Status på implementering af handleplan for bedre økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen

Socialudvalget besluttede den 21. september 2011, at Socialforvaltningen månedligt skulle forelægge status på handleplan for sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen for udvalget, første gang i januar 2012.

Socialforvaltningen indstiller,
1. At Socialudvalget tager status på implementering af handleplan for sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen til efterretning
2. At Socialudvalget godkender, at Socialforvaltningen kun fremlægger status for udvalget i marts og juni 2012 i 1. halvår af 2012.

Socialforvaltningen har siden afrapportering i december 2011 arbejdet videre med punkterne i handleplanen, og status pr. 2. januar 2012 fremgår af bilag 1.

Socialforvaltningen har fremlagt status for samtlige 84 initiativer i handleplanen, jf. bilag 1.

Revisionerne har i november 2011 vurderet initiativerne inden for følgende kategorier, som Socialforvaltningen for god ordens skyld har fastholdt i denne status:

Farve	Kriterium
Grøn	Tilfredsstillende fremdrift og kvalitet i leverancen.
Gul	Fremdrift med mindre afvigelser/overskridelser af tidsplan og/eller fremdrift i leverancen – kræver opmærksomhed og eventuelt forebyggende handlinger.
Rød	Fremdrift er utilfredsstillende. Tidsplan og/eller kvalitet i leverancen kan ikke overholdes/kontrolleres, og der er behov for korrigerende handlinger.
Blå	Uden for revisionens bedømmelse, da tidsfrist er efter nærværende rapporterings deadline

 
Tabel 1 og 2 herunder viser henholdsvis revisionens vurdering af status ved afrapporteringen i december 2011 samt Socialforvaltningens seneste vurdering af status pr. januar 2012.

Tabel 1. Revisionens vurdering af status pr. november 2012

Tema/indsats	Rød	Gul	Grøn	I alt vur-deret af revisionen nov.2011	Blå	Grå	I alt
Sikker økonomistyring	2	7	28	37	4	1	42
Kvalitet i sagsbehandlingen	1	5	9	15	9	18	42
I alt november 2011 (revisionens vurdering)	3	12	37	52	13	19	84

 Den grå farvemarkering i ovenstående tabel, gælder de initiativer, som lå uden for revisionens vurdering.

Tabel 2. Socialforvaltningens vurdering af status pr. januar 2012

Tema/indsats	Rød	Gul	Grøn	Blå	Afsluttede og godkendte pr. nov 2011)	I alt
Sikker økonomistyring	2	4	17	1	18	42
Kvalitet i sagsbehandlingen	2	10	22	3	5	42
I alt januar 2012 (SOFs vurdering)	4	14	39	4	23	84

Der er således 23 punkter der er færdigbehandlet i forhold til handleplanens ordlyd.

På øvrige punkter er der god fremdrift. Der er forsinkelse på lidt flere punkter end forvaltningen vurderede ved sidste afrapportering, hvilket den gule farve er udtryk for.

Revisionen fremhævede ved sidste status tre punkter, der krævede/kræver ekstra opmærksomhed:

• Dokumentation for ledelsestilsyn §109 (krisecentre) og §110 (herberger) (punkt 1.2.5.5)
• SOFUS fase 1 (punkt 2.1.3.1)
• Ajourføring af forretningsgange i SOFIA (punkt 2.4.6.1)

Forvaltningen har fortsat stort fokus på disse punkter og har på den baggrund fastholdt dem i rødt.

Forvaltningen er derudover markeret endnu et initiativ i rødt, det er "Gennemgang af ældre afgørelser serviceloven §§ 41 og 42" (punkt 1.1.2.2.A), da punktet kræver korrigerende handling.

Dokumentation for ledelsestilsyn §§109,110:
Socialforvaltningen har udarbejdet forretningsgang i overensstemmelse med revisionens anbefalinger hvor der er angivet retningslinjer for lokalt ledelsestilsyn, central stikprøvekontrol, handlinger som opfølgning på fejl og kobling til refusionsgrundlag mv. På baggrund af det mere specificerede grundlag at lave ledelsestilsyn på vurderes det, at det er hensigtsmæssigt at forlænge denne del af handleplanen ind i 2012 for at sikre fortsat fokus. I bilag 1 fremgår den tidligere slutdato i parentes og den nye dato uden parentes.

SOFUS fase 1:
Socialforvaltningen arbejder sammen med KS om at få løst de tekniske udeståender, således at budgetterne er indlagt pr. 1. februar 2012. Det vil således være muligt at anvende systemet til aprilprognosen.

Ajourføring af forretningsgange i SOFIA:
Revisionen anbefalede ved sidste afrapportering et mere omfattende projekt for en systematisk ændring af strukturen i forretningsgangene og i arbejdsgangene knyttet til den løbende opdatering samt til implementeringen. Formålet var/er dels at løfte kvaliteten yderligere og dels at sikre større gennemslagskraft i implementeringen af forretningsgangene i hele organisationen. Socialforvaltningen er gået i gang med processen og har forlænget punktet til 1. juni 2011, jf. bilag 1.

Gennemgang af ældre afgørelser (SEL §§ 41 og 42):
Socialforvaltningen har den 1/1 2012 gennemgået og truffet afgørelse i 59 ældre sager. Det er mindre end målet på 150 afgørelser. Der er ansat en ekstra afdelingsleder, og primo 2012 bliver der ansat flere sagsbehandlere i enheden som følge af de afsatte midler i Budget 2012. Socialforvaltningen har for at sikre en tilfredsstillende fremdrift endvidere overført en socialfaglig koordinator til enheden, og der tilføres centrale ressourcer til effektiv planlægning og tilrettelæggelse. Det forventes derfor, at punktet afsluttes planmæssigt til 1. januar 2013.

Månedlig afrapportering:
Socialudvalget besluttede i september 2011, at udvalget skal forelægges en månedlig status på handleplanen. Efterfølgende i december 2011 besluttede Socialudvalget og Økonomiudvalget, at forvaltningen skal forelægge status på handleplanen med revisionernes vurdering i marts og juni 2012. På den baggrund foreslår Socialforvaltningen, at der i første halvår af 2012 kun forelægges status i marts og juni for udvalget/udvalgene, idet Socialforvaltningen ønsker at lave en entydig afrapportering til udvalget, således at det er revisionernes vurdering af fremdriften i handleplanen, der afrapporteres til udvalget.

Indstillingen har i sig selv ingen økonomiske konsekvenser.

Såfremt udvalget godkender 2. at, vil udvalget modtage næste status den 25. marts 2012.

                    Anette Laigaard/
                                                        Kasper Håkansson

Kontorchef Kasper Håkansson overværede punktets behandling

 

Indstillingen blev godkendt uden 2. At.