Beskæftigelsesministeriets decisionsskrivelse vedrørende revision af de sociale regnskaber for 2009

1.      Refusionsopgørelser

Revisor har konstateret, at der er refusionsopgørelser, der ikke er kvalitetssikret i tilstrækkeligt omfang, hvilket har medført korrektioner i de endelige refusionsopgørelser. Ministeriet forventer, at der med kommunens tiltag fremover vil ske en tilstrækkelig kvalitetssikring af refusionsopgørelserne.

Med henblik på at øge sikkerheden i økonomistyringen gennemfører Socialforvaltningen pr. 1. oktober 2011 en omorganisering af ansvaret for en række af de centrale opgaver på økonomiområdet, herunder det overordnede ansvar for kvalitetssikring af refusionsopgørelser. Socialforvaltningen vil i den forbindelse opdatere forretningsgangen for kvalitetssikring af refusionsopgørelser med henblik på at forbedre kvalitetssikringen fremadrettet.

2.      Systemafstemninger

Beskæftigelsesministeriet finder det utilfredsstillende, at revisor i lighed med sidste år har konstateret, at der ikke er foretaget de nødvendige systemafstemninger.

Beskæftigelsesministeriet beder om at modtage en revisorpåtegnet erklæring om afstemningerne for 2009 inden én måned og beder samtidig kommunen redegøre for hvilke tiltag, der er iværksat for at sikre, at kommunen fremover foretager løbende afstemninger og afstemninger i forbindelse med regnskabsafslutningen.

Ministeriet noterer sig, at forvaltningen vil påse, at kravet om personbogføring er opfyldt for 2009.

Socialforvaltningen har den 30. juni 2011 fremsendt dokumentationsmateriale for den foretagne afstemning til revisionen. Afstemningen viser, at der er på enkelte områder er differencer, som skal belyses yderligere. Det har på den baggrund ikke været muligt at overholde ministeriets frist på én måned. Ministeriet er orienteret herom.

Socialforvaltningen har endvidere orienteret ministeriet om følgende (jf. bilag 2):

Det er aftalt med revisionen, at revisionen gennemgår det fremsendte materiale samt den supplerende belysning, som forvaltningen er i færd med at foretage. Socialforvaltningen forventer, at arbejdet vil kunne være afsluttet inden udgangen af oktober 2011.

For at forebygge afstemningsdifferencer fremover er det i januar 2011 aftalt, at Københavns Kommunes Interne Revision udarbejder en fælles afstemningsmetode til forvaltningernes afstemning af systemerne. Socialforvaltningen har endvidere anmodet Koncernservice om at finde en teknisk løsning, som kan forhindre, at der kan bogføres manuelt uden cpr.nr. på konti, hvor der er krav om personbogføring.

Socialforvaltningen vil endvidere forbedre den eksisterende forretningsgang for løbende systemafstemning, således at eventuelle differencer i højere grad udredes løbende for at undgå arbejdspres omkring tidspunktet for årsafslutningen og dermed sikre, at systemafstemningerne kan foretages rettidigt i forbindelse med regnskabsafslutningen.

3.      Ledelsestilsyn

Revisor har igen konstateret, at ledelsestilsynet ikke i tilstrækkelig grad har forebygget, opdaget og rettet fejl i den løbende drift. Ministeriet noterer sig, at kommunen har indført nye retningslinjer for ledelsestilsynet pr. 1. april 2010, og at det er revisors opfattelse, at forvaltningen dermed har taget skridt til at sikre, at tilsynet fremover er tilfredsstillende.

Ministeriet noterer sig, at kommunen inden udgangen af 2010 via et udvidet ledelsestilsyn for 2009 vil vurdere fejlomfanget i forvaltningens sager.

Socialforvaltningen har gennemført det omtalte udvidede ledelsestilsyn for 2009, og Beskæftigelsesministeriet er i juni 2011 orienteret om redegørelsen herfor.

Socialforvaltningen har herudover i dialog med Deloitte i løbet af 2011 udviklet nye retningslinjer for ledelsestilsyn med personsager. Det nye ledelsestilsyn træder i kraft pr. 1. oktober 2011 på refusionsbærende paragraffer efter serviceloven, aktivloven og integrationsloven. Refusionsbærende paragraffer efter pensionsloven forventes at indgå i det nye ledelsestilsyn fra 1. januar 2012.

4.    Forretningsgang vedrørende løbende berigtigelser

Ministeriet noterer sig, at revisor har konstateret, at der er sager, hvor der ikke er sket berigtigelser, selvom forvaltningen har opdaget, at der er sket udbetaling på grund af en administrativ fejl.

Ministeriet noterer sig, at problemstillingen er indarbejdet i det nye ledelsestilsyn og for de sager forvaltningen gennemgår for 2009.

Socialforvaltningen har udarbejdet en forretningsgang for at sikre, at der fremadrettet løbende sker berigtigelse i de sager, hvor forvaltningen opdager, at udbetalingen er forårsaget af en administrativ fejl. Kontrollen hermed er tillige indarbejdet i checkskemaerne for ledelsestilsyn.

5.    Personsagsgennemgangen

Revisor har igen konstateret et højt fejlniveau og en høj fejlandel med refusionsmæssig betydning i personsagerne, herunder i personsager efter aktivlovens §§ 81 - 85.

Ministeriet noterer sig, at det er revisors opfattelse, at forvaltningen har taget de nødvendige skridt til at sikre kvaliteten i den fremadrettede drift og at revisor vil følge op på resultatet af forvaltningens gennemgang af sager for 2009.

Det fremgår af beretningen, at der er sager vedrørende aktivlovens § 82, hvor forvaltningen og revisor ikke er enige i fortolkningen af lovgivningen og praksis. Revisor har derfor bedt om ministeriets vurdering af sagerne. Kommunen vil modtage en vejledende udtalelse fra Pensionsstyrelsen om sagerne.

Socialudvalget godkendte på udvalgsmødet den 6. april 2011, at der iværksættes en handleplan for bedre sagsbehandling på en række områder. Handleplanen omfatter initiativerne rettet mod bedre sagsbehandlingstider, genopretning af sager, forventningsafstemning med borgerne samt sikker og effektiv drift.

Initiativer til at opnå mere sikker drift omfatter bl.a. en samling af kompetencen til at træffe afgørelser i sager vedrørende enkeltydelser efter aktivlovens §§ 81-85 på færre enheder, udvikling af fælles beskrivelser af sagsbehandlingprocessen samt en opdateret og brugervenlig vejledning om tilkendelsespraksis på enkeltydelsesområdet.