Status på fokuspunkter for opfølgning på Borgerrådgiverens Beretning 2012

Socialudvalget orienteres om status på fokuspunkter for forbedret sagsbehandling og borgerbetjening.

Socialforvaltningen indstiller over for Socialudvalget,

1. at Socialudvalget godkender, at Socialforvaltningens orientering om status på fokuspunkter oversendes til Borgerrepræsentationen i henhold til Borgerrepræsentationens beslutning af 19. juni 2013

Socialudvalget godkendte den 5. september 2012 nedenstående to fokuspunkter som opfølgning på Borgerrådgiverens konstateringer i Beretning 2011. Det skete som opfølgning på Borgerrepræsentationens beslutning den 20. juni 2012.

Fokuspunkt 1: Overholdelse af sagsbehandlingsfrister iht. retssikkerhedslovens § 3, stk. 2

Baggrunden for det valgte fokuspunkt om overholdelse af sagsbehandlingsfrister var, at mere end hvert tredje af de påklagede forhold hos Borgerrådgiveren, på Socialforvaltningens område drejede sig om sagsbehandlingstiden og manglende svar. Det var Socialforvaltningens vurdering, at et fortsat stort fokus på overholdelse af forvaltningens sagsbehandlingsfrister måtte forventes at medføre en væsentlig nedgang i antal påklagede forhold til Borgerrådgiveren.

Fokuspunkt 2: Bedre sagsbehandling inden for enkeltydelser iht. aktivlovens §§ 81-85, merudgifter til handicappede voksne iht. servicelovens § 100 samt merudgifter til handicappede børn og tabt arbejdsfortjeneste til forældre med et handicappet barn iht. servicelovens §§ 41-42

Baggrunden for det valgte fokuspunkt om bedre sagsbehandling på de nævnte sagsområder var, at Socialudvalget den 6. april 2011 havde godkendt en handleplan for bedre kvalitet i sagsbehandlingen, som indeholdt fire hovedindsatsområder: genopretning af ældre afgørelser, bunkeafvikling, sikker og effektiv drift samt bedre forventningsafstemning med borgerne.

Det var Socialforvaltningens vurdering, at et fortsat stort fokus på handleplanen for bedre sagsbehandling måtte forventes på sigt at medføre en væsentlig nedgang i antal påklagede forhold til Borgerrådgiveren, når genopretningen af ældre afgørelser og bunkeafviklingen var tilendebragt.

Status for Socialforvaltningens arbejde med fokuspunkterne

Borgerrepræsentationen er senest orienteret om samtlige forvaltningers status for arbejdet med fokuspunkter den 27. marts 2014.

Socialforvaltningen indstiller, at forvaltningens orientering i denne indstilling om status på fokuspunkter for forbedret sagsbehandling og borgerbetjening sammen med udvalgets beslutning oversendes til Borgerrepræsentationen.

Ad Fokuspunkt 1: Overholdelse af sagsbehandlingsfrister iht. retssikkerhedslovens § 3, stk. 2

Socialforvaltningens seneste måling om overholdelse af sagsbehandlingsfrister vedrører kalenderåret 2014. Der er i forvaltningens daværende myndighedscentre modtaget i alt 35.398 ansøgninger i 2014 fordelt på 20 forskellige sagstyper. Det drejer sig blandt andet om enkeltydelser, hjælpemidler, personlige tillæg, merudgifter til handicappede voksne samt merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre med et handicappet barn.

Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for afgjorte sager på de nævnte sagsområder udgjorde i 2. halvår 2014 mellem 34 dage og 84 dage. Overholdelsesprocenterne for sagsbehandlingsfristerne udgjorde for de samme sagsområder mellem 44 pct. og 69 pct.

Overholdelsesprocenterne ligger således en del under det fastsatte mål på 80-90 pct. for den enkelte sagstype. Det fremgår af retssikkerhedsvejledningen om retssikkerhedslovens § 3, stk. 2, at det vil være hensigtsmæssigt, at fristerne er realistiske, det vil sige svarer til den tid, der i praksis går med at behandle 80-90 pct. af den pågældende sagstype.

Forvaltningen har den 17. december 2014 over for Socialudvalget fremlagt forslag til reviderede sagsbehandlingsfrister på de ovennævnte sagsområder og efterfølgende sendt dem i høring. Forvaltningen har vurderet, at der er behov for at ændre nogle af de aktuelle sagsbehandlingsfrister for at kunne overholde kravet om at behandle 80-90 pct. af sagerne inden for fristen. Særligt kravene om indhentning af oplysninger fra tredjepart, som fx læge eller hospital, gør det vanskeligt at overholde fristerne. Tilsvarende er også lovkravene til sagsbehandlingen på en række områder (herunder ny lovgivning på tandbehandlingsområdet efter aktivloven), i dag så omfattende, at forvaltningen ikke kan behandle sagerne inden for de gældende sagsbehandlingsfrister.

Socialudvalget tager på udvalgsmødet den 22. april 2015 endelig stilling til forvaltningens forslag til differentierede sagsbehandlingsfrister på en række områder. Fristerne er foreslået at skulle træde i kraft den 1. juli 2015 på grund af behovet for IT-understøttelse af de nye frister.

Bunkeafviklingen fra januar til august 2014 vedrørende merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre med handicappede børn, jf. servicelovens §§ 41 og 42, har medført, at der i måleperioden er afgjort en del gamle sager, som har haft en negativ indvirkning på overholdelsesprocenten vedrørende sagsbehandlingsfristerne. Derudover har forvaltningen siden sommeren 2014 modtaget flere ansøgninger end beregnet, hvilket har medført en ophobning af nye sager, som dog pr. 1. december er afviklet støt. Dette har også påvirket overholdelsesprocenten negativt.

Det skal videre bemærkes, at sagsbehandlingstiden for afgjorte sager i 2014 også indeholder ansøgninger om tandbehandling og tandpleje efter aktivlovens §§ 82 og 82a, der behandles af den nedsatte task force. ”Task force-sagerne” vil have negativ betydning for den gennemsnitlige længde af sagsbehandlingstiden, indtil sagerne er helt afviklet medio 2015.

Socialudvalget blev den 25. februar 2015, i forbindelse med en drøftelsessag vedrørende overholdelsesprocenterne for sagsbehandlingstiden i sager om økonomisk hjælp til tandbehandling og tandpleje, orienteret om de udfordringer, som forvaltningen har på området, samt hvilke initiativer forvaltningen har iværksat for at overholde sagsbehandlingsfristen.

Der er udover task forcen afsat yderligere ressourcer til afviklingen af de løbende modtagne ansøgninger om hjælp til bl.a. tandbehandling (aktivlovens § 82 og § 82 a). Forvaltningen forventer dermed, at der kan opnås balance mellem indkomne og afgjorte sager, således at en ny ophobning af ansøgninger kan undgås.

Forvaltningen foreslår desuden i indstilling til Socialudvalget den 22. april 2015 om revision af sagsbehandlingsfrister, at der i forbindelse med de nye borgercentre etableres yderligere en task force med henblik på at reducere sagsbehandlingstiden. Herved vil både Borgercenter Voksne og Borgercenter Handicap råde over en task force, hvis opgave er, at nedbringe eksisterende bunker, søge at forkorte sagsbehandlingstiden, så fristerne kan nedsættes, sikre, at der gribes ind med det samme, hvis der observeres begyndende bunker, og foretage forberedende tiltag ved ny lovgivning, der ofte medfører bunker i forbindelse med implementering af nye regler.

De to task forces vil udgøre en fleksibel enhed, der kan gribe ind ved begyndende problemer og sikre, at problemerne ikke vokser sig mere omfattende. Herudover iværksættes der et arbejde med brugere og brugerorganisationer med henblik på at inddrage dem aktivt i tiltag til nedbringelse af fristerne. Til inspiration inddrages viden fra andre kommuner.

Ad Fokuspunkt 2: Bedre sagsbehandling inden for enkeltydelser iht. aktivlovens §§ 81-85, merudgifter til handicappede voksne iht. servicelovens § 100 samt merudgifter til handicappede børn og tabt arbejdsfortjeneste til forældre med et handicappet barn iht. servicelovens §§ 41-42

Resultatet af forvaltningens ledelsestilsyn for 2014 viser, at der har været en positiv nedgang i både antallet af afgørelser med bevillingsmæssige fejl og i den berigtigede andel af kontrollerede beløb i 1. kvartal 2014 i forhold til hele året 2013, men at fejlprocenterne er steget i 2. og 3. kvartal 2014, for igen at falde i 4. kvartal 2014. Der er tale om fejlprocenter henover året 2014 på mellem 2 pct. og 9 pct. for så vidt angår afgørelser med bevillingsmæssige fejl, medens fejlprocenterne for den berigtigede andel af kontrollerede beløb har ligger mellem 1 pct. og 5 pct.

Statistik fra Ankestyrelsen vedrørende afgjorte sager i 2014 viser på de omhandlede områder, at Socialforvaltningens afgørelser stort set ligger på niveau med landsplan. Der henvises til vedlagte bilag 1.

Det fremgår heraf, at Ankestyrelsen på de større ydelsesområder – enkeltydelser, tandbehandling og tandpleje samt merudgifter til voksne og børn med handicap og tabt arbejdsfortjeneste til forældre med et handicappet barn – ændrer Socialforvaltningens afgørelser i et mindre antal sager, nemlig i 3-4 pct. af sagerne vedrørende enkeltydelser og tandbehandling/tandpleje og i 6-12 procent af sagerne vedrørende merudgifter til voksne og børn med handicap og tabt arbejdsfortjeneste til forældre med et handicappet barn. På landsplan ligger tallene også på 3-4 pct. vedrørende enkeltydelser og tandbehandling/tandpleje og på 8-14 procent vedrørende merudgifter til voksne og børn med handicap og tabt arbejdsfortjeneste til forældre med et handicappet barn.

Socialforvaltningen vurderer, at den tætte opfølgning på afgørelsernes rigtighed og dokumentationsgrundlaget i ledelsestilsynet bidrager til at understøtte, at der træffes rigtige afgørelser, og at det opfanges hurtigt, hvis der er indikationer på fejl og misforståelserne af regelgrundlaget.

Socialforvaltningen arbejder fortsat videre med kvalitet i sagsbehandlingen på ovennævnte områder. Der vil blandt andet fremover være faste sagsbehandlere, som skal hjælpe med at afdække familiernes behov for tabt arbejdsfortjeneste og merudgifter efter serviceloven, ligesom der arbejdes videre med kvaliteten i opfølgningerne, således at tidsforbruget på såvel løbende som enkeltstående ansøgninger minimeres. Dette sker som en del af arbejdet med den nye lovgivning, der blev indført med virkning fra 1. januar 2015.

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Socialforvaltningen arbejder videre med fokuspunkterne.

Udvalgsindstillingen oversendes sammen med Socialudvalgets beslutning til Borgerrepræsentationens videre behandling, jf. beslutning af 19. juni 2013.

Anette Laigaard     

                /  
                        Gitte Bylov Larsen

Kontorchef Gitte Bylov Larsen deltog under punktets behandling.

Indstillingen blev godkendt.