Socialudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 26. april 2006

 

 

8.      Sagsbehandlingstider i Socialforvaltningen (Bilag)

 

SUD 165/2006  J.nr. 165/2006

 

 

INDSTILLING

Socialforvaltningen indstiller,

 

at Socialudvalget tager frister for sagsbehandlingstider i Socialforvaltningen til efterretning

 

at Socialudvalget godkender den fremtidige procedure for fastsættelse af sagsbehandlingsfrister

 

at Socialudvalget godkender, at Socialforvaltningen fremover foretager en årlig måling af sagsbehandlingstiderne og efterfølgende orienterer Socialudvalget om resultaterne af målingen samt den opfølgning og indsats, disse giver anledning til.

 

RESUME

Socialudvalget har kompetence til at fastsætte frister for behandling af ansøgninger om hjælp efter sociallovgivningen. De frister, som nu er gældende i Socialforvaltningens regi fremgår af bilag 1: Oversigt over sagsbehandlingsfrister i SOF. Det indstilles, at Socialudvalget tager disse frister til efterretning.

 

Det bemærkes, at sagsbehandlingsfrister ikke er det samme som svarfrister. Sagsbehandlingsfrister vedrører perioden fra en borgers henvendelse eller ansøgning og frem til, at der skal træffes en afgørelse. En svarfrist er den periode, indenfor hvilken borgeren skal modtage et svar på, at en henvendelse eller ansøgning er modtaget.

 

Såfremt der skal tilføjes nye eller ændres sagsbehandlingsfrister, skal Socialudvalget have disse til godkendelse. Før nye eller ændrede sagsbehandlingsfrister forelægges Socialudvalget, sendes de i høring hos Det Sociale Brugerråd. Det indstilles, at Socialudvalget godkender denne procedure for fastsættelse af sagsbehandlingsfrister.

 

Målingen på Socialforvaltningens overholdelse af sagsbehandlingstiderne foretages i én måned om året, på samme måde som i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen. Socialudvalget orienteres efterfølgende om målingens resultater samt hvilken opfølgning og indsats, resultaterne giver anledning til. Det indstilles, at Socialudvalget godkender denne form for måling og orientering. Redegørelse for seneste sagstidsmåling 2005 er vedlagt som bilag 2.

SAGSBESKRIVELSE

1. Frister i Socialforvaltningen

Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget har i medfør af retssikkerhedslovens § 3, stk. 2, fastsat frister for behandling af ansøgninger om hjælp efter social- og beskæftigelseslovgivningen. Sagsbehandlingsfristerne er fastsat i overensstemmelse med Socialministeriets vejledning. Af vejledningen følger, at sagsbehandlingsfristerne skal være realistiske. Det indebærer, at de fx svarer til den tid, der i praksis går med at behandle 80 til 90 pct. af den pågældende sagstype.

 

Af de frister, som Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget har fastsat, skal Socialudvalget og Socialforvaltningen udelukkende beskæftige sig med frister for behandling af ansøgninger om hjælp efter sociallovgivningen. De frister, som fremover er gældende i Socialforvaltningen fremgår af vedlagte bilag 1. Det indstilles, at Socialudvalget tager disse frister til efterretning.

 

1.1 Sagsbehandlingsfrister og svarfrister

En svarfrist er en fastsat frist inden for hvilken borgeren skal modtage et svar eller en bekræftelse på at en henvendelse er modtaget. Der kan være tale om en egentlig tilbagemeldingsgaranti, men ikke en afgørelse.

 

En sagsbehandlingsfrist er en frist inden for hvilken sagen skal være færdigbehandlet med en afgørelse. En sagsbehandlingsfrist er således mere omfattende end en svarfrist.

 

Der er i lovgivningen på nogle områder allerede en række særlige krav om tilbagemelding, partshøring m.v. som sikrer at borgeren informeres om sagens forløb, ligesom der er krav om tidsfrister i henhold til retssikkerhedslovens § 3.

 

Hverken offentlighedsloven, forvaltningsloven, eller retssikkerhedsloven opererer efter Socialforvaltningens kendskab med egentlige kvitteringsskrivelser. Det kan dog i en vis udstrækning ses som god forvaltningsskik.

 

Det er imidlertid ikke Socialforvaltningen bekendt, at Folketingets Ombudsmand eller Justitsministeriet i vejledningen til Offentlighedsloven har udtalt, at det er at det må anses for god forvaltningsskik, at der altid skal sendes et kvitteringssvar.

Endelig fremgår det af Socialministeriets skrivelse af 28. februar 2001, at en kvitteringsskrivelse kun er nødvendig, hvor der ikke er tale om hurtig sagsbehandling.

 

2. Fremtidig procedure for fastsættelse af sagsbehandlingsfrister

Såfremt der skal tilføjes nye eller ændres sagsbehandlingsfrister, skal Socialudvalget have disse til godkendelse. Før nye eller ændrede sagsbehandlingsfrister forelægges Socialudvalget, sendes de i høring hos Det Sociale Brugerråd. Det indstilles, at Socialudvalget godkender den beskrevne procedure.

 

Proceduren for fastsættelse af sagsbehandlingstider i Socialforvaltningen svarer overens med den anvendte procedure i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, jf. beslutning på Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets møde den 28. maj 2003.

 

3. Måling af sagsbehandlingstider i Socialforvaltningen

På møde den 8. december 1999 besluttede Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget, at der skulle måles på Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens overholdelse af sagsbehandlingsfrister i én måned om året. Der er gennemført målinger i 2001, 2002, 2003 samt 2005. Seneste sagstidsmåling for 2005 er vedlagt som Bilag 2.

 

Det anbefales, at målingen på Socialforvaltningens overholdelse af sagsbehandlingstiderne ligeledes foretages i én måned om året. Socialudvalget orienteres efterfølgende om målingens resultater samt hvilken opfølgning og indsats den årlige sagstidsmåling giver anledning til.

 

Målingen i Socialforvaltningen vil omfatte alle, der har afgørelseskompetence på ansøgninger om hjælp efter sociallovgivningen. Alle afgørelser, der træffes i måleperioden, uanset om ansøgning er modtaget i måleperioden eller tidligere, er omfattet af sagstidsmålingen. Indberetning af afgørelser til brug for målingen foretages via et IT-system (Erindringssystemet).

 

Det indstilles, at Socialudvalget godkender den beskrevne form for måling og orientering.

 

4. Resultaterne af målingerne

Målingerne har vist en stabil og meget høj generel overholdelsesprocent, der ved ingen af målingerne har ligget under 90 pct.

 

Sagstidsmålingen 2005 viser, at fristerne indenfor visse sagstyper ikke lever op til de opstillede forventninger om overholdelsesprocent. Det gælder fx førtidspension og hjælpemidler. Der blev i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens regi taget indledende skridt i forhold til at afdække årsager til dette for fremadrettet at sikre overholdelse af fristerne.

 

Indsatsen skulle særligt rettes mod handicapområdet. Kontoret for tilsyn, kvalitet og service i enkeltsager i Socialforvaltningen vil følge op på disse tiltag.

 

På førtidspensionsområdet er der i forbindelse med Ny Struktur udarbejdet retningslinjer for behandling af førtidspensionssager for at sikre samarbejdet mellem Beskæftigelse- og Integrationsforvaltningen og Socialforvaltningen. Kontoret for tilsyn, kvalitet og service i enkeltsager vurderer derfor, at der ikke er behov for korrektion på dette område.

 

5. Sammenligning med andre kommuner

Socialforvaltningen har søgt oplysninger om sagsbehandlingstider i Århus og Ålborg kommuner.

 

I Århus skal der foreligge et svar eller en afgørelse inden 14 dage ved henvendelser fra borgere, som medfører efterfølgende sagsbehandling.

 

På områder, hvor der er særlige bevillingsperioder som fx boligstøtte, børnetilskud eller dagpenge fremgår fristen for afgørelsen eller for den første udbetaling af ansøgningsskemaerne. I de tilfælde, hvor borgeren har søgt om hjælp, og hvor særlige forhold gør sig gældende, som forsinker afgørelsen, skal borgeren modtage besked om årsagen til forsinkelsen, og om hvad der videre skal ske i sagen, inden afgørelse kan træffes. Denne pligt til skriftligt at underrette borgeren ved forsinkelse gælder også i Københavns Kommune

< p class=MsoNormal> 

I Ålborg er der på samme måde som i København fastsat frister for de forskellige områder. Ved sammenligning kan det konstateres, at sagsbehandlingsfristerne i langt de fleste tilfælde er omtrent lige lange, eller at København har kortere frister end Ålborg. Det gælder områder som fx botilbud samt omsorg og støtte.  Ålborg har til sammenligning kortere frister end København fx hvad angår enkeltydelser. Oversigt over Ålborgs sagsbehandlingsfrister er vedlagt som bilag 3.

 

MILJØVURDERING

Sagen er ikke omfattet af Socialforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

ØKONOMI

Ingen

 

ANDRE KONSEKVENSER

Ingen

 

HØRING

Ingen

 

BILAG

·        Bilag 1. Oversigt over sagsbehandlingsfrister i SOF

·        Bilag 2. Sagstidsmåling 2005 - FAF

·        Bilag 3. Oversigt over Ålborg kommunes sagsbehandlingsfrister

 

 

 

Grethe Munk    /  Carsten Stæhr Nielsen