Socialforvaltningens forandringskompasser og brugen af resultater herfra

Indstilling og beslutning

Socialforvaltningen indstiller overfor Socialudvalget,

1. at Socialudvalget tager orientering om arbejdet med progression og udvikling til efterretning
2. at Socialudvalget godkender, at udvalget fremover præsenteres for resultater fra kompasserne en gang årligt. Denne afrapportering tænkes sammen med årshjul for den samlede ledelsesinformation til Socialudvalget.

Problemstilling

Forandringskompasserne er Socialforvaltningens redskab til systematisk at følge borgernes udvikling. Samtidig er det også intentionen, at resultaterne fra kompasserne skal bruges til at udvikle vores tilbud, og ikke blot den konkrete indsats overfor den enkelte borger.

Kompasserne indeholder ti dimensioner, som hver især er relevante at følge for målgruppen. De ti dimensioner skal sikre, at medarbejderen og borgerens dialog kommer hele vejen rundt om borgerens situation og ikke kun fokuserer på umiddelbare udfordringer. Kompasserne kan således medvirke til, at borger og medarbejder har et fælles billede af, hvordan det går og hvor der er behov for at skabe forandring. Over tid kan forandringskompasserne anvendes til at følge borgerens udvikling – både til brug for samtalen med medarbejderen men også på eks. tilbuds- og centerniveau.

Forvaltningen er nu så langt med brugen af forandringskompasserne, at resultaterne er begyndt at blive anvendt til udvikling af tilbud. Forvaltningen ønsker, at give udvalget et indblik i dette arbejde – både i denne indstilling men også fremadrettet.

Forandringskompasserne udfyldes i forbindelse med diverse planer, såsom handleplaner, opholdsplaner, pædagogiske planer mv., der udarbejdes sammen med borgerne. Kompasserne er udviklet, så de indholdsmæssigt afspejler planernes forskellige fokusområder, og derved understøtter medarbejderens dialog med borgeren.

I forbindelse med implementeringen af forandringskompasserne har der været nogle udfordringer f.eks. ift. dialogen med borgeren om hans/hendes udvikling i kompasset. Disse adresseres nedenfor.

Løsning

Resultater fra forandringskompasserne

Eksempler på refleksioner, man har på centerniveau om forandringskompasserne

Bilag 1 indeholder eksempler på, hvordan scoringer i forandringskompasserne anvendes på centerniveau og hvilke refleksioner man gør sig på to udvalgte centre i forvaltningen, hhv, Center for Dag- og Døgninstitutioner for Skolesøgende børn (DDS) og Center for Udsatte Voksne og Familier (CUVF).
Oplysningerne fra forandringskompasserne bliver anvendt til at sætte fokus på, hvad der virker og skærpe opmærksomheden på, hvad der kan forbedres.

Generelt oplever man både på CUVF og DDS, at se fremgang på de dimensioner, som man sætter fokus på og følger op på i arbejdet med borgerne.

1. På DDS ser man, at de 6-12 årige, som centret er i kontakt med, generelt er i en positiv udvikling på dimensionerne sociale kompetencer og sundhed. De dimensioner er særligt i fokus i dette center, da en god udvikling på dem er nødvendig for en god skolegang. På fraværsdimensionen er man opmærksom på, at en gruppe børn og unge er svære at flytte ind i en god udvikling. Centeret forventer, at en ny organisering i Borgercenter Børn og Unge kan være med til at skabe endnu bedre samklang i de aftaler, der indgås med familierne og myndighed/udfører omkring den gode skolegang. 

De 13-23 årige, som centret er i kontakt med, har derimod ikke den ønskede fremgang. Dette er ikke overraskende for centerledelsen. Forskning siger således, at der er større mulighed for at påvirke børns udvikling, jo tidligere en alder man sætter ind (se bilag 1). Med baggrund i resultaterne vil centerledelsen på hver institution sætte fokus på udvikling af indsatserne på dette område.

2. CUVF har haft særligt fokus på dimensionerne i herbergskompasset vedr. borgerens bolig og misbrug.
Fra dialogen mellem medarbejdere og ledergruppe fremhæves, at området formår at hjælpe borgeren til at få og fastholde en motivation for at handle på sin boligsituation, men at reelle flytninger lykkes i mindre omfang. Udfordringen her består, som oftest i, at der ikke findes nok boliger, som målgruppen kan betale. En anden interessant drøftelse har været omkring misbrugsdimensionen. Her ser man, at centeret formår at motivere borgeren til at ville nedbringe sit misbrug – men at det ikke altid resulterer i behandling. Ledelsen har dette som et fokuspunkt og vil arbejde på at få udviklet misbrugsindsatser, der er tilpasset borgergruppen – i samarbejde med misbrugsområdet.

I begge tilfælde har refleksioner over manglende udvikling i forandringskompasserne givet anledning til drøftelse af mulige handlinger og initiativer.

3. På myndighedsområdet i Borgercenter Børn og Unge (det tidligere BFCK) havde man i januar/februar 2015 en faglig drøftelse af skolefravær blandt udsatte børn og unge. Dialogen blev understøttet af resultater vedr. dimensionen fravær fra forandringskompasserne til børn (6-12 år) og unge (13-23 år). Resultaterne fra kompasserne var opdelt på typer af foranstaltninger samt bydele. Denne opstilling gør det muligt at drøfte, om der er en særlig sammenhæng mellem indsatstyper og fravær. Resultaterne var med til at sætte fokus på temaets aktualitet, men også til at skabe opmærksomhed omkring nogle grupper af unge (fx anbragte på døgninstitution og i familiepleje), for hvem fravær kan være en udfordring. På baggrund af drøftelsen er der igangsat en række initiativer i borgercenteret, som eksempelvis at skabe et tættere samarbejde med skolerne om fravær gennem ansættelsen af fraværskonsulenter, og at gøre fravær til et fast punkt i de lovpligtige opfølgninger. Borgercenteret har ligeledes på baggrund af drøftelsen skærpet sit fokus på samarbejdet mellem myndighed og det udførende niveau i relation til anbragte børns skolefravær.

4. Center Amager havde i efteråret 2014 en faglig drøftelse af effekten af deres indsats overfor psykisk sårbare borgere, hvor resultater fra forandringskompasset blev bragt i spil. I dialogen om kompasresultaterne var der fokus på, hvilke dimensioner borgerne udvikler sig på, og centeret gik nysgerrigt ind i årsagerne til dette.  F.eks. blev det tydeligt, at et tilbud havde succes med at skabe en positiv udvikling for borgere med misbrugsproblemer. Dette gav anledning til en drøftelse af, hvordan der arbejdes med denne problematik i centeret. På centeret fungerer resultaterne fra kompasset således som katalysator for dialogen om gode erfaringer med forskellige metoder og den løbende udvikling af tilbuddene. Tanken er, at man altid kan blive klogere via kollegers erfaringer og at dialogen om disse erfaringer netop taler ind i udvikling af fagligheden i centeret. I centeret arbejder man derfor i dag med at parre tilbud i ”kompasmakkerskaber” omkring en specifik dimension i kompasset eks. misbrug, praktisk hverdagsliv, aktivitet osv. Udover makkerskaber og erfaringsudveksling udformer de enkelte tilbud også handleplaner for deres arbejde med at skabe forandring med borgerne. Det sker på den måde, at afdelingsledelsen samler et overblik over resultaterne i enhedens forandringskompasser og i fællesskab med personalet, laver enheden en handleplan for, hvordan de vil agere fremadrettet med baggrund i dialogen om resultaterne. Handleplanerne er forskellige fra enhed til enhed. På baggrund af enhedernes handleplaner laver centerstaben en samlet handleplan, der gælder hele centeret.

Udfordringer i arbejdet med forandringskompasserne

Fastholde fokus på udvikling i dialogen med borgeren

I arbejdet med forandringskompasserne har der vist sig et fortsat behov for at styrke medarbejdernes dialog med borgerne. Nogle medarbejdere oplever således stadig udfordringer ift. at fastholde en god og motiverende dialog med borgeren, når borgeren ikke har udviklet sig som ønsket, eller hvis borgeren er uenig i medarbejderens kompasvurdering.

Arbejdet med forandringskompasserne foregår forskelligt på de enkelte målgruppeområder, og behovene ift. denne udfordring varierer således også. Fælles er dog, at udfordringen ikke kun er relateret til selve arbejdet med kompasserne, men også til arbejdet med en insisterende dialog om borgerens udvikling. En styrkelse af medarbejdernes kompetencer og metoder til at indgå i en konstruktiv, inddragende og fremadrettet dialog, herunder at kunne håndtere eventuelle svære situationer og konflikter, vil kunne bidrage bredt til kvalificeringen af medarbejdernes møde og samarbejde med borgerne. Forvaltningen vil understøtte, at disse kompetencer yderligere udvikles, da det er en af de kernekompetencer medarbejdere bør have og ikke kun et middel til arbejdet med forandringskompasserne. Der planlægges forløb, som tager afsæt i den enkelte arbejdsplads’ metoder. Et forløb kan eventuelt indeholde eller tage udgangspunkt i tilgange som den motiverende samtale, konfliktnedtrappende kommunikation og anerkendende kommunikation.

Forandringskompasserne som en del af dokumentationsbyrden

Socialforvaltningens tillidssekretariat gennemførte i 2013 en afdækning af medarbejdernes oplevelse af mængden og sammenhængen i de dokumentationskrav de møder. Afdækningen var motiveret af et ønske om at sætte fokus på og nedbringe den dokumentationsbyrde, som medarbejderne møder.

Det overordnede indtryk fra afdækningen er, at forandringskompasserne ikke blev oplevet som det største dokumentationsproblem hos medarbejderne og at mange fandt redskabet værdifuldt i den faglige dialog om og med borgeren. Forvaltningen vil på trods heraf også fremadrettet have fokus på at sikre så lille en dokumentationsbyrde som muligt via sammenhæng mellem kompasserne og den øvrige dokumentation, således at dobbeltarbejde undgås.

Plan for årlig status på resultater fra forandringskompasserne til udvalget

Forvaltningen ønsker at dele erfaringer og resultater fra forandringskompasserne med Socialudvalget. Formålet hermed er at give udvalget indblik i, dels hvordan redskabet er med til at sætte fokus på borgernes udvikling, og dels give udvalget viden fra kompasserne, som kan være med til at kvalificere udviklingen af forvaltningens indsatser.

Forandringskompasserne har taget tid at implementere og det er derfor første gang at udvalget præsenteres for målinger baseret på redskabet.

Forvaltningen foreslår, at udvalget fremover én gang årligt, første gang inden sommerferien 2016, præsenteres for de overordnede resultater fra de 12 forskellige forandringskompasser i forhold til, hvordan borgerne udvikler sig, se desuden forslag til rapportering i bilag 1. Denne afrapportering vil blive tænkt sammen med det årshjul, som forvaltningen er ved at udarbejde for den samlede ledelsesinformation til Socialudvalget.

Økonomi

Videre proces

I fald Socialudvalget godkender forvaltningens forslag om præsentation af resultater fra forandringskompasserne, vil udvalget én gang årligt blive præsenteret for overordnede resultater fra de 12 forskellige forandringskompasser. 

Forvaltningen vil arbejde videre med at styrke medarbejdernes kompetencer ift. at have/bevare fokus på borgernes udvikling på en motiverende og anerkendende måde, også når dette kan være svært. Derudover vil forvaltningen fortsat arbejde på at sikre, at kompasserne ikke opleves som unødig dokumentation, men at brugen heraf sker i samspil med øvrige dokumentationskrav.

Anette Laigaard
                                        /                     Sven Bjerre 

Kontorchef Dorte Bukdahl deltog under punktets behandling.

Indstillingens 1. at-punkt blev taget til efterretning. Indstillingens 2. at-punkt blev godkendt.