Proces i forbindelse med udsendelse af materiale med personfølsomme oplysninger

Socialudvalget skal beslutte, at den nuværende procedure for håndtering af materiale med fortrolige oplysninger opretholdes, samt at Socialforvaltningen fremover alene udsender svar på politikerspørgsmål i elektronisk form.

Socialforvaltningen indstiller, at Socialudvalget godkender,
1. At den nuværende procedure for behandling af fortrolige oplysninger efter forvaltningslovens § 27 (bilag 1) opretholdes jf. løsningsafsnittet.
2. At svar på politikerspørgsmål fremover alene udsendes i elektronisk form.

På Socialudvalgets møde 29. februar, indstillede Socialforvaltningen til Socialudvalget, at der blev strammet op på de procedurer, der knytter sig til behandlingen af fortrolige oplysninger. Baggrunden herfor var flere tilfælde af læk af fortrolige oplysninger, som blandt andet var tilgået Socialudvalgets medlemmer. Socialudvalget udskød på deres møde 29. februar 2012 behandlingen af sagen "ny procedure for håndtering af materiale med fortrolige oplysninger". Samtidig blev Socialforvaltningen pålagt at vende tilbage med fornyet indstilling på baggrund af udvalgets efterfølgende drøftelser. Af disse fremgik det, at flere af udvalgets medlemmer var skeptiske overfor, om en stramning af proceduren for behandling af fortrolige oplysninger, efter forvaltningslovens § 27, ville besværliggøre deres arbejde som politikere.
Socialforvaltningen har på denne baggrund valgt at fremlægge indstilling om videreførsel af den eksisterende procedure for behandling af fortroligt materiale.     

Materiale kan være fortroligt i sin helhed eller blot indeholde enkelte fortrolige oplysninger. 

Hvis materialet er fortroligt i sin helhed, vil dette stå i teksten eller materialet vil være stemplet med fortrolighedsstempel. Det vil desuden fremgå enten af tekst i materialet eller af vedlagt fortrolighedsforklæde, hvilke regler der begrunder fortroligheden.

Hvis materialet kun er delvis fortroligt, vil Socialforvaltningen med farvemarkering angive, hvad der helt præcist er en fortrolig oplysning. Der vil desuden blive vedlagt fortrolighedsforklæde, der begrunder fortroligheden. 

Socialforvaltningen vil altid i videst mulig omfang bestræbe sig på at udarbejde materialet, så dette ikke indeholder fortrolige oplysninger. I forhold til indstillinger vil forvaltningen søge at samle eventuelle fortrolige oplysninger i et bilag, så alene bilaget holdes fortroligt. 

Det vil altid være muligt for det enkelte udvalgsmedlem helt at frabede sig at modtage både al fortroligt materiale efter forvaltningslovens § 27 og/eller materiale med fortrolige personfølsomme oplysninger efter forvaltningslovens § 27 stk. 1, nr 6.

Hvis indstillingen godkendes vil forvaltningen arbejde videre med den nuværende procedure for håndtering af fortrolige oplysninger og desuden kun fremsende svar på politikerspørgsmål i elektronisk form. 

                                                    Anette Laigaard/

                                                                                                          Nanna Møller

Indstillingen blev godkendt