Sagsbehandlingsfrister i Socialforvaltningen
Socialforvaltningen har i indstillingen den 6. april 2011 om handleplan for bedre sagsbehandling orienteret Socialudvalget om forvaltningens kommende revision af sagsbehandlingsfrister. Socialudvalget skal nu tage stilling til nye og ændrede sagsbehandlingsfrister i Socialforvaltningen.
Indstilling og beslutning
Socialforvaltningen indstiller,
1. At Socialudvalget godkender, at nedenstående forslag til reviderede sagsbehandlingsfrister, jf. også bilag 1 "Forslag - Sagsbehandlingsfrister i Socialforvaltningen", sendes i høring hos Handicaprådet, Centerrådet (Handicapcenter København), Brugerrådet (Hjemmeplejen), Dialogforum på psykiatriområdet og Ældrerådene.
2. At Socialudvalget godkender, at Socialforvaltningen ift. servicelovens §§ 41, 42 og 100 i genopretningsperioden sætter en sagsbehandlingsfrist på 12 uger, gældende fra 1. oktober 2011 og frem til genopretningsperioden ophører med udgangen af 2012.
Problemstilling
Det fremgår af retssikkerhedslovens § 3, stk. 1 og 2, at kommunalbestyrelsen skal behandle spørgsmål om hjælp så hurtigt som muligt med henblik på at afgøre, om der er ret til hjælp og i så fald hvilken. Samtidig skal kommunalbestyrelsen på de enkelte sagsområder fastsætte frister for, hvor lang tid der må gå fra modtagelsen af en ansøgning, til afgørelsen skal være truffet. Fristerne skal herefter offentliggøres.
Ifølge vejledningen til Retssikkerhedsloven skal sagsbehandlingsfristerne være realistiske. Dvs. at fristerne skal svare til den tid, der i praksis går med at behandle 80 til 90 pct. af den pågældende sagstype. Det fremgår endvidere, at der skal fastsættes frister for alle relevante sociale sagsområder. Det gælder dog ikke, hvis der i lovgivningen er fastsat en særskilt frist på det pågældende område. Der kan fastsættes en eller flere frister for de enkelte sagsområder og fristerne kan være ens for flere sagsområder, men der kan ikke under et fastsættes én frist for samtlige sociale sagsområder.
Retssikkerhedslovens § 3, stk. 2, gælder i de tilfælde, hvor resultatet af myndighedens behandling vil munde ud i en afgørelse, som kan indbringes for de sociale klagemyndigheder. Reglen gælder også for afgørelser, som kunne være indbragt for klagemyndigheden, hvis adgangen til klage ikke var afskåret i loven. Reglen gælder derimod ikke ved beslutninger om faktisk forvaltningsvirksomhed.
De nuværende sagsbehandlingsfrister har med enkelte tilpasninger, f.eks. fastsættelse af en 4 ugers frist i hjemviste klager fra Det Sociale Nævn, været gældende helt tilbage fra 1. oktober 1998. Socialforvaltningen vurderer, at de øgede dokumentationskrav og sikring af kvaliteten i sagsbehandlingen samt ankepraksis og udmeldinger fra revisionen, borgerrådgiveren og ombudsmanden gør det nødvendigt at forlænge nogle af de mere end 10 år gamle sagsbehandlingsfrister for at kunne overholde kravet om at behandle 80 pct. af sagerne inden for fristen. Samtidig er det muligt at afkorte sagsbehandlingsfristerne på enkelte andre områder og fortsat sikre behandling af 80 pct. af sagerne inden for de nye frister.
Løsning
Revision af gældende frister
Indsatsen for at øge sagskvaliteten har betydet, at kravene til sagsbehandlingen i dag er så høje, at det for nogle sagstyper kan være vanskeligt eller praktisk umuligt at behandle sagerne inden for den gældende sagsbehandlingsfrist, f.eks. fordi forvaltningen i flere tilfælde afventer lægestatusattester eller andre nødvendige oplysninger fra borger eller 3. mand med deraf følgende behov for partshøring. Særligt oplysninger fra ikke-offentlige myndigheder kan være tidskrævende at få indhentet, hvis de ikke er vant til at håndtere henvendelser fra offentlige myndigheder. Sådanne sagsbehandlingsskridt forlænger sagsbehandlingstiden.
Generelt kan siges, at det tidsforbrug, der er knyttet til udredning, sagsoplysning og dokumentation i de enkelte sager ikke i tilstrækkelig grad afspejles i de nuværende sagstidsfrister, hvilket også understøttes af sagstidsmålingen for 2011.
Som eksempel på dette kan nævnes, at der omkring årsskiftet 2009-2010 blev indført nye skærpede procedurer for behandling af ansøgninger om hjælp til tandbehandling. Det skete på baggrund af Det Sociale Nævns udmelding om, at forvaltningens mangeårige praksis ikke var i overensstemmelse med kravene i lovgivningen. De skærpede retningslinier har blandt andet betydet, at en række sager forelægges til tandlægefaglig vurdering hos kommunens tandlægekonsulent, hvilket betyder en længere sagsbehandlingstid end tidligere, hvor forvaltningen ikke i samme omfang foretog en vurdering af lovgivningens krav om, at behandlingen skulle være helbredsmæssigt velbegrundet. For denne sagstype er der behov for at forlænge den fastsatte sagsbehandlingsfrist som følge af de udmeldte skærpede krav til sagsbehandlingen
Det er forvaltningens vurdering, at en forlængelse/forkortelse af sagsbehandlingsfristerne tilgodeser formålet med retssikkerhedslovens § 3, stk. 2, som er at give borgerne et realistisk billede af sagsbehandlingstiden, når de henvender sig om hjælp i forvaltningen, og som de kan rette sig efter.
Forslag til nye sagsbehandlingsfrister:
Forvaltningen er blevet opmærksom på, at der for enkelte bestemmelsers vedkommende ikke er fastsat en sagsbehandlingsfrist, hvor der efter retssikkerhedslovens § 3, stk. 2, er krav om dette. Forslag til nye sagtyper med sagsbehandlingsfrister samt begrundelse herfor findes i bilag 1. Lov om aktiv Socialpolitik Gældende sagsbehandlings-frister Ny sagsbehandlings- frister §§ 81-85a, hjælp til enkeltydelser 3 uger 4 uger (dog 6 uger vedr. § 82) Nye frist: §27a, supplerende hjælp til brøkdelspensionister 4 uger Lov om Social Service §§ 41-42, merudgifter til børn og tabt arbejdsfortjeneste 4 uger 4 uger* §83, stk. 1, nr. 2, hjemmehjælp til borgere under 65 år 1 uge 2 uger §86, genoptræning og vedligeholdende træning 2 uger 1 uge §94, selvudpeget hjemmehjælp 2 uger 4 uger §100, merudgifter til voksne 8 uger 8 uger* §112, personlige hjælpemidler (kun ifht udskiftning) 1 uge 2 uger §117, støtte til individuel transport 4 uger 2 uger Nye frister: §52a, stk. 1, nr. 2-5, særlig støtte til børn og unge 4 uger §§52a, stk. 1, nr. 1, 52 stk. 3, særlig støtte til børn og unge 6 uger §85, socialpædagogisk bistand, hjemmevejleder mv. 6 uger §104, tilbud om aktivitets- og samværstilbud 6 uger §118, pasning af nærtstående med handicap/alvorlig sygdom 6 uger §44, personlig hjælp og ledsagelse 8 uger §102, tilbud om behandling/genopretning 8 uger Lov om højeste, mellemste, forhøjet almindelig og almindelig førtidspension m.v. §17, personlige tillæg 3 uger 4 uger §18, helbredstillæg 3 uger 2 uger Sammenligning med andre kommuner i 6-by samarbejdet efter genopretningsperioden:
Nedenstående tabel viser oversigt over forslag til ændringer af allerede eksisterende og nye sagsbehandlingsfrister.
* I genopretningsperioden fra 1.10.2011 og frem til udgangen af 2012 forlænges fristen til 12 uger. Efter genopretningsperioden foretages en evaluering med henblik på fastsættelse af ny frist.
Forslag til særlige sagsbehandlingsfrister for servicelovens §§ 41, 42 og 100 under genopretningsperioden:
De væsentligste årsager til manglende overholdelse af sagbehandlingsfristerne er "bunker" af ubehandlede ansøgninger og øgede krav til sagsbehandlingen. De øgede krav til sagsbehandlingen, herunder blandt andet til indhentelser af dokumentation i sagerne fra tredje parter som læger, tandlæger og hospitaler, betyder vanskeligheder med at nå sagsbehandlingen indenfor de gældende sagsbehandlingsfrister. Kravene er blandt andet foranlediget af kritik om mangelfuld kvalitet i afgørelserne fra revisionen, borgerrådgiveren, ankestyrelsens praksisundersøgelser og det sociale nævn m.v. De øgede krav til sagsbehandlingen presser også driften og de ressourcer, der er til rådighed for sagsbehandlingen.
Socialforvaltningen vurderer det derfor ikke realistisk at overholde de gældende sagsbehandlingsfrister for servicelovens §§ 41, 42 og 100 i genopretningsperioden, der løber fra 1. oktober 2011 og frem til udgangen af 2012. Fristen foreslås forlænget til 12 uger for disse sagstyper. Forvaltningen vil dog i akutte sager behandlingen ansøgningen hurtigst mulig.
Der er i bilag 2 optrykt en tabel, som illustrerer forskellene på frister efter genopretningsperioden i 6-byerne for 4 sagstyper, hvor der i Købehavns Kommune er mange ansøgninger.
Videre proces
Efter genopretningsperioden foretages evaluering med henblik på fastsættelse af ny frist vedrørende Servicelovens §§41, 42 og 100.
Beslutning
Kontorchef Katrine Bagge Thorball, Kontorchef Eva Stokbro Jensen, Kontorchef Kasper Håkansson og Chefkonsulent Morten Boje overværede punktets behandling.
Indstillingen blev godkendt med bemærkning om, at de foreslåede frister vedrørende §§ 41, 42, 100 udgår, og at forvaltningen pålægges at vende tilbage med fornyet indstilling om forslag til sagsbehandlingsfrister for §§ 41, 42, 100, der er kortere end de foreslåede 12 uger.
A havde følgende protokolbemærkning:
”Socialdemokraterne finder det beklageligt og bekymrende at Socialforvaltningen stadigvæk ikke har fået rettet op på de lange sagsbehandlingstider. Socialdemokraterne finder det bekymrende, at ledelsestilsynet har været så fraværende som det viser sig. Socialdemokraterne har en klar forventning om - at problemerne med de lange sagsbehandlingstider og fejl i sagsbehandlingen bliver rettet op til glæde for borgerne.”
Det øvrige udvalg tilsluttede sig protokolbemærkningen