Mødedato: 25.03.2015, kl. 16:30
Mødested: Rådhuset, stuen, værelse 8
Drøftelse af retningslinjer for håndtering af materiale med fortrolige oplysninger
Se alle bilag
Til top
Socialudvalget gav på deres møde d. 11. marts 2015 udtryk for, at udvalget ønsker at drøfte, hvordan medlemmerne modtager politikersvar, redegørelser og lignende materialer, der indeholder fortrolige oplysninger.
Indstilling og beslutning
Socialforvaltningen indstiller overfor Socialudvalget, at Socialudvalget drøfter,
1. om den procedure for håndtering af materiale med fortrolige oplysninger (bilag 1), som Socialforvaltningen i dag følger, svarer til Socialudvalgets ønsker og behov, og
2. om Socialforvaltningen fremover skal sende en orientering, der ikke i sig selv indeholder fortrolige oplysninger, til alle medlemmerne af Socialudvalget, når et medlem har afgivet et politikerspørgsmål af fortrolig karakter.
1. om den procedure for håndtering af materiale med fortrolige oplysninger (bilag 1), som Socialforvaltningen i dag følger, svarer til Socialudvalgets ønsker og behov, og
2. om Socialforvaltningen fremover skal sende en orientering, der ikke i sig selv indeholder fortrolige oplysninger, til alle medlemmerne af Socialudvalget, når et medlem har afgivet et politikerspørgsmål af fortrolig karakter.
Problemstilling
Socialforvaltningens retningslinjer for, hvordan forvaltningen orienterer Socialudvalget om fortroligt materiale, bygger på beslutninger truffet af det tidligere Socialudvalg (bilag 2 og 3). På Socialudvalgets møde d. 11. marts 2015 modtog udvalget en mundtlig orientering om proceduren. På baggrund af orienteringen gav Socialudvalget udtryk for, at udvalget ønskede at drøfte proceduren på det næstkommende møde.
Løsning
Socialforvaltningen har udarbejdet en orientering til Socialudvalget om proceduren for håndtering af materialer med fortrolige oplysninger (bilag 1) til brug for drøftelsen. Af orienteringen fremgår det, hvordan Socialforvaltningen i dag håndterer hhv. ikke-fortrolige og fortrolige materialer som fx politikersvar, redegørelser, indstillinger og bilag.
Hvis Socialudvalget i forbindelse med drøftelsen peger på ønsker til ændringer af proceduren, vil Socialforvaltningen undersøge, om disse ændringer er i overensstemmelse med lovgivningen. Hvis dette er tilfældet, vil de blive indarbejdet i proceduren, som derefter vil blive forelagt udvalget orientering.
I forbindelse med orienteringen på Socialudvalgsmødet d. 11. marts blev der rejst et konkret forslag om, at Socialforvaltningen fremover skal sende en orientering, der ikke i sig selv indeholder fortrolige oplysninger, til alle medlemmerne af Socialudvalget, når et medlem har afgivet et politikerspørgsmål af fortrolig karakter. I dag orienteres udvalget først, når Socialforvaltningen har afgivet sit svar på det fortrolige spørgsmål. Denne ændring kan umiddelbart implementeres, hvis udvalget ønsker det.
Hvis Socialudvalget i forbindelse med drøftelsen peger på ønsker til ændringer af proceduren, vil Socialforvaltningen undersøge, om disse ændringer er i overensstemmelse med lovgivningen. Hvis dette er tilfældet, vil de blive indarbejdet i proceduren, som derefter vil blive forelagt udvalget orientering.
I forbindelse med orienteringen på Socialudvalgsmødet d. 11. marts blev der rejst et konkret forslag om, at Socialforvaltningen fremover skal sende en orientering, der ikke i sig selv indeholder fortrolige oplysninger, til alle medlemmerne af Socialudvalget, når et medlem har afgivet et politikerspørgsmål af fortrolig karakter. I dag orienteres udvalget først, når Socialforvaltningen har afgivet sit svar på det fortrolige spørgsmål. Denne ændring kan umiddelbart implementeres, hvis udvalget ønsker det.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Hvis drøftelsen fører til ønsker om ændringer i proceduren for håndtering af fortrolige oplysninger, vil disse, for så vidt de er i overensstemmelse med lovgivningen, blive indarbejdet i proceduren, hvorefter udvalget vil få den reviderede udgave forelagt til orientering.
Hvis der alene foretages den ændring, som er beskrevet i andet indstillingspunkt, forelægges den reviderede udgave ikke for udvalget.
Den evt. reviderede udgave af proceduren vil blive anvendt ved håndteringen af alle kommende materialer.
Hvis der alene foretages den ændring, som er beskrevet i andet indstillingspunkt, forelægges den reviderede udgave ikke for udvalget.
Den evt. reviderede udgave af proceduren vil blive anvendt ved håndteringen af alle kommende materialer.
Anette Laigaard
/ Marie Kruse
/ Marie Kruse
Beslutning
Indstillingen blev udsat til behandling på et af Socialudvalgets kommende møder.