Handleplan for børn med handicap (merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste)

Der er problemer med kvalitetsløft i sagsbehandlingen og gennemgangen af løbende sager på området for børn med handicap (merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste). Socialforvaltningen fremlægger en handleplan.

Socialforvaltningen indstiller,

1. At Socialudvalget godkender den fremlagte handleplan.
2. At Socialudvalget godkender, at Socialforvaltningen fremlægger forslag til finansiering af handleplanen i forbindelse med aprilprognosen.
3. At Socialudvalget godkender, at Socialforvaltningen i samarbejde med Deloitte udarbejder en model for skønsmæssig berigtigelse af statsrefusion for merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre med børn med handicap for 2010-2012 og første halvår 2013 og at gennemgangen af løbende sager afsluttes i midten af 2013.

 

Der er konstateret udfordringer i den enhed, der behandler ansøgninger om merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre med børn med handicap (HKY). Arbejdstilsynet har ved et uanmeldt tilsyn den 21. februar 2012 konstateret, at der er et utilfredsstillende psykisk arbejdsmiljø i HKY med risiko for medarbejdernes sikkerhed og sundhed. Arbejdstilsynet har på den baggrund givet Socialforvaltningen et strakspåbud om at forebygge psykiske belastninger ved stor arbejdsmængde og tidspres.

 

I sammenhæng hermed kan Socialforvaltningen konstatere, at HKY i øjeblikket ikke kan træffe det forventede antal afgørelser. Det betyder, at gennemgangen af løbende sager ikke forløber planmæssigt, og at sagsbehandlingstiden ikke falder i et tilfredsstillende tempo.

 

Socialforvaltningen har på den baggrund udarbejdet en handleplan  for bøn med handicap (merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste).

Handleplanen for børn med handicap (merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste) skal først og fremmest sikre, at sagsbehandlingstiderne bliver reduceret til otte uger inden midten af 2012 som forudsat i Socialudvalgets beslutning om ændrede sagsbehandlingsfrister på området. Handleplanen skal dernæst sikre, at alle løbende sager bliver gennemgået, og at Socialforvaltningen fremadrettet hjemtager korrekt statsrefusion.

Handleplanen omfatter tre overordnede temaer:

1. En velfungerende HKY-enhed
2. Indsættelse af en myndigheds-task force
3. Gennemgang af løbende sager og korrekt statsrefusion

 

1. En velfungerende HKY-enhed

Socialforvaltningen vil iværksætte en række initiativer for at sikre, at HKY hurtigst muligt bliver en velfungerende enhed med et tilfredsstillende arbejdsmiljø. Det skal sikre, at HKY – i samarbejde med den indsatte task force – som forudsat hurtigst muligt får reduceret sagsbehandlingstiden til otte uger. I forlængelse heraf er målet at sikre en effektiv og bæredygtig HKY-enhed, der fremadrettet kan varetage den samlede sagsbehandling på området.

 

Initiativerne omfatter seks indsatsområder:

 

• Klare forventninger og opkvalificering

Medarbejderne oplever, at de forventes at behandle en sag hurtigere, end de kan. Socialforvaltningen vil derfor gennemføre workshops med medarbejderne, hvor der opnås klarhed om de enkelte sagsbehandlingsskridt, deres indhold, kvalitets-forventninger og tidsforbruget herpå. Efterfølgende vil der blive gennemført opkvalificering i de fastlagte processer. Der sker inddragelse af ekstern bistand fra Deloitte i arbejdet.

 

• Opnormering

HKY er allerede opnormeret, og Socialforvaltningen ønsker i de kommende måneder at opnormere HKY yderligere med ekstra sagsbehandlere. Socialforvaltningen vil således opnormere HKY fra de nuværende 35 medarbejdere til 44 medarbejdere.

 

• Bedre organisering

HKY er pr. 1. februar 2012 omorganiseret for at skabe mere klarhed i opgaveløsningen, give mere vidensdeling og sikre flere ressourcer til den direkte sagsbehandling. Ledelsen vil i samarbejde med medarbejderne drøfte, hvordan organiseringen eventuelt justeres, når HKY opnormeres, jf. ovenfor.

 

• Trivsel

Der er igangsat en række konkrete trivselsinitiativer og udarbejdelse af en ArbejdsPladsVurdering (APV) med tilhørende handleplan. Processen gennemføres i et tæt samarbejde mellem tillidsfolk, arbejdsmiljørepræsentanten, ledelsen og HR. APV’en forventes færdig primo april. Der vil ske inddragelse af en ekstern arbejdsmiljørådgiver.

 

• Bedre fysiske rammer

Handicapcenter København forventes at få udvidede fysiske rammer i midten af april 2012, hvilket vil give HKY bedre fysiske rammer.

 

• Ledelsesstøtte

HKY har fra december 2011 fået ny og udvidet ledelse. Ledelsen bliver understøttet dels med ledelsescoaching og sparring, dels med støtte til planlægning mv.

 

2. Indsættelse af en myndigheds-task force

Socialforvaltningen vil i april 2012 oprette en myndigheds-task force. Task forcen kan indsættes på myndighedsområdet, hvor der er behov for at understøtte kvaliteten i sagsbehandlingen.

Task forcens hovedopgave bliver indtil videre at bidrage til højere kvalitet i sagsbehandlingen på området for børn med handicap. Task forcen vil således bidrage til at nedbringe sagsbehandlingstiden, og derefter bidrage til gennemgangen af løbende sager.

Task forcen placeres indtil videre på Handicapcenter København for at være i nærheden af den daglige drift på området for børn med handicap. Task forcen får en stærk driftsledelse og faglig ledelse, der rekrutteres internt i Socialforvaltningen. De første sagsbehandlere til task forcen rekrutteres internt i Socialforvaltningen. Når task forcen er velfungerende, rekrutteres yderligere sagsbehandlere eksternt. Taskforcen forventes at komme til at blive bemandet med ca. 20 medarbejdere, når den fulde bemanding nås frem mod sommeren. Task forcen forventes i første omgang at virke frem til midten af 2013.

 

3.  Gennemgang af løbende sager og korrekt statsrefusion

Socialforvaltningen er ved at gennemgå alle løbende sager på området for at sikre et korrekt grundlag for de løbende bevillinger. Gennemgangen sker som en del af den løbende årlige opfølgning i den enkelte sag. Gennemgangen er som følge af udfordringerne i HKY forsinket og forventes først afsluttet i midten af 2013.

Fejl i de tidligere afgørelser i de gennemgåede sager medfører, at der skal ske berigtigelse af den modtagne statsrefusion for tidligere år og korrektion af hjemtagelsen af statsrefusion i 2012. Normalt fastsættes berigtigelsen/korrektionen for den enkelte sag i forbindelse med gennemgangen af sagen. Men fastsættelsen kan også ske ’skønsmæssigt’ for alle sager, hvis man kan fastlægge det gennemsnitlige fejlniveau. Det er fx tilfældet for 2008 og 2009, hvor der er hensat 35,8 mio. kr. til en forventet skønsmæssig berigtigelse.

Socialforvaltningen foreslår, at der også for 2010-2012 og første halvår 2013 sker en skønsmæssig berigtigelse/korrektion af statsrefusion på området (merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre med børn med handicap). Fastsættelse af en skønsmæssig berigtigelse vil dels medføre afklaring af den økonomiske usikkerhed for kommunen ved gennemgangen, dels lette gennemgangen ved mindre ressourceforbrug til afklaring af bagudrettet berigtigelse i den enkelte sag. Med andre ord vil gennemgangen dermed alene kunne fokuseres på at sikre borgerne en korrekt afgørelse om de fremadrettede ydelser.

Socialforvaltningen vil i samarbejde med Deloitte udarbejde en konkret model for en sådan skønsmæssig berigtigelse.

Gennemførelse af handleplanen forudsætter, jf. ovenfor, opnormering af HKY samt etablering af en myndigheds-task force. Finansieringsbehovet er vist i tabel 1 nedenfor.

Tabel 1. Finansieringsbehov i forbindelse med handleplan for børn med handicap (merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste)

	2012	2013
Opnormering af HKY	2,1	4,0
Myndigheds-task force	8,8	6,9
I alt	10,9	10,9

 

Socialforvaltningen vil i forbindelse med april-prognosen fremlægge forslag til omprioritering af de nødvendige midler inden for handicapområdet.

Fastsættelse af en skønsmæssig berigtigelse vil medføre behov for en reservation hertil inden for det efterspørgselsstyrede område (uden for servicerammen). Den skønsmæssige berigtigelse vil som udgangspunkt udgøre det samme som berigtigelse/korrektion i de enkelte sager.

Forsinkelsen af gennemgangen af løbende sager kan i mindre omfang medføre øgede udgifter for kommunen på det efterspørgselsstyrede område, da nogle borgere muligvis vil modtage en ydelse – som bliver reduceret eller frakendt i forbindelse med gennemgangen – i lidt længere tid, end de ellers ville have gjort.

 

Socialudvalget vil i forbindelse med april-prognosen få fremlagt forslag til finansiering af handleplanen.

Socialudvalget vil modtage status for handleplanen i forbindelse med den samlede handleplan for bedre økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen.

 

                                               Anette Laigaard                              

                                                                                         /  Morten Boje

Myndighedschef Vibeke Ries samt chefkonsulent morten Boje overværede punktets behandling

 

Indstillingen blev godkendt