Godkendelse af rammer for udbud af indkøbsordning for hjemmeboende

Indstilling

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og Socialforvaltningen indstiller,

1. at Sundheds- og Omsorgsudvalget og Socialudvalget godkender rammerne for et kommende udbud af indkøbsordningen, herunder tidsplan.

Problemstilling

Borgere i Københavns Kommune, der på grund af funktionsnedsættelse ikke selv kan foretage indkøb af dagligvarer, kan visiteres til enten indkøbsordning, hvor varerne leveres til borgerens hjem, eller til turkøb, hvor borgere tilbydes fælles transport til og fra et indkøbscenter. Nærværende sag omhandler indkøbsordningen.

De visiterede borgere kan i dag vælge mellem to private leverandører ’Intervare A/S’, der er Nemlig.coms moderselskab, og ’Egebjerg Købmandsgård A/S’, der samarbejder med SuperBrugsen. Ved udgangen af 2. kvartal 2021 var knap 2.900 borgere i alt visiteret til ordningen, hvoraf ca. 800 borgere er visiteret af Socialforvaltningen.

I forhold til miljø er kommunens almindelige krav til fx køretøjer ændret siden seneste udbud. Derudover har Sundheds- og Omsorgsudvalget ved andre udbud ønsket større fokus på miljøkrav, dette har fx været implementeret ved at lade miljø og klima indgå som et udvælgelseskriterium ved udbud samt at stille krav til anvendelse af el-varebiler, når det er muligt.

Løsning

Der har de senere år været en løbende stigning i antallet af visiterede borgere. Dette på trods af strammere visitationskriterier, hvor der er øget opmærksomhed på, om borgerne kan anvende online dagligvarebutikker samt, at borgerne i første omgang visiteres til udrednings- og rehabiliteringsforløb.

Indkøbsordningen består af følgende ydelser:

1. Bestillingsfunktion, herunder call-funktion
2. Levering af varer til borgerens hjem, herunder plukning, pakning og udbringning
3. Køl- og frostvarer sættes på plads hos borgeren
4. Eventuelt sætte øvrige varer på plads i skabe mv.

Over de nærmeste år forventes det, at antallet af visiterede borgere fortsat vil stige som følge af den demografiske udvikling. På længere sigt må det dog forventes, at en vis stagnation i antallet af borgere, efterhånden som nye generationer af ældre borgere kan håndtere IT.

Udgiften til indkøbsordningen var ca. 6,5 mio. kr. i 2020.

En markedsanalyse viser, at der aktuelt kun er to leverandører af denne ordning på Sjælland, men både ’Coop.dk’ og Salling Group (’Føtex Online’) viser nu større interesse for området.

Tidsplan

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og Socialforvaltningen anbefaler nedenstående tidsplan. Det skal bemærkes, at den samlede udbudsproces er kortere end normalt for denne type af udbud. Det skyldes for det første, at optionen om forlængelse af aftalen ikke tages i anvendelse, og for det andet, at der planlægges med en længere implementeringsfase, fra kontrakten indgås, til opgaven opstartes.

Længere implementeringsfase anbefales pga. de særlige markedsforhold, hvor flere leverandører vurderes at være på vej ind på markedet (fx ’Føtex Online’ eller ’Coop.dk’). Nye leverandører på markedet vil skulle bruge længere tid på at etablere sig, bl.a. til udvikling af it-systemer. Det handler især om at kunne håndtere bestillinger under de nuværende minimumsbeløb og kunne håndtere, at selve varerne faktureres til borgeren, mens bestilling, levering og hjælp til at stille på plads faktureres til kommunen. Hertil kommer systemer for håndtering af nøgler til borgerne mv.

Indholdsmæssige rammer for udbuddet

Med undtagelse af kontraktens CSR-bestemmelser, vurderes det, at der er tale om en velfungerende ordning. Det anbefales derfor, at der blot foretages en redaktionel justering af de tekniske krav, samt opdatering af aftalens øvrige bestemmelser, så de er i overensstemmelse med kommunens aktuelle kontraktparadigmer, herunder CSR- og miljøkrav.

Som det fremgår af indstillingen til møde i Sundheds- og Omsorgsudvalget den 20. september og Socialudvalget den 22. september 2021, er der juridiske problemstillinger knyttet til CSR-bestemmelserne. Københavns Kommunes Økonomiforvaltning arbejder sammen med kommunens advokat på at præcisere CSR-bestemmelserne i kommunens kontraktparadigmer. I forhold til udbuddet af indkøbsordning forventes det, at Økonomiforvaltningen enten vil komme med en præcisering, der gør, at solovognmænd er omfattet af CSR-bestemmelserne, eller at muligheden for at anvende underleverandører til transport begrænses i udbuddet.

Særligt om miljøkrav

Det anbefales, at der i overensstemmelse med Københavns Kommunes generelle miljøkrav ved udbud, stilles følgende minimumskrav:

• At tilbudsgiver skal leve op til Københavns Kommunes obligatoriske retningslinjer vedrørende Euronorm, bilers udledning af farlige partikler og at leverandøren skal følge kommunens Tomgangsregulativ.
• At de frivillige krav fra kommunens miljøkrav om at køretøjerne skal have start-stop funktion, og at alle chauffører skal have et Kør-grønt-kursus, gøres obligatoriske i dette udbud.

Det anbefales desuden, at det indskrives i kontrakten, at dieselbiler udfases løbende i kontraktperioden, og at den kommende leverandør generelt forpligtes til at anvende mere klimavenlige bilmodeller, når de kommer på markedet.

Yderligere anbefales det, at der ydermere lægges vægt på miljø som konkurrenceparameter, hvor tilbuddene vurderes i forhold til, hvordan tilbudsgiveren vil sikre, at en klimavenlig teknologisk udvikling kan komme kommunens miljømålsætninger til gode.

De yderligere miljøtiltag vil være i tråd med tidligere udbud af madservice til Sundheds- og Omsorgsforvaltningens- og Socialforvaltningens borgere samt Københavns Kommune-fødevareindkøb udbudt af hhv. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningen indenfor det seneste år.

Udvælgelseskriterier

Ved seneste udbud blev leverandørerne udvalgt på baggrund af underkriterierne pris 60%, kvalitet 30% og implementering og samarbejde 10%.

Det anbefales, at opgaven tildeles til de to tilbudsgivere, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud på grundlag af bedste forhold mellem pris og kvalitet. Underkriterierne anbefales at blive:

Da en række miljøkrav anbefales gjort obligatoriske, jf. ovenfor, vurderes det, at en vægtning på 15 % vil være i tråd med tidligere udbud (madservice og fødevareindkøb, udbudt af hhv. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningen indenfor det seneste år og medvirker til et tilstrækkeligt fokus på miljøhensyn uden at være væsentligt fordyrende, da markedet allerede bevæger sig mod en høj miljøprofil.

Økonomi

Det er forvaltningernes vurdering, at der må forventes øgede priser ved det kommende udbud. Dette skyldes, at den nuværende prissætning vurderes at være noget lav i forhold til leverandørernes faktiske udgifter, og at der er kommet større fokus på CSR. Som nævnt vurderes det ikke at være væsentligt fordyrende at stille de nævnte miljøkrav.

Videre proces

Hvis Sundheds- og Omsorgsudvalget og Socialudvalget kan godkende indstillingen, herunder tidsplan, går Sundheds- og Omsorgsforvaltningen videre med forberedelse af udbuddet. Sundheds- og Omsorgsudvalget og Socialudvalget orienteres om indgåelse af kontrakten.