Status på handleplan for sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen

Socialudvalget har besluttet, at udvalget skal forelægges en månedlig afrapportering i 2012 vedrørende status på implementering af handleplan for sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen.

Socialforvaltningen indstiller,

1. At Socialudvalget tager status på implementering af handleplan for sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen til efterretning.

Socialforvaltningen har siden afrapporteringen i marts 2012 arbejdet videre med handleplanens punkter. Ved afrapporteringen i marts fremgik, at der var et punkt i handleplanen, gennemgang af ældre afgørelser §§ 41 og 42 i serviceloven , der kræver/krævede korrigerende handlinger og øget ledelsesmæssig fokus.

Endvidere påpegede revisionerne, at der for 15 punkters vedkommende var en udskydelse af sluttidspunktet for leverance. De 15 punklter var og er gule i skemaet under tidsplan, jf. bilag 1.

Socialforvaltningens status for samtlige 86 initiativer fremgår af bilag 1, hvor første del af skemaet er de aktive handleplanspunkter og anden del er de afsluttede handleplanspunkter.

Revisionerne har i marts 2012 vurderet initiativerne inden for følgende kategorier, som Socialforvaltningen for god ordens skyld har fastholdt i denne status:

Farve	Kriterium
Grøn	Tilfredsstillende fremdrift og kvalitet i leverancen.
Gul	Fremdrift med mindre afvigelser/overskridelser af tidsplan og/eller fremdrift i leverancen – kræver opmærksomhed og eventuelt forebyggende handlinger.
Rød	Fremdrift er utilfredsstillende. Tidsplan og/eller kvalitet i leverancen kan ikke overholdes/kontrolleres, og der er behov for korrigerende handlinger.
Blå	Uden for revisionens bedømmelse, da tidsfrist er efter nærværende rapporterings deadline

 
Tabel 1 og 2 herunder viser henholdsvis revisionens vurdering af status ved afrapporteringen i marts 2012 samt Socialforvaltningens seneste vurdering af status pr. april 2012.

Tabel 1. Revisionens vurdering af status pr. marts 2012

Tema/indsats	Rød	Gul	Grøn	I alt vur-deret af revisionen marts 2012	Blå	Grå	I alt
Sikker økonomistyring	0	7	34	41	0	3	44
Kvalitet i sagsbehandlingen	1	8	10	19	5	18	42
I alt marts 2012(revisionens vurdering)	1	15	44	60	5	21	86

 Den grå farvemarkering i ovenstående tabel, gælder de initiativer, som lå uden for revisionens vurdering.

Tabel 2. Socialforvaltningens vurdering af status pr. april 2012

Tema/indsats	Rød	Gul	Grøn	Blå	Afsluttede og godkendte pr. april 2012	I alt
Sikker økonomistyring	1	7	6	0	30	44
Kvalitet i sagsbehandlingen	1	7	15	3	16	42
I alt april 2012 (SOFs vurdering)	2	15	20	3	46	86

Der er således 46 punkter, der er færdigbehandlet i forhold til handleplanens ordlyd.

Røde punkter:

• Ved sidste afrapportering blev følgende initiativ markeret i rød (Fremdrift er utilfredsstillende. Tidsplan og/eller kvalitet i leverancen kan ikke overholdes/kontrolleres, og der er behov for korrigerende handlinger): "Gennemgang af ældre afgørelser servicelovens §§ 41 og 42 (punkt 1.1.2.2.A).
  Forvaltningen har stor fokus på punktet, og har udarbejdet handleplan, der blev forelagt og godkendt af udvalget den 21. marts 2012. Planen blev her udskudt med slutleverance medio 2013. Forvaltningen har af den årsag fastholdt punktet i rødt.

 

• Forvaltningen har derudover markeret endnu et initiativ i rødt, det er " SOFUS fase 1" (punkt. 2.1.3.1). Arbejdet med system- og programtilpasninger, som følge af omstruktureringer på institutionsområdet i 2012 i Socialforvaltningen, er på plads i KØR og SOFUS. Efter en stor indsats fra brugerne blev budgetudmelding 1 lagt ind i SOFUS til fremvisningen for revisionen den 22. februar 2012. Der har efterfølgende været problemer ift. driftsstabiliteten af SOFUS, hvilket har betydet, at centrene ikke har kunnet aflevere april prognosen i SOFUS, som det ellers var planlagt. Prognoseprocessen understøttes dog fortsat af den eksisterende regnearksløsning og er gennemført.Socialforvaltningen arbejder intenst på i samarbejde med SAS Institute at få rettet op på problemerne og sikre driftsstabilitet.Medio april 2012 udarbejdes en samlet plan for hvorledes SOFUS kan gøres driftsstabil til budgetterings-, disponerings- og prognosearbejdet i SOFUS for 2012. På den baggrund tages der hånd om de tekniske problemer og forløbet med indtastning af budget og prognosedannelse samt evaluering af data, processer og systemet, således at der etableres et konsolideret grundlag for det videre arbejde.
  
  

Ændring af slutdato for leverancen:
Revisionerne påpegede ved sidste afrapportering i marts 2012, at der ville have været en skærpelse af farvekodningen på 15 punkter, hvis den oprindelige slutdato for leverancen var fastholdt. Der er sket en tidsmæssig forskydning af slutdatoen for leverancen på disse punkter. Status for punkterne og baggrund for forsinkelse er følgende:

 

Punkt	Status	Årsag
-Etablering af fagligt forum -Dok. for ledelsestilsyn §§109,110	Afsluttet og godkendt	-
-Bedre ledelsesinformation - fase 1	Afsluttet i april	Driftsproblemer
-Afstemning af systemer og bogføring på fiktive cpr.numre -Kontrol af mediciafregning -Kontrol med privat antaget aflastning -BOPA på køb/salg området -Procesplan og ajourføring af SOFs forretningsgange -Implementering af forretningsgange	I gang	Forsinkelser indtrådt i SOF, grundet opgavens omfang, redefinering af opgaven, afhængig af eksterne
-Kvalitetssikring af refusionsopgørelser -Løbende berigtigelser -Afslutning af berigtigelser vedrørende 2008-2010	Afsluttet i april	Forsinkelser internt i SOF,afventet endelig opgørelse over statsrefusion, endelig dokuementation indsendt til Deloitte i forbindelse hermed.
-SOFUS fase 1 -IT understøttelse af MY-niveau og overortdnet budgetansvarlig -Udbredelse af aktivitetsstyring og afrapportering til alle niveauer	I gang	Forsinkelser indtrådt på grund af systemmæssige årsager, hensyn til udbud, samarbejde med eksterne

Forvaltningen er meget opmærksom på disse punkter, og vil følge dem tæt.

Handleplanens inddeling i aktive punkter og afsluttede punkter:
Forvaltningen har denne gang opdelt skemaet i  to - med aktive punkter og  med punkter der er afsluttede, og derfor ikke længere måles på. Ved afrapportering i juni vil forvaltningen fremlægge en plan for, hvordan der sikres stabil drift fremadrettet, også på de områder, hvor initiativerne i handleplanen er afsluttede.

 

 

Indstillingen har i sig selv ingen økonomiske konsekvenser.

Forvaltningen fremlægger næste status på implementering af handleplanen for Socialudvalget i maj 2012. I juni 2012 fremlægges status for både Socialudvalget og Økonomiudvalget under medvirken fra Intern Revision og Deloitte.

Anette Laigaard/
                                       Kasper Håkansson

Kontorchef Kasper Håkansson overværede punktets behandling

 

Indstillingen blev godkendt med bemærkning om, at næste status på handleplan skulle være 13/6 2012 og ikke 30/5 2012 som ellers planlagt.