Status for handleplan for bedre sagsbehandling

Socialudvalgte godkendte 6. april 2011 handleplan for bedre sagsbehandling. Den 18. maj 2011 afsatte Socialudvalgte 9,7 mio. kr. i 2011 til gennemførelse af handleplanen, som indeholder fire indsatsområder:

1.      Genopretning af ældre afgørelser

2.      Bunkeafvikling

3.      Sikker og effektiv drift

4.      Bedre forventningsafstemning med borgerne

Handleplanen omfatter følgende sagstyper: 1) enkeltydelser, 2) merudgifter til voksne med handicap, 3) merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre med børn med handicap, 4) handicapbiler og 5) ansøgning om førtidspension.

Overordnet gennemføres handleplanen planmæssigt. Enkelte initiativer under indsatsområdet ’sikker og effektiv drift’, blandt andet den ændrede organisering, er dog ca. ½-1 måned forsinket.

1. Genopretning af ældre afgørelser

Genopretningen af ældre afgørelser er igangsat for at sikre, at alle løbende bevillinger lever op til de krav, som i dag stilles for at hjemtage statsrefusion.

Merudgifter til voksne (§ 100)

Socialforvaltningen vil i 2011 gennemgå og træffe nye afgørelser i ældre løbende sager vedrørende merudgifter til voksne.

Der skal gennemgås 519 sager. Der er pr. 9/9 gennemgået 98 sager.

Merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre med børn med handicap (§§ 41 og 42)

Socialforvaltningen udvikler i dialog med Deloitte et nyt koncept for sagsbehandlingen vedrørende merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre med børn med handicap.

Konceptet bliver implementeret den 1. oktober 2011 og frem til udgangen af 2012 vil samtlige sager på området (ca. 3.200 sager) blive gennemgået i overensstemmelse med det nye koncept. Pilottest viser, at borgere og medarbejdere generelt tager godt imod det nye koncept.

2. Bunkeafvikling

Bunkeafviklingen er igangsat for fremadrettet at overholde sagsbehandlingsfristerne. Det er forventningen, at bunkeafviklingen vil kunne ses positivt i målinger af sagsbehandlingstiden fra årsskiftet 2011/2012. Det skal bemærkes, at for nogle sagstyper vil bunkeafviklingen alene ikke kunne sikre overholdelse af sagsbehandlingsfristerne, da kravene til sagsbehandlingen forudsætter en længere sagsbehandlingstid, jf. særskilt indstilling herom.

Bunkeafviklingen følger planen, og bunkerne forventes afviklet inden udgangen af 2011.

* Hovedregelsansøgninger om førtidspension er ansøgninger, der er rejst af kommunen. Der er stadig en bunke af egenansøgninger om førtidspension (ansøgninger rejst af borgeren selv). Denne bunke afventer sagsbehandling i Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen (BIF). Socialforvaltningen har taget kontakt til BIF for at få afviklet denne bunke. Den 9/9 var bunken på ca. 125 ansøgninger.

** Sagsbehandlingstiden er på ca. et halvt år, så reduktion i bunken vil først kunne ses fra oktober/november 2011.

3. Sikker og effektiv drift

Socialforvaltningen har igangsat en række initiativer, der i 2011 og 2012 skal sikre, at driften på de berørte områder fremadrettet er sikker og effektiv med afgørelser til tiden og i rette kvalitet. Initiativerne omfatter fire overordnede områder:

Kapacitet og ressourcer

Socialforvaltningen har gennemført en analyse af ressourcerne i de enheder, der behandler sager omfattet af handleplanen. Det er forvaltningens vurdering, at der er behov for en permanent driftsbevilling på 12,25 mio. kr. til området fra 2012 samt en 1-årig driftsbevilling i 2012 på 4,30 mio. kr. til genopretning af ældre afgørelser om merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre med børn med handicap. Vurderingen er baseret på det nuværende antal sager og ansøgninger, Socialforvaltningen modtager.

Analysen er nærmere uddybet i bilag 1.

En række af initiativerne i handleplanen bør fortsættes i 2012 for at skabe et solidt grundlag for en sikker drift. Det drejer sig om forankring af handleplanens initiativer samt kompetence- og lederudvikling. Socialforvaltningen ønsker en 1-årig driftsbevilling i 2012 på 1,00 mio. kr. hertil. Socialforvaltningen ønsker endvidere at videreudvikle ledelsestilsyns- og opfølgningssystemer. Socialforvaltningen ønsker en 1-årig anlægsbevilling i 2012 på 1,00 mio. kr. hertil.

Socialforvaltningen ønsker endvidere en driftsbevilling på samlet 1,00 mio. kr. i 2012 og 2013 til udvikling af sagsbehandlingen på børneområdet.

Baggrunden for de ønskede ressourcer er nærmere beskrevet i vedlagte budgetnotat (bilag 2).

Organisering og tilrettelæggelse

Som Socialudvalget er orienteret om, sammenlægges afgørelsen af ansøgninger om enkeltydelser i én enhed i henholdsvis Socialcentret og Rådgivningscentret. Der er nedsat tre arbejdsgrupper med deltagelse af medarbejdere og ledere, der skal tilrettelægge sammenlægningen og de fremadrettede sagsbehandlingsprocesser, herunder sikre en helhedsorienteret sagsbehandling samt smidige og gennemskuelige processer for borgerne. Omorganiseringen træder i kraft i oktober i Rådgivningscentret og den 1. november 2011 i Socialcentret.

Se bilag 3 for Socialforvaltningens svar på medarbejdernes tilkendegivelser i forbindelse med omorganiseringen.

Ledelsestilsyn og opfølgning på kvalitet og resultater

Socialforvaltningen udvikler et nyt sammenhængende ledelsestilsyn med de refusionsbærende sagsområder. Ledelsestilsynet vil sikre en hurtigere opfølgning på eventuelle kvalitetsproblemer og adressere revisionens kritikpunkter. Samtidig udvikles bedre ledelsesinformation, der vil give lokale ledere et bedre grundlag for deres daglige ledelse samt give forvaltningsledelsen og Socialudvalget løbende information om udviklingen i blandt andet sagsbehandlingstider. Første version af det nye ledelsestilsyn og ledelsesinformationssystem forventes at blive taget i brug i oktober 2011. Socialudvalget vil på den baggrund få kvartalsvis orientering om udvalgte nøgletal fra primo 2012.

Kompetence- og lederudvikling

Socialforvaltningen har tilrettelagt et målrettet kompetenceudviklingsforløb for medarbejderne i de berørte enheder. Kompetenceudviklingsforløbet fokuserer på tre spor: socialfaglig kvalitet, systematisk sagsbehandling samt kommunikation. Derudover er der tilrettelagt lederudvikling for områdechefer og afdelingsledere i de berørte enheder.

4. Klar besked. Bedre forventningsafstemning

Socialforvaltningen vil blive bedre til at skabe den rette forventningsafstemning med borgerne og samarbejdspartnere. Det gælder i forhold til, hvilken service borgerne kan forvente, og hvilke ydelser borgerne kan forvente.

På den baggrund har forvaltningen analyseret de gældende sagsbehandlingsfrister og udarbejdet forslag til revision af fristerne, jf. særskilt indstilling herom.

Den fremadrettede afrapportering af status for handleplanen for bedre sagsbehandling vil blive indarbejdet i afrapporteringen af status for handleplanen for økonomistyring og kvalitet i sagsbehandlingen i Socialforvaltningen. Næste afrapportering heraf vil ske til Socialudvalget og Økonomiudvalget i december 2011.

Socialudvalget får derudover månedligt en orientering om status for implementering af handleplanen. Fra primo 2012 vil denne orientering endvidere omfatte udviklingen i sagsbehandlingstider.

Kontorchef Katrine Bagge Thorball, Kontorchef Eva Stokbro Jensen, Kontorchef Kasper Håkansson og Chefkonsulent Morten Boje overværede punktets behandling.

Indstillingen blev godkendt