre kvalitetsstandarder.

Det bemærkes, at kvalitetsstandarder inden for stofmisbrugsområdet indeholder detaljerede krav om målsætninger og afrapporteringer. Det er forvaltningens vurdering, at der er grundlag for at drøfte effekten af disse krav, hvilket i givet fald skal ske nationalt. 

Hertil skal nævnes, at landets seks største byer (6-Byerne) i februar 2023 offentliggjorde et katalog med 22 forslag på statslige regler på sundheds- og ældreområdet, som ønskes forenklet eller fjernet. Af de 22 forslag indgår bl.a. de lovbestemte årlige revideringer af kvalitetsstandarder. 6-Byerne vurderer, at der bruges mange ressourcer på at gennemgå kvalitetsstandarder, men at der kun sjældent sker ændringer. 6-Byerne foreslår derfor, at kommunerne selv kan vurdere, på hvilke områder, der er behov for udarbejdelse af en kvalitetsstandard og hvornår/hvor hyppigt, der i givet fald er behov for at følge op på den.

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har i forbindelse med deres afbureaukratiseringsprojekt vurderet, at kvalitetsstandarder bidrager til at skabe overblik og gennemsigtighed for borgeren. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen foreslår derfor ingen forenkling på dette område.

Vejledende visitationsgrundlag
Udover de lovbundne kvalitetsstandarder har Socialforvaltningen udarbejdet såkaldte vejledende visitationsgrundlag i forhold til en række specifikke bestemmelser i serviceloven. I bilag 3 er der en uddybende beskrivelse af forvaltningens vejledende visitationsgrundlag.

Det er forvaltningens vurdering, at vejledende visitationsgrundlag sikrer gennemsigtighed og ligebehandling og bidrager til prioritering af indsatserne inden for den økonomiske ramme, som er til rådighed. De vejledende visitationsgrundlag understøtter medarbejderne i deres arbejde, men der er alene tale om et vejledende udgangspunkt, idet der altid skal foretages en konkret og individuel vurdering af borgernes behov.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.
Der er på nuværende tidspunkt ikke afsat økonomiske midler til indsatsen. Hvis Socialudvalget ønsker at styrke indsatsen, vil det kræve tilførsel af budgetmidler.

Videre proces

På baggrund af Socialudvalgets drøftelse vil forvaltningen foretage eventuelle tilrettelser i de planlagte indsatser.

Mikkel Boje

                                          / Tine Kock Nielsen