Afsluttende direktionsnotater fra Deloitte vedrørende revision 2010

Socialforvaltningen indstiller,

1. at Socialudvalget tager orienteringen om Deloittes to afsluttende direktionsnotater af 15. august 2011 vedrørende revision af status og årsregnskab 2010 til efterretning, jf. bilag 1-2.

Kommunens eksterne revision, Deloitte, er ved at afslutte revisionen af årsregnskabet for Københavns Kommune for 2010 og har gennemgået regnskabet for Socialforvaltningen. Som led i revisionen afrapporter Deloitte løbende deres observationer, risikovurderinger og anbefalinger til de enkelte forvaltningers direktion.

Deloitte har den 15. august 2011 fremsendt to afsluttende direktionsnotater til Socialforvaltningen vedrørende henholdsvis revision af status på områder omfattet af statrefusion (inkl. opfølgning på løbende revision 2010) og revision af årsregnskabet for 2010 (bilag 1 og 2). Notaterne forelægges hermed til Socialudvalgets orientering.

Udkast til notaterne har været drøftet med Socialforvaltningen, og forvaltningens bemærkninger til de enkelte forhold fremgår af notaterne.

Direktionsnotaterne af 15. august 2011 indeholder dels en opsummering og opfølgning på de observationer, som Deloitte tidligere har afrapporteret i direktionsnotater af henholdsvis 28. marts 2011 og 19. maj 2011, og som er behandlet i Socialudvalget i løbet af foråret 2011 (SUD 2011-9550 og SUD 2011-60400). Dels indholder notaterne Deloittes observationer, risikovurderinger og anbefalinger på nogle områder, der ikke tidligere har været afrapporteret.

Bemærkninger, som forventes at give revisionsbemærkninger i beretningen for 2010

Områder omfattet af statsrefusion
I direktionsnotatet "Revision af status på områder omfattet af statsrefusion" (bilag 1) omtaler Deloitte 12 forhold, som forventes at give revisionsbemærkninger i den endelige beretning for 2010. Heraf vurderer Deloitte 11 forhold som "ikke betryggende" og 1 forhold som "relativt betryggende".

Syv af de "ikke betryggende" forhold er ikke tidligere omtalt. De vedrører:

• Manglende afstemning af ydelser udbetalt med såkaldt fiktivt CPR-nr. (punkt 7.1). Socialforvaltningen har nu foretaget afstemningerne, idet der dog udestår en nærmere undersøgelse og afstemning af et mindre antal posteringer. Forvaltningen vil herudover følge Deloittes anbefaling om at udarbejde en forretningsgang, der fremadrettet sikrer, at der foretages en rettidig årlig afstemning.
• Manglende systemafstemning mellem økonomisystemet og ydelsessystemerne (punkt 7.2). Socialforvaltningen har i juni 2011 fremsendt dokumentation for de foretagne afstemninger, idet der dog udestår afstemning af beløb på i alt ca. 5 mio.kr. svarende til 1,5 pct. af den samlede bogføring på området. Differencerne analyseres nu nærmere, men forvaltningen forventer ikke, at det vil føre til ændring af statsrefusion af betydning. Socialforvaltningen har herudover rettet henvendelse til Koncernservice med henblik på en systemmæssig ændring af kommunens økonomisystem for at forebygge manuelle indtastningsfejl, som kan bevirke differencer ved afstemning.
• Manglende rettidig dokumentation for refusionsberettigede udgifter vedørende krisecentre og herberger (punkt 7.3). Socialforvaltningen har fremsendt dokumentationen, men først efter afslutningen af Deloittes revision, og Deloitte har endnu ikke gennemgået materialet. Forvaltningen vil stramme op på de interne forretningsgange med henblik på, at dokumentation for refusionsberettigede udgifter fremadrettet foreligger og fremsendes rettidigt til revisor.
• Utilstrækkelig intern kontrol med afregning af medicin med apotekere (punkt 7.4). Socialforvaltningen bemærker, at administation og afregning af medicin sker efter en fælles aftale indgået mellem KL og Danmarks Apotekforening. Forvaltningen vil på baggrund af Deloittes anbefalinger tage kontakt til KL for at drøfte muligheden for at forbedre det fælles grundlag for kontrol.
• Utilstrækkelig kvalitetssikring af refusionsopgørelse (punkt 7.5). Deloitte har konstateret, at Socialforvaltningen har berigtiget 76.067 kr. for lidt vedrørende 2008. Forvaltningen vil udarbejde en handlingsplan for fremadrettet at øge kvalitetssikringen af refusionsopgørelsen, herunder revurdere forretningsgangen på området.
• Manglende dokumentation for ledelsestilsyn på sagsniveau vedørende ydelser efter servicelovens §§ 109-110 (krisecentre og herberger) (punkt 7.6.). Forvaltningen vil fra 2011 følge op på og dokumentere, at borgere, der modtager ydelser efter §§ 109-110 fortsat tilhører målgruppen for tilbuddet med henblik på at sikre korrekt hjemtagelse af statsrefusion.
• Fejlagtig bogføring af udgifter til enkeltydelser efter aktivlovens §§ 81-85 vedrørende starthjælpsmodtagere på konti med statsrefusion (punkt 7.7). Socialforvaltningen vil sørge for de udestående berigtigelser (i alt ca. 300.000 kr.) og fremadrettet gennemføre en månedlig maskinel fejlkontrol med henblik på at forebygge og løbende rette fejl.

Herudover forventes yderligere et forhold, vurderet som "relativt betryggende" at give en revisionsbemærkning:

• I 6 konkrete sager om tabt arbejdsfortjeneste og merudgifter til handicappede børn har Socialforvaltningen ikke overholdt regnskabsbekendtgørelsens krav til registrantbogføring (punkt 7.8). Socialforvaltningen vil rette de konkrete forhold op. Fremadrettet vil forvaltningen forebygge lignende fejl via de tiltag for at forbedre afstemninger af personbogføringen, som er omtalt ovenfor i forbindelse med punkt 7.1 og 7.2 om mangler i afstemninger på ydelsesområdet. 

Endelig er fire "ikke betryggende" forhold tidligere omtalt i direktionsnotatet af 28. marts 2011 (forelagt Socialudvalget den 6. april 2011), og er ikke ændret siden. De vedrører: Højt fejlomfang i bevillingssager, utilstrækkelig dokumentation af ledelsestilsyn, manglende korrektion af statsrefusion i forbindelse med administrative fejl samt manglende genopretning i sager efter gennemgang på ministeriets foranledning.

Områder ikke omfattet af statsrefusion
I direktionsnotatet "Revision af regnskabet for 2010 eksklusive områder omfattet af statsrefusion" (bilag 2) er omtalt fire forhold, som forventes at give revisionsbemærkninger i beretningen for 2010. Heraf er to forhold ikke omtalt i tidligere direktionsnotater.

Den ene af de nye observationer vurderer Deloitte som "ikke betryggende":

• Manglende sikring af korrekt registrering og aktivering af anlægsaktiver m.v. (punkt 4.1). Socialforvaltningen vil følge Deloittes anbefalinger via udarbejdelse og implementering af en ny forretningsgang for løbende registrering af nye anlægsaktiver, herunder med henblik på at foretage nødvendige korrektioner vedrørende tidligere år.

Den anden af de nye observationer vurderes som " mindre betryggende":

• Utilstrækkelig bevillingskontrol i forbindelse med, at anlægsbevillingen udvider et merforbrug på ca. 84 mio.kr. i 2010 (punkt 4.2). Afvigelsen skyldes et teknisk merforbrug som følge af manglende rettidig periodisering af budgettet i 2010. Kommunen har ikke lidt et tab i den forbindelse. Deloitte har tilsluttet sig Socialforvaltningens tiltag, som indebærer en tættere budgetopfølgning og præcisering af forretningsgange for budgettering og periodisering.

Endelig er to "ikke betryggende" forhold tidligere omtalt i direktionsnotatet af 19. maj 2011 (forelagt Socialudvalget den 15. juni 2011): Fejl og mangler i administrationen af brugerbetalinger på flere botilbud for voksne samt proceduren for hjemtagelse af dagpengerefusion på lønområdet.

Opfølgning på decisionsskrivelser fra Socialministeriet og Beskæftigelsesministeriet
Direktionsnotatet "Revision af status på områder omfattet af statsrefusion" (bilag 1) omtaler også opfølgningen på decisionsskrivelser vedrørende regnskab 2009 fra henholdsvis Socialministeriet og Beskæftigelsesministeriet. Deloitte har endnu ikke afsluttet sin opfølgning på disse punkter, og den vurdering af de enkelte punkter, der fremgår af direktionsnotaterne, er derfor udtryk for Deloittes oprindelige - ikke den aktuelle - vurdering fra beretningen for 2009. Socialministeriets decisionsskrivelse og Socialforvaltningens initiativer på baggrund heraf er tidligere forelagt Socialudvalget på udvalgets møde den 18. maj 2011 (SUD 2011-37828). En orientering om Beskæftigelsesministerets decisionsskrivelse forelægges Socialudvalget på mødet den 21. september 2011, jf. særkskilt dagsordenspunkt herom.

Yderligere observationer fra revisionen af årsregnskabet for 2010, som ikke foreventes at give revisionsbemærkninger
Direktionsnotatet "Revision af regnskabet for 2010 eksklusive områder omfattet af statsrefusion" omtaler herudover en observation, som er vurderet til "mindre betryggende", og to vurderet til "relativt betryggende", som Deloitte ikke forventer at medtage som revisionsbemærkninger i beretningen. Disse observationer vedrører bilagene til regnskabet, regnskabsgennemgang af selvejende institutioner med driftsoverenskomst samt ubehandlede fakturaer (jf. punkt 5.1-5.4 i bilag 1).

Opfølgning på observationer 2009 - øvrige forhold
Endelig opregnes i direktionsnotatet "Revision af regnskabet for 2010 eksklusive områder omfattet af statsrefusion" tre revisionsområder fra 2009 (alle omtalt i direktionsnotatet af 19. maj 2011, tidligere forelagt Socialudvalget på mødet den 15. juni 2011), hvor forvaltningens initiativer endnu ikke er tilendebragt, samt to områder, som nu er afsluttede, jf. afsnit 2.3-2.4 i bilag 2.

Socialforvaltningens opfølgning
Forvaltningens nærmere bemærkninger og opfølgning på Deloittes observationer og anbefalinger fremgår af direktionsnotaterne i afsnittene "Ledelsens kommentarer" til de enkelte forhold. Herudover er forvaltningens opfølgning på alle omtalte forhold i notaterne omfattet af Socialforvaltningens samlede Handleplan for bedre økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen, som behandles på Socialudvalgets møde den 21. september 2011, jf. særkskilt dagsordenspunkt herom.

Indstillingen har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser.

Deloitte sammenskriver de væsentligste bemærkninger vedrørende de enkelte forvaltninger i en samlet revisionsberetning for 2010, som forventes at foreligge medio september 2011. Beretningen forventes forelagt Socialudvalget i oktober 2011 med henblik på udvalgets godkendelse af Socialforvaltningens opfølgning på beretningen.

Kontorchef Katrine Bagge Thorball, Kontorchef Eva Stokbro Jensen, Kontorchef Kasper Håkansson og Chefkonsulent Morten Boje overværede punktets behandling.

 

Indstillingen blev godkendt