Status på bunkeafvikling og overholdelse af sagsbehandlingsfrister
Indstilling
Socialforvaltningen indstiller,
- at Socialudvalget tager status på bunkeafvikling og overholdelse af sagsbehandlingsfrister for perioden januar til maj 2017 til efterretning.
- at Socialudvalget godkender forvaltningens tiltag til opnåelse af sagsfristoverholdelse på de sidste områder (merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre til børn med handicap, tekniske hjælpemidler og biler).
- at Socialudvalget godkender, at der for nuværende ikke sker en reduktion af sagsbehandlingsfristen.
Problemstilling
Socialforvaltningen har i en årrække arbejdet intensivt med at nedbringe sagsmængden på en række områder, så mindst 80 % af sagerne afgøres inden for den politisk fastlagte sagsbehandlingstid. Socialudvalget er løbende blevet orienteret om status på reduktion af bunker og overholdelse af sagsbehandlingsfrister, sidste gang den 29. marts 2017. Socialudvalget orienteres herunder om status på bunkeafvikling og overholdelse af sagsbehandlingsfrister for perioden januar til maj 2017.
Opgørelsen omfatter følgende områder (bilag 1):
- enkeltydelser efter aktivlovens §§ 81-85
- hjælpemidler efter servicelovens §§ 112,113 og 116
- supplerende hjælp til brøkpensionister efter aktivlovens § 27a
- pensionslovens §§ 17 og 18
- merudgifter til voksne efter servicelovens § 100
- merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre til børn med handicap efter servicelovens §§ 41 og 42.
Jf. Socialudvalgsmødet den 15. marts 2017 vil forvaltningen samtidig med denne status på bunkeafvikling og overholdelse af sagsbehandlingsfrister præsentere en handleplan for nedbringelse af sagsbunkerne på områderne handicapbiler og borgerstyret personlig assistance (BPA), (bilag 2).
Løsning
Status på bunkeafvikling
Som det fremgår af figur 1 har forvaltningen nedbragt sagsbeholdningen fra 7.127 ansøgninger i september 2014 til cirka 2.267 ansøgninger i maj 2017.
Figur 1. Udvikling i sagsbeholdningen for perioden januar 2014 til maj 2017
Stigningen i marts måned 2017 skyldes en meget høj tilgang af ansøgninger, som noteres som den højeste tilgang i hele 2016 og 2017. Det er særligt på enkeltydelser og på personlige og tekniske hjælpemidler, at der ses en stigning for marts måned 2017 (bilag 1, tabel 2).
Specifikt vedr. Borgercenter Handicap har borgercentret i første halvår 2017 haft fokus på at nedbringe de resterende sagsbunker herunder afgøre de ældste sager. Som led heri har borgercentrets task force været indsat. Dette har nedbragt sagsbunkerne, men samtidig påvirket fristoverholdelsen negativt særligt på tekniske hjælpemidler samt merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre til børn med handicap.
Status på fristoverholdelse
Af nedenstående figur 2 fremgår fristoverholdelsen på de enkelte områder.
Figur 2. Udvikling i fristoverholdelse for perioden januar 2016 til maj 2017
I nedenstående gennemgås de enkelte områder.
Enkeltydelser
På området for enkeltydelser er sagsbeholdningen blevet mere end halveret siden primo 2016. Ligeledes afgøres mere end 80 % af sagerne inden for den politisk fastlagte sagsbehandlingstid.
Merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre til børn med handicap
På området for merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre til børn med handicap er det, lykkedes forvaltningen at reducere sagsbeholdningen til 153 sager. Dette er 19 sager mere end den ansøgningskapacitet på 134 sager, der styres efter på området. Forvaltningen har i denne periode formået at følge med i driften, sideløbende med at gamle sager afvikles. Derved er området nu meget tæt på et stabilt sagsniveau (bilag 1, tabel 2).
Den manglende fristoverholdelse i 2017 skyldes, som nævnt ovenfor, at der har været iværksat en indsats, med task forcen, med det formål at nedbringe sagsbunken, samt at der har været behandling af de mest fristoverskredne sager. Yderligere har der været iværksat en opfølgning i sagerne, som følge af kritik fra revisionen ift. administrative forlængelser, hvilket har taget tid fra behandling af nyansøgninger. Endelig har rekruttering og oplæring ved en række udskiftninger i personalegruppen betydet et periodevist produktionstab.
Med henblik på at komme helt i mål på området tilføres der yderligere ressourcer (jf. de 10 ekstra stillinger Borgercenter Handicap er blevet tildelt, som følge af den stigende sagsmængde). Derudover fortsætter task forcen på området.
Merudgifter til voksne
På området for merudgifter til voksne er sagsbeholdningen på et fornuftigt leje under den ansøgningskapacitet, der styres efter på området. Ligeledes afgøres mere end 80 % af sagerne inden for den politisk fastlagte sagsbehandlingstid. Der er dog så få sager i beholdningen, så fristoverholdelsesprocenten kan slå ud, når enkelte sager afgøres.
Pension
På området for pension er sagsbeholdningen blevet reduceret mærkbart i 2017. Ligeledes afgøres mere end 80 % af sagerne inden for den politisk fastlagte sagsbehandlingstid.
Personlige hjælpemidler
Sagsbeholdningen for personlige hjælpemidler ligger på linje med ansøgningskapaciteten på området. Ligeledes afgøres mere end 80 % af sagerne inden for den politisk fastlagte sagsbehandlingstid.
Tekniske hjælpemidler
Under tekniske hjælpemidler er det primært forbrugsgoder efter servicelovens § 113, der trækker fristoverholdelsesprocenten ned. Hovedparten af ansøgninger efter denne bestemmelse omhandler særligt el-scootere, men også el-cykler og lad-cykler. Der er en stor volumen af denne type ansøgninger, og dokumentationen af ansøgningerne er omfattende, da det kræver en nøje beskrivelse af gangfunktion og aktivitetsniveau at beskrive personkreds og udmåle støtte i forhold til forskellige stykker i paragraffen.
Forvaltningen har oplevet en stigning i antallet af ansøgninger på området for tekniske hjælpemidler. Som følge heraf tildeles området yderligere ressourcer (jf. de 10 ekstra stillinger Borgercenter Handicap er blevet tildelt som følge af stigende sagsmængde) og dels fortsætter task forcen på området.
Øvrige tiltag
Socialforvaltningen arbejder med forskellige indsatser, der kan reducere sagsbeholdning og den gennemsnitlige sagsbehandlingstid på hjælpemiddelområdet samt området for merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre til børn med handicap. Eksempelvis har forvaltningen udviklet og implementeret et screeningskoncept, der skal understøtte de forskellige områder i at screene og prioritere indkomne sager, samt styrke en systematisk indhentelse af manglende oplysninger i begyndelsen af sagsbehandlingen. Socialforvaltningen er desuden i dialog med den Interne Revision om at lave en version II af Borgercenter Handicaps projekt ”Lettelse af sagsbehandlingen”. Projektet skal levere løsningsforslag ift. at lette sagsbehandlingen yderligere (for både borgere og sagsbehandlere).
Handleplaner for Handicapbiler og Borgerstyret personlig assistance (BPA)
Handicapbiler
Sager om støtte til handicapbil er komplicerede og har en politisk fastlagt sagsbehandlingstid på 6 måneder. Der har på området for støtte til handicapbil været en høj sagsophobning. Forvaltningen har i 2017 formået at reducere ventelisten på de ældste sager, jf. bilag 2. Med henblik på at nedbringe sagsbunken på området bliver der oprettet en ekstra stilling i modtagelsen. Endvidere vil der for at øge ledelsesniveauet og styrke arbejdsprocesserne på området blive ansat en socialfaglig koordinator. Forvaltningen forventer at være nede på den planlagte ansøgningskapacitet primo 2018. Det lange tidsperspektiv skyldes, at sagsforløbet er omstændigt, hvilken den politisk fastsatte sagsbehandlingsfrist på 6 måneder også indikerer.
Borgerstyret personlig assistance (BPA)
Forvaltningen har haft igangsat en målrettet indsats med henblik at afvikle sagsbunken på området, herunder en række meget fristoverskredne sager. I januar 2017 havde Borgercenter Handicap 30 sager i sagsbeholdning og har i dag nedbragt dette til kun 6 sager. Herved er sagsbunken afviklet. Det forventes som følge heraf at fristoverholdelsen kan overholdes fremadrettet.
Reduktion af gældende sagsbehandlingsfrister
Forvaltningen vurderer, at de nuværende sagsbehandlingsfrister bør fastholdes grundet de tilbageværende udfordringer på enkelte områder. Samtidig er fristoverholdelsen kun omkring de 80 % (jfr. lovkravet), og det politisk fastsatte mål i pejlemærkerne er 90 %. På socialudvalgets møde d. 17. maj blev der givet en status på målsætningen i Socialudvalgets pejlemærke om en fristoverholdelse på 90 pct. Her fremgik det, at Socialforvaltningens samlede fristoverholdelse er gået fra 50 pct. i 2015 til 74 pct. i 2016. Forvaltningen indstiller derfor, at der for nuværende ikke sker en reduktion af sagsbehandlingsfristen. Socialudvalget vil primo 2018 blive bedt om at tage stilling til en evt. reducering af de politisk vedtagne sagsbehandlingsfrister.
Økonomi
Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Forvaltningen vil i 2017 fortsat have fokus på udviklingen i sagsbeholdning og realisering af målsætningen om 90 % fristoverholdelse. På sagsområderne tekniske hjælpemidler, biler samt merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre til børn med handicap vil forvaltningen have et særligt fokus på nedbringelse af de resterende sagsbunker. Forvaltningen vil forelægge Socialudvalget udvikling i sagsbeholdning og fristoverholdelse primo 2018. Her skal udvalget samtidig behandle forvaltningens oplæg til eventuel revidering af de gældende sagsbehandlingsfrister.
Nina Eg Hansen
/ Eva Stokbro Jensen
Beslutning
Kontorchef Eva Stokbro Jensen deltog under punktets behandling.
Indstillingens 1. at-punkt blev taget til efterretning og 2. og 3. at-punkt blev godkendt.