Revisionsrapport om Indkøb af eksterne konsulent- og advokatydelser i Københavns kommune

Resumé

Socialforvaltningen har ligesom de øvrige forvaltninger modtaget revisionsrapport om Indkøb af eksterne konsulent- og advokatydelser i Københavns Kommune. Revisionen har givet kommunen to bemærkninger, hvoraf den ene bemærkning vedrører alle forvaltninger. Socialforvaltningen har udarbejdet en handleplan, som kan ses i indstillingen.

Da bemærkningen er rød, skal forvaltningen forelægge en handleplan for udvalget inden for tre uger eller på førstkommende møde.

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller,

at Socialudvalget tager revisionens rapport om Indkøb af eksterne konsulent- og advokatydelser i Københavns kommune til efterretning.
at Socialudvalget godkender Socialforvaltningens handleplan, jf. løsningsafsnittet

Problemstilling

Som led i den løbende revision 2019 har revisionen gennemgået indkøb af eksterne konsulent- og advokatydelser i forvaltningerne. Det har givet en kritisk bemærkning (RØD markering) til alle forvaltninger, da regler og retningslinjer ikke er blevet fulgt i 11 ud af 21 stikprøver. Se revisionens rapport s. 8 – 11 for en gennemgang af reglerne på området.

I Socialforvaltningen har revisionen udtaget tre indkøb, som lå over 100.000 kr. i samlet værdi. Her har to indkøb ikke levet op til regler og retningslinjer for indkøb via rammeaftaler. Den ene aftale kunne ikke skriftligt dokumenteres med en underskrevet aftale eller kontrakt, den anden manglede et notat om, hvorfor man ikke anvendte ramme-aftaler inden for SKI (Staten og Kommunernes Indkøbsservice) til ydelsen.

Aftalerne om indkøb af de to konsulentydelser er indgået og betalt i 2017 og 2018. Fejlene blev opdaget primo 2018, og reglerne blev straks herefter indskærpet af kontorchefen på området.

Forvaltningerne skal udarbejde handleplaner til alle områder med væsentlige fejl (gul markering) eller med kritiske fejl (rød markering). Socialforvaltningens handleplan kan ses på side 19. Handleplanen vises også i denne indstilling til godkendelse i Socialudvalget.

Løsning

Til den kritiske bemærkning om indkøb har Socialforvaltningen udarbejdet denne handleplan:

HANDLEPLAN

OPFØLGNING

Indkøbsfunktionen i Socialforvaltningen initierer et arbejde, der i foråret 2020 skal munde ud i en let overskuelig proces for, hvordan køb af konsulentydelser og juridisk bistand skal- og bedst foregår i SOF. Dette for at sikre rammeaftalerne anvendes og at eventuelle udbud foretages, således at både gældende lovgivning efterleves, men samtidig at køb foretages fagligt og økonomisk forsvarligt. Og i alle tilfælde med dokumentation for den indgåede aftale.

Processen vil efter udarbejdelsen blive fremsendt til alle ledere på niv. 2-4. Processen vil yderligere blive kommunikeret ud via ugepakke samt lægges på SOF/Intranet.

Ved spørgsmål eller med ønske om gennemlæsning af fx kontraktmæssige forhold, vil Indkøbsfunktionen stå til rådighed.

AUG

2020

Det bemærkes at Socialforvaltningen i 2019 har implementeret en indkøbsfunktion, der blandt andet skal styrke kvaliteten på området.

I revisionsrapporten fremgår det også, at Økonomiforvaltningen vil udarbejde fælles retningslinjer for Københavns Kommunes brug af konsulent- og advokatbistand, der kan supplere de gældende regler og retningslinjer for indkøb af eksterne konsulenter og advokater.

Økonomi

Der er ingen økonomiske konsekvenser af indstillingen

Videre proces

Revisionens rapport er sammen med alle forvaltningers handleplaner blevet forelagt Økonomiudvalget d. 18. februar 2020.

Nina Eg Hansen

/ Lone Berner Wolff

Beslutning

Kontorchef Lone Berner Wolf deltog via Teams under punktets behandling.

1. at-punkt blev taget til efterretning og 2. at-punkt blev godkendt.