B-sag. Status på Borgerens Plan
Resumé
Socialudvalget præsenteres for en status på arbejdet med implementering af Borgerens Plan herunder erfaringerne fra pilot-implementeringen i 2018. Samlet set viser pilot-implementeringen, at det er lykkedes at lave et velfungerende redskab, og at samarbejdet om Borgerens Plan i høj grad lever op til formålet. På den baggrund vil der i løbet af 2019 og 2020 ske en gradvis implementering af Borgerens Plan på udvalgte tilbud og myndighedsenheder i forvaltningen.
Indstilling
Socialforvaltningen indstiller,
- at Socialudvalget tager forvaltningens status for implementeringen af Borgerens Plan til efterretning.
Problemstilling
Borgerens Plan blev i 2018 pilotimplementeret på udvalgte tilbud og borgere i Borgercenter Handicap, Borgercenter Voksne og Borgercenter Børn og Unge.
Borgerens Plan er én samlet plan for borgeren, som understøtter overblik, sammenhæng i mål og enkel systematisk dokumentation i arbejdet med målene. For at planen virker, er det vigtigt, at medarbejderne samarbejder, og at der er et IT-redskab, som understøtter samarbejde.
Formålet med pilotfasen var at få erfaringer med, hvordan Borgerens Plan virker for en større gruppe borgere og medarbejdere, og derigennem få viden på to punkter:
- Hvordan virker Borgerens Plan? Og er der behov for justeringer og videreudvikling?
- Hvad skal forvaltningen skabe, for at vi kan implementere Borgerens Plan i hele Socialforvaltningen?
Evalueringen af pilotimplementeringen viser, at det er lykkedes at lave et velfungerende redskab, og at samarbejdet om Borgerens Plan i høj grad lever op til formålet. Den viser også, at der hvor ledere og medarbejdere sammen har arbejdet fokuseret med Borgerens Plan, lykkes det, at borgerne oplever øget ejerskab til deres plan, og at medarbejderne oplever dokumentationen meningsfuld.
Løsning
Redskabet Borgerens Plan
Evalueringen viste, at den første opsætning af redskabet i IT-systemet CSC-social var for kompleks. Derfor har forvaltningen tilpasset opsætningen på baggrund medarbejdernes ønsker og erfaringer fra pilotfasen, så IT-løsningen nu er mere enkelt og smidig at arbejde i. Borgerens Plan er et fælles handleplansredskab, som giver borgerne én samlet plan i Socialforvaltningen, der erstatter myndigheds handleplaner og de pædagogiske planer hos udfører. Generelt oplever medarbejderne:
- at Borgerens Plan er et enkelt handleplans- og dokumentationsredskab,
- at redskabet giver overblik og understøtter sammenhæng i arbejdet med borgerens mål på tværs af myndighed og udfører(e), og
- at det hjælper til en enkel systematisk dokumentation, som styrker den fælles opgaveløsning.
Arbejdet med redskabet har givet viden til krav til det kommende fagsystem, og vil fortsat give viden til vurdering og udvikling af fagsystemet, så det understøtter Borgerens Plan bedst muligt.
Samarbejdet om Borgerens Plan og ejerskab hos borgeren
Evalueringen viser desuden, at Borgerens Plan styrker samarbejdet mellem myndighed, udfører og borger om formulering og prioritering af mål, hvilket giver et bedre grundlag for samarbejde og koordination og for deling af relevant viden. Det er dog for mange også en ny måde at samarbejde på, og vil for nogle være en kulturforandring. Både borgere og medarbejdere giver udtryk for, at det tættere samarbejde om borgerens mål opleves meget meningsfuldt, fx:
- oplever flere unge borgere, at de med Borgerens Plan har fået en tydeligere stemme i deres egen plan, og at der bliver lyttet til og sat mål med afsæt i det, som har betydning for dem.
- oplever borgere på tværs af målgruppeområder, at planen er mere konkret med mål og aftaler, de kan overskue, og som de kan huske og er motiverede for at arbejde med.
- fortæller både borgere og medarbejdere fra myndighed og udfører, at de med Borgerens Plan oplever, at arbejdet med mål bliver en fælles opgave, de hver især har en rolle i.
- oplever medarbejderne, at de med Borgerens Plan i højere grad deler relevant viden, hvilket hjælper dem til at holde fokus på de vigtige ting i samarbejdet og i mødet med borgeren.
E-læring som kompetenceudvikling
Pilotfasen har vist, at arbejdet med Borgerens Plan forudsætter, at medarbejderne er klædt på til opgaven. Dette indebærer både at have konkret viden om redskabet, hvornår og hvordan der må udveksles oplysninger mv. Men i lige så høj grad at have faglig viden om, hvordan man arbejder systematisk med mål og enkel dokumentation, og hvordan man bedst muligt giver borgeren plads og stemme i samarbejdet mellem myndighed, udfører og borger.
Når Borgerens Plan skal implementeres i hele forvaltningen, får både nuværende og kommende medarbejdere brug for kompetenceudvikling. Traditionel kompetenceudvikling kræver tid og ressourcer, som ikke er til rådighed. Samtidig er det erfaringen, at kompetenceudvikling virker bedst, når der sker i de arbejdsfællesskaber og den hverdag, man er i.
Derfor vil forvaltningen i 2019 udvikle og afprøve kompetenceudvikling via e-læring i Borgerens Plan som en fleksibel måde at kompetenceudvikle på i stor skala. Erfaringerne skal både bruges i implementering af Borgerens Plan og ved implementeringen af de kommende fagsystemer.
Øvrig dokumentation
Borgerens Plan vedrører den del af dokumentationsopgaven, som omhandler mål. Evalueringen viser, at medarbejderne på pilottilbudene på udførerområdet efterspørger tydelige rammer for den del af den daglige dokumentation, der ikke handler om mål eller sker som følge af krav eller lovgivning.
Det er forvaltningens vurdering, at der mange steder er potentiale for at forenkle og reducere i den øvrige dokumentation på udførerområdet, og at dette kan bidrage til yderligere afbureaukratisering. Derfor vil udvalgte tilbud i 2019 arbejde med reduktion i den øvrige dokumentation i sammenhæng med implementeringen af Borgerens Plan. Dette skal give viden til at definere tydelige krav til den øvrige dokumentation, og give viden til udvikling af det kommende fagsystem.
Implementering af Borgerens Plan i 2019-2021
På voksenområdet vil forvaltningen frem mod implementering af nyt fagsystem gradvist implementere Borgerens Plan på hele tilbud i Borgercenter Voksne og Borgercenter Handicap. I 2019 forventes det, at der vil blive arbejdet med Borgerens Plan på fem tilbud i Borgercenter Handicap og syv tilbud i Borgercenter Voksne.
På børneområdet implementeres DUBU på myndighedsområdet i 2020. DUBU er et fælles kommunalt IT-system til sagsbehandlere, der arbejder med udsatte børn og unge. Samtidigt implementeres Borgerens Plan for alle borgere i Borgercenter Børn og Unge. Valget af DUBU betyder dog, at der i første omgang vil være fokus på samarbejdet mellem myndighed, udfører og borger om planen, og på enkel dokumentation hos udfører, da det pt. ikke vides præcis, hvordan DUBU understøtter én samlet plan på tværs af myndighed og udfører.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Forvaltningen fortsætter arbejdet med implementeringen af Borgerens Plan.
HovedMED blev på mødet d. 26/4 orienteret om resultatet af evalueringen og erfaringerne med implementeringen af Borgerens Plan, herunder om de to projekter om e-læring og øvrig dokumentation.
Forvaltningen evaluerer ultimo 2019 implementeringen af Borgerens Plan med fokus på effektive arbejdsgange og reduktion af dokumentationsopgaven i samarbejdet om borgerforløb.
Forvaltningen vil i 2020 orientere Socialudvalget om status på implementeringen, herunder implementering af Borgerens Plan med nye fagsystemer hos hhv. børn og voksne.
Nina Eg Hansen
/ Lise Stidsen Vandahl