Revisionsberetning 2023 og Socialforvaltningens handleplaner hertil

Resumé

Københavns Kommune har den 31. maj 2024 modtaget revisionsberetningen for årsregnskab 2023 (jf. bilag 1) og Socialforvaltningen har tillige modtaget revisionsrapport vedr. områder med statsrefusion (jf. bilag 2). Revisionen godkender Københavns Kommunes regnskab 2023 uden forbehold. Københavns Kommune har i alt fået ti bemærkninger i revisionsberetningen for årsregnskabet. Socialforvaltningen er omfattet af syv bemærkninger, hvoraf fire også gælder andre forvaltninger, jf. bilag 1.

Socialudvalget skal godkende Socialforvaltningens handleplaner til de syv revisionsbemærkninger i revisionsberetningen, der vedrører forvaltningen.

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller, 

1. at Socialudvalget tager revisionsberetning 2023 og revisionsrapport på områder med statsrefusion til efterretning, jf. bilag 1 og 2.
2. at Socialudvalget godkender Socialforvaltningens handleplaner hertil, jf. bilag 3.

Problemstilling

I revisionsberetningen for 2023 har Socialforvaltningen modtaget syv bemærkninger, jf. tabel nedenfor. For flere af revisionsbemærkningerne gælder det, at bemærkningerne er givet som en del af revisors løbende revision for 2023 og nu er indarbejdet i revisionsberetningen for årsregnskabet 2023. Andre revisionsbemærkninger er videreført fra tidligere år, fordi handleplanerne har vist sig ikke at være tilstrækkelige til at håndtere de forhold, Socialforvaltningen har fået kritik for. Det betyder, at Socialudvalget skal godkende de nye og opdaterede handleplaner samt forelægges status på tidligere godkendte handleplaner.

Tabel 1: Revisionsbemærkninger, som Socialforvaltningen er omfattet af

Revisionsbemærkning	Baggrund	Tidligere behandlet i Socialudvalget
Nr. 1: Bilagskontrol	Løbende revision	SUD 28.02.24, punkt 5
Nr. 2: Ibrugtagningstilladelser på it-systemer	Løbende revision	Ikke tidligere behandlet i SUD
Nr. 4: Balancen	Revisionsbemærkning videreført fra 2022	SUD 28.02.24, punkt 5
Nr. 6: Takstberegning Servicelovens §§ 109 og 110	Revisionsbemærkning videreført fra 2022	SUD 28.02.24, punkt 5
Nr. 7: Beboermidler	Revisionsbemærkning videreført fra 2022	SUD 28.02.24, punkt 5
Nr. 8: Brugerstyring/informationssikkerhed	Ny revisionsbemærkning	SUD 28.02.24, punkt 5
Nr. 10: Egenbetaling	Ny revisionsbemærkning	SUD 13.03.24, punkt 9

Note: Nummerering i tabellen henviser til nummerering af revisionsbemærkningerne i revisionsberetningen.

I forhold til bemærkning nr. 1 (bilagskontrol) skal Socialforvaltningen give en status på handleplanen til revisionsbemærkningen, der vedrører den løbende revision. Selve handleplanerne blev godkendt af Socialudvalget den 28. februar 2024. Socialforvaltningen skal derfor kun udarbejde nye handleplaner til seks revisionsbemærkninger, nemlig nr. 2, 4, 6, 7, 8 og 10, som vedrører årsregnskabet, og som skal godkendes af Socialudvalget.

Løsning

Bemærkningen om bilagskontrol (bemærkning nr. 1) er givet til flere forvaltninger og er givet i forbindelse med den løbende revision. Socialforvaltningen har i februar 2024 udarbejdet en handleplan til bemærkningen. Status på arbejdet med handleplanen fremgår af bilag 3.

Socialforvaltningen har udarbejdet seks nye handleplaner vedr. revisionsbemærkningerne nr. 2, 4, 6, 7, 8 og 10.

• Ibrugtagningstilladelser på it-systemer (nr. 2) - bemærkningen er givet til alle forvaltninger. Revisionen har bemærket, at en række it-systemer ikke er sikkerhedsvurderet og ikke har en påkrævet ibrugtagningstilladelse, inden de er idriftsat. For Socialforvaltningen drejer det sig om et udsnit af systemer, der ikke er kritiske for forvaltningens kernedrift. Det er for eksempel software til redigering af video, mindre fagsystemer, hjemmesider mm. En sikkerhedsvurdering tager stilling til, at alle krav til informationssikkerhed og databeskyttelse er opfyldt. Socialforvaltningen har udarbejdet en handleplan, som sikrer, at alle it-systemer i Socialforvaltningen bliver gennemgået samt sendt til sikkerhedsvurdering i Koncern IT.

• Balancen (nr. 4) – bemærkningen er givet til alle forvaltninger. Socialforvaltningen har udarbejdet en handleplan, som skal sikre, at udeståenderne på balancen bliver håndteret, senest med udgangen af 2. kvartal 2024. Der er tale om poster, der vedrører kommunens ydelsessystem (KY) og som er mere end et år gamle. Alle udestående med udgangen af 2023 er håndteret medio juni 2024.

• Takstberegning Servicelovens §§ 109 og 110 (nr. 6) – bemærkningen er givet til Socialforvaltningen, og der er tale om en videreførelse fra revisionsberetningen 2022. I forhold til handleplanen, der blev udarbejdet sidste år, udestår en løsning vedrørende indregning af ejendomsomkostninger (intern husleje), som er et nyt forhold, som revisor har påpeget i dette års beretning. Der bliver rettet op på forholdet, når taksterne for 2025 er klar, hvilket de er i efteråret 2024. Det bemærkes i øvrigt, at Rigsrevisionen er i gang med en landsdækkende undersøgelse af, hvorvidt der sker korrekt forvaltning af refusion for udgifter til borgeres ophold på herbergerne, herunder udgiftsposter i takstberegningsgrundlaget. Socialforvaltningen har besvaret en række spørgsmål vedr. kommunens praksis i foråret 2024, og Rigsrevisionens endelige rapport forventes offentliggjort i oktober 2024.

• Beboermidler (nr. 7) – bemærkningen er givet til Socialforvaltningen, og der er tale om en videreførelse fra revisionsberetningen 2022. I forhold til handleplanen, der blev udarbejdet sidste år, udestår en opgave med at sikre, at regler og retningslinjer efterleves fuldt ud på alle tilbud.

  Socialforvaltningen har som oplyst på udvalgets møde den 28. februar 2024 fortsat fokus på at sikre organisatorisk reimplementering af beboerbank, kontantkasser og administrationsaftaler. Det betyder bl.a., at regler og retningslinjer er ajourført, at der er gennemført en fornyet onboarding i de ajourførte produkter for tilbudsledere og de lokale nøglepersoner. Intern Revision har i 1. halvår af 2024 gennemført en række anmeldte tilsynsbesøg på en række af forvaltningens tilbud for at vurdere, om administration af beboermidler sker betryggende. Revisionens observationer deles med Socialforvaltningen, som bruger disse i arbejdet med at sikre, at regler og retningslinjer overholdes. Intern Revisions gennemgang i 1. halvår 2024 har ikke givet anledning til kritiske bemærkninger. Socialforvaltningen bruger observationerne fra Intern Revision i det løbende arbejde med at forbedre indsatsen.

• Brugerstyring og ledelsestilsyn med brugerautorisationer (nr. 8) – bemærkningen er givet til alle forvaltninger. Revisionen har bemærket, at der for en række it-systemer ikke er udført ledelsestilsyn, som skal sikre, at de ansatte ikke har adgang til personoplysninger, hvor der ikke er et arbejdsbetinget behov. For Socialforvaltningen drejer det sig om systemer, der ikke er kritiske for Socialforvaltningens kernedrift. Socialforvaltningen har udarbejdet en handleplan, der sikrer, at der skabes overblik over alle systemer med personoplysninger, og at der udføres ledelsestilsyn for disse i overensstemmelse med kommunens regler på området.

• Egenbetaling – Indtægter (nr.10) – bemærkningen er givet til Socialforvaltningen og er givet som en del af revisionen af områder med statsrefusion.

Socialudvalget er den 11. oktober 2023 og 13. marts 2024 orienteret om udfordringer med beregning og opkrævning af egenbetaling på Socialforvaltningens tilbud. Der er udarbejdet en genopretningsplan på området, som indebærer, at der sker tilbagebetaling for tidligere opkrævninger, hvor der er opkrævet for meget eller forkert, og at der sker korrekt beregning af opkrævninger hos borgerne fremadrettet. Fra medio 2024 vil beregning og opkrævning af borgerrettede takster blive håndteret i et centralt forankret takstteam, jf. investeringsforslag TV01 – Optimering af egenbetaling fra borgere.

I revisionsberetning 2023 har Socialforvaltningen modtaget en supplerende bemærkning om særligt dyre enkeltsager, hvor det fremgår, at der ikke er truffet afgørelse om forældrebetaling, ej heller opkrævet forældrebetaling. Bemærkningen er ny for Socialudvalget. Socialforvaltningen bemærker, at det alene er i sager, hvor der ikke opkræves forældrebetaling, at der mangler afgørelser. Der skal træffes en myndighedsafgørelse, som skal dokumenteres, selvom der ikke er grundlag for opkrævning. I de anbringelsessager, hvor Socialforvaltningen opkræver forældrebetaling, foreligger der en afgørelse. Det betyder, at der ikke er opkrævet for meget eller uden hjemmel i de sager som revisionen har gennemgået. Socialforvaltningen har derfor ikke i disse sager en tilbagebetalingspligt. Socialforvaltningen har udarbejdet en handleplan, jf. bilag 3, hvor det sikres, at der træffes og dokumenteres afgørelse i alle sager om forældrebetaling og at der hjemtages korrekt statsrefusion.

Udover handleplanerne i bilag 3 arbejder Socialforvaltningen med nedenstående, som skal være med til at lette administrationen vedrørende bilagsdokumentation og beboermidler.

I forhold til bilagsdokumentation arbejdes på følgende:

1. Socialforvaltningen har skabt et overblik over brugen af firmadankort. Overblikket har bl.a. vist, at der er et stort forbrug vedr. internethandel og fødevareindkøb uden om indkøbsløsningen i Kvantum og indkøbsaftalerne. Socialforvaltningen ønsker tydeligere retningslinjer for brugen af dankort. Derfor arbejder Socialforvaltningen, sammen med de øvrige forvaltninger i kommunen, på at definere et regelsæt for brugen af dankort. Ud over at begrænse brugen af dankort forventer forvaltningen også, at det vil medføre en markant reduktion i antallet af dankort. Socialforvaltningen har ultimo maj 2024 ca. 1.100 firmadankort, hvilket svarer til ca. 70 % af alle firmadankort i Københavns Kommune. Arbejdet med at indskrænke brugen af dankort vil blive indtænkt i implementeringen af den administrative omorganisering.

I forhold til beboermidler arbejder forvaltningen på følgende:

1. Forvaltningen overlader så meget administration til borgeren selv (eller pårørende/værge) som muligt og benytter beboerbank til håndtering og administration af borgeres lommepenge.

    

2. I forhold til de administrationsaftaler, som forvaltningen indgår med borgere på botilbud vedrørende deres privatøkonomi, vil der være fokus på, at de anvendes løbende i forhold til de aftaler, der med fordel kan indgås med borger/værger. På den måde bliver værger eller pårørende i højere grad ansvarliggjort i forhold til borgernes økonomi, i henhold til værgemålslovgivning.

    

3. Kontantkasser, i relation til beboerbank, lukkes, medmindre den enkelte borger har et konkret behov for at bibeholde en kontantkasse til lommepenge. Det drejer sig bl.a. om de borgere, der ikke kan håndtere kort og koder og derfor har brug til kontanter til fx indkøb af dagligvarer og småfornødenheder, køb af mad og drikke, når borger er i klub og lign. Formålet med at lukke kontantkasser er at reducere forvaltningens administrative byrder, der er forbundet med at administrere kontanter for borgere.

Tiltagene vedr. beboermidler vil have betydning for den måde, som forvaltningen fremover hjælper borgerne med deres daglige økonomi. Socialforvaltningen ser det dog som nødvendige tiltag for at minimere det administrative ressourcetræk, der er forbundet med administration af både firmadankort og beboermidler både på tilbuds- og forvaltningsniveau samt for at undgå kritiske revisionsbemærkninger. Forvaltningen vurderer grundlæggende ikke, at det er muligt at opnå en tilstrækkelig efterlevelse af revisionskravene med nuværende serviceniveau og tilrettelæggelse, medmindre der anvendes betydelige ressourcer til øget administration. Dette vurderes ikke muligt henset til målsætningen om administrative besparelser.

Politisk handlerum

Revisionsprocessen i Københavns Kommune stiller krav om, at handleplaner, der er udarbejdet til bemærkninger i revisionsberetningen, skal forelægge og godkendes af de enkelte fagudvalg, før de kan forelægges for Økonomiudvalget. De udarbejdede handleplaner er udarbejdet i samarbejde med de ansvarlige for området – også i dialog med Intern Revision - og er med til at sikre, at områderne, hvor revisionen har givet kritiske bemærkninger fremadrettet, håndteres forsvarligt. Det betyder, at der er et begrænset handlerum for Socialudvalget til at ændre i disse. For så vidt angår tiltagene vedr. beboermidler, er det forvaltningens vurdering, at et alternativ vil være forbundet med et administrativt ressourcetræk, der ikke harmonerer med de samtidige administrative besparelser.

Økonomi

Der er ingen økonomiske konsekvenser af indstillingen.

Administrative konsekvenser

Indstillingen har ikke i sig selv administrative konsekvenser, men gennemførelsen af handleplaner i bilag 3 vil betyde, at der afsættes ekstra ressourcer for at komme i mål med handleplanerne. I forbindelse med, at handleplanerne gennemføres, vil Socialforvaltningen bestræbe sig på, at områderne administreres forsvarligt og uden unødig brug af administrative ressourcer.

Det er ikke muligt at opgøre det præcise ressourceforbrug på nuværende tidspunkt.

Videre proces

Revisionsberetning 2023 og forvaltningernes handleplaner skal forelægges Økonomiudvalget på dets møde den 27. august 2024. Herefter skal beretning og handleplaner forelægges Revisionsudvalget og endeligt Borgerrepræsentationen for endelig godkendelse af det samlede materiale.

 

Mikkel Boje

                                                      / Mika Kobborg Smidt