Sagsbehandlingsfrister i Borgercenter Handicap

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller:

1. At Socialudvalget drøfter udviklingen i sagsfristoverholdelse og de nævnte udfordringer ved sagsbehandlingen i Borgercenter Handicap.

Problemstilling

De politisk vedtagne sagsfrister har til formål at give borgerne et realistisk billede af, hvornår de kan forvente svar i deres sag. Ifølge retssikkerhedsloven skal kommunalbestyrelsen fastsætte frister for, hvor lang tid der må gå, inden der skal være truffet en afgørelse. Vejledningen hertil uddyber, at fristerne skal være realistiske, f.eks. at de svarer til den tid, der i praksis går med at behandle 80 til 90 procent af den pågældende sagstype. Socialforvaltningen har i en årrække været udfordret i forhold til at overholde de politisk fastsatte sagsbehandlingsfrister. Tilførsel og permanentliggørelse af midler ved budgettet vil øge mulighederne for at lykkes med dette. Samtidig er der visse frister, som aktuelt er fastlagt, så det er vanskeligt at levere høj overholdelse – selv med flere midler.

Løsning

Den samlede sagsfristsoverholdelse lå i juli 2019 på 63 %. Prognosen viser, dog med nogen usikkerhed, at Borgercenter Handicap vil befinde sig på et acceptabelt leje ift. overholdelse af sagsbehandlingsfristser ved indgangen til 2020. Områderne tabt arbejdsfortjeneste samt tekniske og personlige hjælpemidler (§§41,42 og 112) rummer 93 % af de trufne afgørelser. 

På andre paragrafområder, som eksempelvis servicelovens § 85 (socialpædagogisk støtte), §§ 103-104 (dagtilbud) og §§ 107-108 og almenboliglovens § 105 (botilbud) har den gennemsnitlige fristoverholdelse ligget på mellem 39 og 61 % i de første syv måneder af 2019.  Da Borgercenter Handicap behandler relativt få sager på disse områder, har det ikke stor betydning for den samlede sagsfristsoverholdelse, men for de borgere som søger om dag- eller døgntilbud samt § 85 støtte er den politisk fastsatte sagstidsfrist ikke retvisende for det, man som borger faktisk kan forvente.

Der er særligt tre faktorer, som medvirker til, at Socialforvaltningen er udfordret ift. at overholde sagsbehandlingsfristerne. Det gælder bunkeafvikling, en stram proces for sagsgangene samt et stigende helhedsfokus i sagsbehandlingen.

Bunkeafvikling
De overskredne sagsbehandlingsfrister er for nogle paragrafområder udtryk for, at Borgercenter Handicap i øjeblikket afvikler bunker af ældre sager. Der var til budgetforhandlingerne for 2019 udarbejdet et budgetønske på 20 mio. kr. i varige midler til brug for sagsbehandling i Borgercenter Handicap. På den baggrund fik Borgercenter Handicap tildelt 15 mio. kr. i en treårig periode med det formål at afvikle bunker på de paragrafområder, der tegner sig for den største volumen i Borgercenter Handicap. Det gælder blandt andet for områderne tabt arbejdsfortjeneste samt tekniske og personlige hjælpemidler (§§ 41, 42 og 112 i serviceloven), som rummer 93 % af de trufne afgørelser. Det er forvaltningens oplevelse, at der typisk går ca. 6-12 måneder fra midlerne er bevilliget, til man ser den fulde effekt af de tilførte midler. Det skyldes oplæring af nye medarbejdere og/eller kompetenceudvikling af eksisterende medarbejdere.

Borgercenter Handicap arbejder løbende på at optimere de beskrevne sagsgange og ønsker – når den aktuelle bunkeafvikling er afviklet – at gennemføre en analyse af, hvad den realistiske sagsbehandlingstid vil være. Analysen skal også belyse de forhold, der kendetegner forløb, hvor man ikke kan overholde sagsfristen. Denne analyse kan dog ikke gennemføres, før der er opnået et stabilt driftsleje, hvor der ikke foregår bunkeafvikling.

Så længe der fortsat afvikles bunker, er det ikke muligt at igangsætte sagsbehandlingen med det samme for alle nyankomne sager. Det betyder, at også nyere sager påvirkes af bunkeafvikling og får en længere sagsbehandlingstid.

En højere sagsfristoverholdelse forudsætter, at der opnås et driftsleje således, at de fleste ansøgninger kan behandles umiddelbart efter modtagelsen. Borgercenter Handicap er ved at være på et niveau, som muliggør, at sagerne starter op umiddelbart, når de kommer ind.  Som nævnt i ovenstående, viser prognosen, dog med nogen usikkerhed, at Borgercenter Handicap vil kunne opnå en samlet sagsfristoverholdelse i omkring 80% af sagerne ved indgangen til 2020. En fastholdelse af denne sagsfristoverholdelse er dog sårbar overfor sæsonudsving, øgede sagsmængder, personalegennemstrømning, sygefravær m.v.

Stram proces på sagsgangene
På alle sagsområder er der udarbejdet arbejdsgange og skitseret en proces for sagsgangene, som skal sikre at sagsbehandlingsfristen overholdes. For nogle paragrafområders vedkommende (eksempelvis på ansøgninger om botilbud), så medfører de aktuelt fastlagte frister en meget stram proces. Eksempelvis er der afsat to dage til, at borgeren kan kommentere på en gennemført Voksenudredning (VUM), ligesom oplysninger fra eksempelvis læge skal foreligge i løbet af ti dage. Det betyder, at sagsbehandlingsfristen overskrides i de situationer, hvor borgeren ønsker udsættelse på sin frist for at fremsende yderligere oplysninger.

Ligeledes skal møde med borgeren kunne afholdes inden for en uge efter modtagelsen af ansøgningen, hvilket betyder, at sagsbehandlers og borgers kalendere skal koordineres med meget kort frist. Resultatet er, at mange sager overskrider fristen.

Stigende helhedsfokus i sagsbehandlingen
Der er et stigende behov og ønske om helhedsorientering i sagsbehandlingen, både på tværs af paragraffer indenfor Borgercenter Handicap og på tværs af Socialforvaltningens borgercentre, kommunens forvaltninger og andre myndigheder. Sagsbehandlingsfristerne er i dag fastlagt ud fra sagsbehandlingstiden på den enkelte paragraf. Når man arbejder helhedsorienteret, skal man ideelt set tage stilling til borgerens behov efter alle relevante paragraffer for borgerens samlede situation. Derfor skal mange sagsskridt koordineres og sagsfristoverholdelsen på én paragraf påvirkes nu af sager, der behandles efter andre paragraffer. Borgercenter Handicap vil også inddrage dette perspektiv i den planlagte analyse af sagsfristerne.

Økonomi

Selve indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forvaltningen følger forsat udviklingen i sagsfristoverholdelsen i Borgercenter Handicap, og forelægger Socialudvalget en status til december 2019 via ledelsesinformationen. Socialudvalget kan på baggrund af ovenstående bestille oplæg til videre drøftelse.

Nina Eg Hansen

                                            / Eva Stokbro Jensen