Indstilling vedrørende resultaterne af undersøgelse af samarbejdskulturen og stikprøveundersøgelse af registreringer i BUS-systemet

Dette er en orientering om resultaterne fra undersøgelsen af samarbejdsanalysen i Børnefamiliecenter København og stikprøveundersøgelsen af registreringer i kommunens it-registreringssystem for børne- og ungesager (BUS).

Socialforvaltningen indstiller:

1. At orienteringen om resultaterne fra samarbejdsanalysen og stikprøveundersøgelsen af registreringer i BUS-systemet tages til efterretning.

I december 2011 blev der i dagbladet Politiken rejst kritik af dokumentationen i forbindelse med sagsbehandlingen på Børnefamiliecenter København.

 

Forvaltningen tog kritikken alvorligt, og det blev besluttet at udarbejde en undersøgelse, der skulle afdække om der var hold i kritikken.

 

Undersøgelsen har dels bestået i en stikprøveundersøgelse af 200 registreringer, hvor det er vurderet, om der er foretaget sagsbehandlingsskridt i forbindelse med den senest registrerede opfølgning i BUS-systemet (bilag 1), dels en undersøgelse af samarbejdskulturen i Børnefamiliecenter København (omtales efterfølgende som samarbejdsanalysen) (bilag 2). Undersøgelsen afdækker om der er en god samarbejdskultur i Børnefamiliecenter København præget af tillid. Sidstnævnte undersøgelse er udarbejdet i samarbejde med Dansk Socialrådgiverforening.

 

Resultaterne af de to undersøgelser foreligger nu og undersøgelserne er afsættet til at vurdere, om der er grund til yderligere tiltag for at sikre korrekte registreringer af opfølgninger i sagsarbejdet.

 

Udover undersøgelsen blev det igangværende arbejde med  ”Vejledning til godt myndighedsarbejde i BFCK” som blev igangsat i oktober 2011, fremskyndet. Vejledningen minimerer uklarheder i sagsarbejdet og er nu  udarbejdet og implementeret i Børnefamiliecenter København.

Samarbejdsanalysen

Samarbejdsanalysen konkluderer, at samarbejdskulturen i Børnefamiliecenter København er tilfredsstillende.

 

På en skala fra et til seks placerer den gennemsnitlige score for alle de temaer, der er gennemgået, og alle respondenter, sig på 4,7. Medarbejdere oplever overordnet, at samarbejdet og dialogen er velfungerende, og at Københavns Kommunes værdigrundlag efterleves i dagligdagen. Kollegaskabet vurderes meget tilfredsstillende med en score på 5,1.

 

Undersøgelsen peger på to generelle udfordringer: Nærmeste leders tilgængelighed og inddragelse i udviklingen af nye tiltag. Disse to temaer scorer samlet set henholdsvis 3,8 og 3,9, og der er dermed behov for forbedringer. Den manglende tilgængelighed skyldes, at afdelingslederne er bundet op af mange møder og opgaver. For grupper med mange nye og uerfarne medarbejdere betyder det, at det kan være vanskeligt løbende at få den nødvendige faglige sparring. Manglende inddragelse i udviklingen af nye tiltag skaber frustrationer, forskellige fortolkningsmuligheder og forskellig praksis. Der er behov for tydelig kommunikation og en veltilrettelagt implementeringsproces, hvis medarbejderne skal tage nye tiltag til sig og benytte dem på en meningsfuld måde. 

Stikprøveundersøgelsen

Indledningsvis skal det bemærkes, at stikprøveundersøgelsen undersøger registreringen i sager, hvor der er iværksat foranstaltninger for det enkelte barn. Det vil sige, at der er professionelle der støtter op om barnet og familien. Det kan for eksempel være i form af familiebehandling, kontaktperson, anbringelse eller lignende.

Resultaterne fra stikprøveundersøgelsen fordeler sig i tre kategorier:
Kategori 1 er registreringer, hvor de sagsbehandlingsskridt, der ligger til grund for opfølgningen, er foretaget forud for det tidspunkt, hvor opfølgningen er registreret i BUS-systemet. 76 % af registreringerne befinder sig i denne kategori.
Kategori 2 er registreringer, hvor de sagsbehandlingsskridt, der ligger til grund for opfølgningen, er foretaget helt eller delvist efter det tidspunkt, hvor opfølgningen er registreret i BUS-systemet. 13 % af de gennemgåede registreringer ligger i kategori 2.

Kategori 3 er registreringer, hvor der ikke er foretaget sagsbehandlingsskridt i forbindelse med, at der er registreret en opfølgning i BUS-systemet. Disse registreringer udgør 11 % af de gennemgåede registreringer.

 

Det er forvaltningens vurdering, at registreringerne i kategori 1 er registreret korrekt i BUS-systemet set i forhold til, hvornår opfølgningen er udarbejdet i sagen.

Det er forvaltningens vurdering, at registreringerne i kategori 2 er registreret i forbindelse med at opfølgningsarbejdet er indledt, mens opfølgningen først er udarbejdet efter registreringstidspunktet. Forvaltningen vurderer, at uoverensstemmelsen mellem, hvornår opfølgningen er udarbejdet, og registreringen i BUS-systemet kan skyldes, at der ikke tidligere har været klare retningslinjer for, hvornår en opfølgning er foretaget og dermed skal registreres i BUS-systemet.

For registreringerne i kategori 3 er det forvaltningens vurdering, at der er registreret en opfølgning i BUS-systemet, som ikke ses at være foretaget, idet en gennemgang af sagen har vist, at den registrerede opfølgning ikke er dokumenteret i sagen.

 

Sagerne i kategori 3 fordeler sig på få medarbejdere. For at få afklaret og rettet op på årsagerne til fejlregistreringerne i disse sager, følger Børnefamiliecenter København op med individuelle samtaler og evt. kompetenceudvikling, ligesom der bliver taget hånd om udeståender i sagsbehandlingen.

 

I lyset af det relativt lave antal medarbejdere, fejlene er fordelt på, samt spredningen i forhold til de otte lokale enheder i Børnefamiliecenter København og samarbejdsundersøgelsens konklusion om et tilfredsstillende samarbejdsklima, er der efter forvaltningens vurdering ikke belæg for at antage, at der i Børnefamiliecenter København hersker en registreringspraksis, der er udtryk for systematisk tilsigtet snyd.

 

Udfordringen omkring ledernes tilgængelighed og inddragelse i udviklingen af nye tiltag, der er beskrevet ovenfor, kan imidlertid åbne for misforståelser og fejltolkninger. Det er forvaltningens forventning, at den nye vejledning samt tiltag til forbedring af dialogen, der er beskrevet nedenfor, vil imødegå disse misforståelser og understøtte en bedre registreringspraksis.  

 

Som nævnt ovenfor er der nu en vejledning sagsbehandlerne kan støtte sig til i sagsarbejdet og desuden vil BFCK sætte gang i følgende initiativer for at fastholde høj kvalitet i sagsarbejdet:   

1. Styrkelse af dialogen om godt myndighedsarbejde på tværs af enhederne

2. Ledelsesmæssige tiltag til at sikre bedre strukturering af sagsbehandlernes tidsforbrug af forskellige sagstyper i relation til den samlede arbejdsmængde

3. Tættere ledelsesmæssig tilgængelighed og dialog med sagsbehandlerne om prioritering, støtte og tilrettelæggelse af arbejdsgange

4. Støtte til de enkelte enheder i forbindelse med facilitering af udviklingstiltag, der kan understøtte arbejdet med korrekt it- registrering og opfølgning

5. Implementering af et nyt IT system (CSC Social) til afløsning af BUS, der vil tydeliggøre og forenkle sagsarbejdet, herunder bl.a. i forhold til opfølgninger.

6. Opfølgning i forhold til de iværksatte initiativer ovenfor, herunder gennemførelse af en ny mindre stikprøvekontrol med henblik på at undersøge om initiativerne er effektive og tilstrækkelige i forhold til at sikre en korrekt registrering og opfølgning i sagerne.

Der afholdelse møde d. 13 marts 2012, hvor afdelingsMED bliver orienteret om resultaterne af samarbejdsanalysen og stikprøveundersøgelsen. Herudover bliver medarbejderne i Børnefamiliecenter København orienteret om resultaterne af deres nærmeste leder.

Der er ingen økonomiske konsekvenser af indstillingen.

Socialforvaltningen er blevet kontaktet af Ombudsmanden og Borgerrådgiveren, der har bedt om at blive underrettet om de tiltag og undersøgelser, som kommunen har iværksat i forhold til at sikre korrekt registrering af sagsarbejdet. Forvaltningen vil sende de to udarbejdede undersøgelser (bilag 1 og 2), indeværende indstilling samt Vejledning om godt myndighedsarbejde” til Ombudsmanden og Borgerrådgiveren som besvarelse på deres henvendelse.   

    
                        Anette Laigaard 
                                                    / Ane Kristine Christensen

Kontorchef Ane K Christensen overværede punktets behandling

 

Indstillingen blev godkendt