Evaluering af betjeningen af Socialudvalget 2017

Socialforvaltningen har gennemført en tilfredshedsundersøgelse blandt Socialudvalgets medlemmer om Socialforvaltningens betjening af udvalget. Socialudvalget skal nu drøfte undersøgelsens resultater.

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller,

1. at Socialudvalget drøfter undersøgelsens resultater, herunder forslag og ønsker til den fremadrettede udvalgsbetjening.

Problemstilling

Socialforvaltningen evaluerede i august 2017 den udvalgsbetjening, Socialforvaltningen yder overfor Socialudvalget. Formålet med undersøgelsen er at give Socialudvalget de bedst mulige arbejdsbetingelser.

Undersøgelsen bestod af et spørgeskema med 30 spørgsmål fordelt på følgende 5 temaer: 

1. Afvikling af udvalgsmøder

2. Indstillinger

3. Betjening fra direktion, sekretariatets medarbejdere og forvaltningens øvrige medarbejdere

4. Kommunikation og presse

5. Hvad ønskes der mere/mindre af?

Det enkelte udvalgsmedlem fik også mulighed for at kommentere mere uddybende og konkret på, hvilke ønsker der var til den betjening, udvalget modtager.

Af udvalgets 11 medlemmer har 6 medlemmer besvaret spørgeskemaet. Udvalgets formand har, som øverste administrative chef for forvaltningen, ikke deltaget i undersøgelsen. Undersøgelsen er anonym.

Løsning

Socialforvaltningen har på baggrund af udvalgsmedlemmernes svar lavet en rapport (bilag 1), der viser resultaterne af undersøgelsen.

Undersøgelsen viser, at udvalgsmedlemmerne samlet set er tilfredse med Socialforvaltningens betjening af udvalget. Der er dog også forslag til forbedringer på nogle områder.  

Socialforvaltningen foreslår, at drøftelsen på udvalgsmødet især bruges til at komme med konkrete forslag til forbedringer af udvalgsbetjeningen. Forvaltningen vil nedskrive forslag og bemærkninger med henblik på at give det nuværende og kommende Socialudvalg den bedst mulige betjening.  

Resultatet af undersøgelsen beskrives i det følgende med fokus på områder, hvor der ikke er fuldt ud tilfredshed.

1. Afvikling af møderne

Generelt set er udvalgsmedlemmerne tilfredse med afviklingen af udvalgsmøderne og embedsmandsdeltagelsen på møderne.

Et udvalgsmedlem har svaret "både og", og et udvalgsmedlem har svaret "utilfreds" til spørgsmålet om tilfredshed med eksterne personers foretræde.

2. Indstillinger

Undersøgelsen viser, at tre udvalgsmedlemmer har et ønske om mere information, og at ingen udvalgsmedlemmer ønsker mindre information.

Medlemmerne er generelt tilfredse med den sproglige formidling. To udvalgsmedlemmer finder dog, at læsevenligheden kunne være bedre.

Udvalgsmedlemmerne føler generelt, at indstillingerne klæder dem på til at træffe en beslutning.

Der er i forhold til indstillingerne et ønske om:

• Hellere for mange end for få bilag til sagerne
• De talrige meddelelser må gerne prioriteres og/eller sættes i kontekst ud fra forvaltningens bedste evne
• Gerne fokus på så letlæselige og ikke-indforståede indstillinger som muligt, så interesserede borgere nemmere kan læse med
• Flere alternativer samt vurdering af konsekvens af alternativer

3. Betjening fra direktion og medarbejdere på Rådhuset

Undersøgelsen viser, at udvalgsmedlemmerne er tilfredse med den rådgivning og betjening, der modtages af direktionen, sekretariatet og forvaltningens øvrige medarbejdere.

Enkelte udvalgsmedlemmer har dog svaret ”både og” vedrørende tilfredshed med betjeningen fra sekretariatet på møderne og uden for møderne samt betjeningen fra forvaltningens øvrige medarbejdere uden for møderne og besvarelserne på politikerspørgsmål.

4. Kommunikation og presse

Udvalgsmedlemmerne er generelt tilfredse eller blandet tilfredse med kommunikation og presse. Et udvalgsmedlem har angivet utilfredshed og fire udvalgsmedlemmer har angivet ”både og” til tilfredshed med pressedækningen af udvalgets drøftelser og beslutninger.  

I forhold til kommunikation og presse var der et ønske om:

• Hvis muligt, så forsøg at sætte enkeltsagerne ind i en større sammenhæng

5. Hvad ønskes der mere/mindre af?

I forhold til hvad udvalget gerne vil have mere af, var der et ønske om:

• Flere inspirationsoplæg udefra

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

På baggrund af undersøgelsen og udvalgets drøftelser vil forvaltningen efterfølgende implementere de ønskede forbedringer og/eller ændringer i praksis for udvalgsbetjeningen.

Undersøgelsen er tredje og sidste evaluering af udvalgsbetjeningen af det nuværende Socialudvalg.

 

Nina Eg Hansen/

                                                Marie Kruse

Kontorchef Marie Kruse deltog under punktets behandling.

Indstillingen blev drøftet, og udvalget bakkede op om forvaltningens ændringsforslag vedrørende meddelelsespunktet.