Håndtering af mindreforbrug på eksternt finansierede projekter

Overførsel af uforbrugte driftsmidler vedr. eksternt finansierede projekter mellem regnskabsår, skaber en servicemåltalsudfordring året efter. Socialudvalget skal i denne sag tage stilling til håndteringen af mindreforbrug på eksternt finansierede projekter.

Socialforvaltningen indstiller,

1. at Socialudvalget godkender, at forventet mindreforbrug på 4,8 mio. kr. vedr. eksternt finansierede projekter for 2011 tilbagebetales til tilskudsyder.

2. at Socialudvalget godkender, at forventet mindreforbrug på 14,6 mio. kr. vedrørende eksternt finansierede projekter under Hjemløsestrategien anmodes overført til 2013 efter afslutningen af regnskab 2011 og indgår i budgetforhandlingerne for 2013.
3. at Socialudvalget godkender, at forventet mindreforbrug på 1,9 mio. kr. vedr. Psykiatriprojekt anmodes overført til 2012 i overførselssagen efter afslutningen af regnskab 2011, og at de 1,9 mio. kr. derfor, hvis anmodningen om overførsel ikke imødekommes, skal findes inden for bevillingsområdets ramme i 2012.
4. at Socialudvalget godkender, at forventet mindreforbrug på 0,7 mio. kr. vedr. delprojektet Trygge natcaféer under hjemløsestrategien anmodes overført til 2012 i overførselssagen efter afslutningen af regnskab 2011, og at de 0,7 mio. kr. derfor, hvis anmodningen om overførsel ikke imødekommes, skal findes inden for bevillingsområdets ramme i 2012.
5. at Socialudvalget tager socialforvaltningens retningslinjer for håndtering af mindreforbrug på eksterne projekter til efterretning. Efter retningslinjerne vil forventede mindreforbrug på eksternt finansierede projekter blive forelagt Socialudvalget sammen med oktoberprognosen til prioritering af, om de skal anmodes overført i overførselssagen efter regnskabsafslutningen eller skal tilbagebetales i regnskabsåret.

    

Mange eksternt finansierede projekter løber over ’skæve’ projektår i forhold til regnskabsåret. Det betyder ofte, at indtægter til projektet falder i ét regnskabsår, mens de tilsvarende udgifter fordeler sig over to regnskabsår, hvilket giver et mindreforbrug i regnskabet det år, hvor tilskuddet udbetales. Desuden kan forudbetaling af tilskud eller forsinkede projekter betyde mindreforbrug i det enkelte regnskabsår ved flerårige projekter. Hertil kommer egentlige mindreforbrug på projekterne som følge af eksempelvis færre brugere af projektet end forventet.

Kommunen er underlagt et årligt måltal for serviceudgifter (fastsat i ’Aftale om kommunernes økonomi’ mellem Regeringen og KL). Servicemåltallet opgøres netto, og der kan ikke overføres måltal mellem årene. Hvis uforbrugte midler fra ét regnskabsår overføres til næstkommende regnskabsår, skaber det en servicemåltalsudfordring. De pågældende indtægter indgår i opgørelsen af måltallet for året før, og anvendelse af midlerne året efter vil derfor være en ren serviceudgift uden tilsvarende indtægt.

Hvis mindreforbruget på et eksternt finansieret projekt skal overføres til efterfølgende år betyder måltalsproblemstillingen, at der skal findes tilsvarende besparelser på andre områder i det år, der overføres til.

Dette gælder også i tilfælde, hvor egentlige mindreforbrug blot skal tilbagebetales til tilskudsyder det efterfølgende år. Måltalsproblemet kan kun undgås, hvis mindreforbruget identificeres og tilbagebetales indenfor det pågældende regnskabsår, da tilbagebetalingen også er en serviceudgift.

Hvis Socialudvalgets anmodninger om overførsel af mindreforbrug til 2012 imødekommes, vil der følge servicemåltal fra kommunens samlede måltalsbufferpulje i 2012 med overførslen. Hvis anmodningerne ikke imødekommes i overførselssagen, vil finansiering og måltal skulle findes inden for udvalgets ramme i 2012, da det på det tidspunkt vil være for sent at tilbagebetale mindreforbruget i regnskab 2011.

Nedenstående indeholder både en indstilling om håndtering af forventede mindreforbrug på en række konkrete projekter i 2011, samt retningslinjer for fremtidig håndtering af mindreforbrug på eksternt finansierede projekter.

1.  Håndtering af forventede mindreforbrug i 2011

Socialforvaltningen indstiller, at Socialudvalget godkender, at der tilbagebetales mindreforbrug på i alt 4,8 mio. kr. i 2011 på følgende to projekter:

• 0,7 mio. kr. på Projekt Lysningen, som er et projekt gruppebehandling af seksuelt krænkede børn og unge finansieret af Socialministeriet. Tilbagebetalingen har ikke betydning for projektets gennemførelse, da der er tale om et egentligt mindreforbrug i 2011 grundet lavere aktivitet
• 4,1 mio. kr. på Heroinklinikken, som er finansieret af Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Tilbagebetalingen har ingen konsekvenser for projektet, da der er tale om et egentligt mindreforbrug i 2011 grundet lavere aktivitet.

Beløbet på i alt 4,8 mio. kr. er baseret på forventningen i oktoberprognosen. Hvis de faktiske mindreforbrug på ovenstående projekter i forbindelse med regnskabsafslutningen viser sig at afvige fra det forventede, vil det være de faktiske mindreforbrug, der tilbagebetales.

Socialforvaltningen indstiller, at Socialudvalget godkender, at forventet mindreforbrug på 14,6 mio. kr. vedrørende eksternt finansierede projekter under Hjemløsestrategien anmodes overført til 2013 i efter afslutningen af regnskab 2011 og indgår i budgetforhandlingerne for 2013. Mindreforbruget skyldes, at flere af projekterne under Hjemløsestrategien har været forsinkede i opstarten, og det er derfor en forudsætning for fuld implementering af strategien at midlerne overføres til 2013.

Socialforvaltningen indstiller, at Socialudvalget godkender, at forventet mindreforbrug på 1,9 mio. kr. på Psykiatriprojektet anmodes overført til 2012 i overførselssagen efter afslutningen af regnskab 2011, og at de 1,9 mio. kr. derfor, hvis anmodningen om overførsel ikke imødekommes, skal findes inden for rammen i 2012. Projektet, der fokus på læring og udvikling i forhold til at forbedre anbringelser af børn med psykiatriske vanskeligheder, er blevet forsinket i sin opstart. Hvis midlerne ikke overføres til 2012, vil projektperioden derfor blive forkortet.

Socialforvaltningen indstiller, at forventet mindreforbrug på 0,7 mio. kr. vedr. delprojektet Trygge natcaféer under hjemløsestrategien anmodes overført til 2012 i overførselssagen efter afslutningen af regnskab 2011, og at de 0,7 mio. kr. derfor, hvis anmodningen om overførsel ikke imødekommes, skal findes inden for bevillingsområdets ramme i 2012. Mindreforbruget skyldes forsinkelse af et renoveringsprojekt på Sundholms natcafé, og projektet vil ikke kunne gennemføres, hvis midlerne ikke overføres til 2012.

Det bemærkes, at to af de ovennævnte mindreforbrug, som anmodes overført, ikke indgår i oktoberprognosen. Det drejer sig om Psykiatriprojektet (1,9 mio. kr.) og Trygge natcaféer (0,7 mio. kr.). Denne sag ændrer således på afvigelserne før overførsler i oktoberprognosen, således at forvaltningens samlede forventede mindreforbrug bliver 2,6 mio. kr. større end angivet i oktoberprognosen. Afvigelserne efter forventede overførsler, som er de afvigelser, der danner udgangspunkt for sagen om ’Budget i balance’, er dog uændrede som følge af denne sag.

2.  Retningslinjer for fremtidig håndtering af mindreforbrug

Det indstilles, at Socialudvalget tager til efterretning, at Socialforvaltningen fremover vil følge nedenstående retningslinjer for håndtering af mindreforbrug på eksternt finansierede projekter:

• Periodiseringen af de eksternt finansierede projekter skal forbedres med henblik på at minimere behovet for overførsler.

• Forventede mindreforbrug på eksternt finansierede projekter vil blive forelagt Socialudvalget sammen med oktoberprognosen til prioritering af, om de skal anmodes overført i overførselssagen efter regnskabsafslutningen eller skal tilbagebetales i regnskabsåret.

• I overførselssagen efter regnskabsafslutningen vil der som udgangspunkt kun indgå anmodninger om overførsel af mindreforbrug på eksterne projekter, som er forhåndsgodkendt af Socialudvalget i forbindelse med oktoberprognosen.

• Egentlige mindreforbrug, som ikke skyldes forsinkelse af projektet eller lign. og som derfor ikke skal anvendes efterfølgende år, tilbagebetales i regnskabsåret uden forudgående godkendelse fra Socialudvalget.

• Der indføres en særlig bogføringsfrist for eksternt finansierede projekter før den generelle bogføringsfrist, således at eventuel tilbagebetaling kan foretages inden regnskabet lukker.

Er beskrevet i indstillingen.

Socialforvaltningen vil kommunikere de nye retningslinjer for eksternt finansierede projekter til alle decentrale enheder.

Anette Laigaard

                                                                  /Jens Elmelund

Kontorchef Katrine Bagge Thorball overværede punktets behandling.

Indstillingen blev godkendt