UDSAT. Drøftelse af Socialforvaltningens brug af forskellige orienteringsformer

Socialudvalget gav på ekstraordinært møde d. 24. juni 2016 udtryk for, at udvalget ønsker at drøfte, hvilke orienteringsformer Socialforvaltningen benytter sig af i forhold til Socialudvalget. 

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller overfor Socialudvalget, at Socialudvalget drøfter,

1. om Socialforvaltningens retningslinjer (bilag 1) for benyttelse af forskellige orienteringsformer svarer til Socialudvalgets ønsker og behov.

Problemstilling

Socialudvalget har givet udtryk for på Socialudvalgets ekstraordinære udvalgsmøde d. 24. juni 2016, at udvalget ønskede at drøfte retningslinjerne for, hvordan Socialudvalgets bliver orienteret, på et af de kommende udvalgsmøder.

Socialforvaltningen beskriver her i denne indstilling kort, hvilke orienteringsformer Socialforvaltningen benytter sig af, og i hvilke sammenhænge disse orienteringsformer bliver anvendt. Brugen af de forskellige orienteringsformer bygger på de retningslinjer, som fremgår af bilag 1.

Løsning

Socialforvaltningen ønsker at sikre, at Socialudvalget har et godt beslutningsgrundlag, og at Socialudvalget får de oplysninger, de har brug for i deres virke som politikere. Socialforvaltningen orienterer derfor udvalget på en række forskellige måder, herunder:

• Indstillinger
• Notater
• Mundtlige orienteringer

Indstillinger, notater og mundtlige orienteringer benyttes på udvalgsmøder, hvor indstillinger oplistes som dagsordenpunkter, enten i A- eller B-sager, jf. udvalgets forretningsorden. Denne orienteringsform bygger på kommunestyrelseslovens § 8, der stiller krav til graden af oplysninger, der indgår i de enkelte orienteringsformer.

Notater fremsendes til udvalget under dagsordenpunktet om Meddelelser på det enkelte udvalgsmøde. Notater vil ofte indeholde besvarelse af spørgsmål fra udvalgsmedlemmer stillet på udvalgsmøderne, korte orienteringer, opfølgning eller status på en konkret sag. Socialforvaltningen foretager i denne forbindelse en konkret vurdering af, om sagen har en overordnet principiel karakter eller politisk bevågenhed. Vurderes sagen at være af overordnet principiel karakter eller at have politisk bevågenhed, vil sagen blive forelagt for Socialudvalget som en indstilling, eller Socialforvaltningen vil gøre udvalgsmedlemmerne særskilt opmærksomme på, at der er publiceret et notat under dagsordenpunktet om Meddelelser.

Socialborgmesteren og forvaltningen giver mundtlige orienteringer under dagsordenpunktet om Meddelelser. De mundtlige orienteringer gives i de tilfælde, hvor en konkret sag ikke er afsluttet, når der tale om sager af hastende karakter eller af særlig fortrolig karakter. Ligeledes gives orienteringer mundtligt, hvis forvaltningen vurderer det mest hensigtsmæssigt i forhold til, at udvalgsmedlemmerne kan have behov for at stille uddybende spørgsmål.

Det fremgår af protokollen, når udvalget har fået en mundtlig orientering, således de medlemmer, der ikke måtte være til stede på udvalgsmødet, har mulighed for at rette henvendelse til forvaltningen for at få orienteringen. Mundtlige orienteringer følges så vidt muligt op med, hvornår der følges skriftligt op på orienteringen. Det står altid det enkelte medlem frit for at bede om oplysninger i den konkrete sag, hvis udvalgsmedlemmet har brug for yderligere informationer.

Socialudvalget får ligeledes tilsendt orienteringer pr. mail. Det drejer sig oftest om orienteringer, som ikke kan afvente et kommende udvalgsmøde, da der kan være tale om aktuel pressedækning, en presserende konkret sag eller leverandørers økonomiske situation og lignende.

Det Konservative Folkeparti, Dansk Folkeparti og Venstre har efter behandling på udvalgsmødet d. 31. august 2016 fremsendt et bilag, de tre partier ønsker fremsendes til udvalget sammen med dagsordenen. Indstillingen er derfor opdateret med et nyt bilag

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Hvis drøftelsen fører til ønsker om ændringer i retningslinjerne for orientering af Socialudvalget, vil Socialforvaltningen indarbejde ændringsønskerne i retningslinjerne. Retningslinjerne vil derefter blive forelagt udvalget til godkendelse.

 

Nina Eg Hansen


                            / Marie Kruse

 

Sagen blev udsat på Socialudvalgets møde den 31. august 2016.

Udvalgssekretær Niels Nicolai Nordstrøm deltog under punktets behandling.

Der var enighed om at tage en samlet drøftelse af dagsordenens punkt 3 g 4.

Indstillingen blev drøftet og det aftaltes, at forvaltningen vender tilbage med et revideret forslag til retningslinjer.