Ændring af iværksættelsen af mobilt journalsystem
Indstilling
Socialforvaltningen indstiller, at Socialudvalget godkender
- at mobilityprojektet – en planlagt mobil overbygning af fagsystemet for medarbejdere i botilbud og institutioner udskydes til realisering ifm. nyt udbud af fagsystem,
- at der tilbageføres servicemidler svarende til 4 mio. kr. i 2017 samt 6,25 mio. kr. i 2018 og 2019 til borgercentrene fra ikke afholdte driftsudgifter i mobilityprojektet,
- at der igangsættes et begrænset pilotprojekt med mobil journalisering af medicinordinationer finansieret af drifts- og anlægsmidler fra mobilityprojektet, og
- at uforbrugte anlægsmidler svarende til 20,7 mio. kr. i projektet reserveres til en efterfølgende realisering af mobilityprojektet ifm. nyt udbud af fagsystem.
Problemstilling
Socialudvalget godkendte den 2. december 2015, dagsordenens punkt 2, en business case til ”puljen for smarte investeringer i velfærden” om indførelse af en mobil overbygning til forvaltningens fagsystem (CSC). Formålet var at give forvaltningens medarbejdere i botilbud og institutioner en mobil systemunderstøttelse, hvor de fik mulighed for at indtaste oplysninger i borgerens journal under besøg i borgerens bolig og lignende. Medarbejderen skulle således ikke bruge tid på at tage tilbage til institutionens eller bostedets pc og logge på for at dokumentere deres arbejde. Ordningen ville også give mulighed for en styrkelse af kvaliteten i dokumentationen.
Efter gentagne forsinkede leverancer og manglende kvalitet i de leverede leverancer fra leverandøren af den mobile platform er det forvaltningens vurdering, at projektet ikke kan realiseres på tilfredsstillende vis i relation til det nuværende fagsystem (CSC Social).
Baggrund om ”Smarte investeringer i velfærden”
For at understøtte effektiviseringsstrategien er der i kommunens budget for 2016 og for 2017 afsat investeringspuljer på 450 mio. kr. hvert af de to år, dvs. i alt 900 mio. kr. Det er besluttet, at der afsættes tilsvarende beløb i de kommende års budgetter.
Investeringspuljerne skal sikre, at den nødvendige omstilling i kommunen sker på baggrund af intelligente effektiviseringer frem for simple besparelser. For at modtage midler fra investeringspuljerne skal forvaltningernes business cases have en tæt kobling mellem investeringstiltag og effektivisering og en tilbagebetalingstid på max 6 år. Effektiviseringer som følge af forslag i regi af strategien for smarte investeringer i velfærden indgår til at indfri de fastsatte effektiviseringsmål.
Løsning
Socialforvaltningen foreslår derfor, at mobilityprojektet udskydes til en efterfølgende realisering i forbindelse med nyt udbud af fagsystemet. Udbuddet forventes gennemført i starten af 2019. I mellemtiden anbefaler forvaltningen, at forvaltningen afprøver et begrænset pilotprojekt med journalisering af den del af dokumentationen, som vedrører medicinordination for at skabe erfaringer med mobile journalsystemer til brug for det kommende udbud. Journalisering af medicin kan med denne pilotafprøvning afprøves i borgerens hjem. Pilotprojektet kan iværksættes i indeværende år med deltagelse af ca. 50 medarbejdere. Pilotprojektet foreslås finansieret af drifts- og anlægsmidler i projektet. Ligeledes anbefaler forvaltningen, at de reserverede anlægsmidler til mobilityprojektet reserveres til at realisere projektet i forbindelse med udbuddet af forvaltningens fagsystem.
Konsekvenser af udskydelsen: Business casen forventes først at kunne realiseres fra 2020 og udskydelsen betyder derfor generelle reduktioner på de enkelte budgetområder svarende til 6,9 mio. kr. i 2017 og 5,95 mio. kr. i 2018 og 2019. Udskydelsen af projektet betyder ikke manglende understøttelse i det daglige arbejde med borgeren, men at den fleksibilitet der følger med en mere mobil understøttelse ikke kan realiseres før i 2020.
Økonomi
Projektets oprindelige effektiviseringskrav var på 10,9 mio. kr. i 2017, stigende til 12,2 mio. kr. varigt fra 2018. Effektiviseringen er fordelt på udvalgte målgrupper og udmeldt i budgetterne. Grundet forsinkelse af projektet kan den implementerede effektivisering ikke realiseres i årene 2017-2019.
Socialforvaltningen foreslår, at der tilbageføres 4 mio. kr. i 2017 samt 6,25 mio. kr. i 2018 og 2019 til de berørte enheder. Midlerne var oprindeligt afsat til drift af projektet, men da projektet er forsinket, er der ikke behov for midlerne i årene 2017-2019. Den resterende del af effektiviseringskravet vil blive fundet ved generelle reduktioner på de enkelte budgetområder svarende til 6,9 mio. kr. i 2017 og 5,9 mio. kr. i 2018 og 2019.
Derudover foreslås der indenfor projektets ramme afsat 0,75 mio. kr. til pilotprojektet omkring mobil journalisering af medicinordinationer.
Det foreslås ligeledes, at de uforbrugte anlægsmidler svarende til 20,7 mio. kr. i projektet reserveres til en efterfølgende realisering af mobilityprojektet ifm. nyt udbud af fagsystem. Midlerne vil fremgå af anlægsperiodiseringerne.
De bevillingsmæssige konsekvenser fremgår af tabel 1 og indarbejdes i næste sag om bevillingsmæssige ændringer med henblik på at fordele budgettet i overensstemmelse med beslutningerne.
Tabel 1: Bevillingsmæssige konsekvenser
|
Område |
Beløb i 1.000 kr. (2017 p/l) |
|||
|
2017 |
2018 |
2019 |
2020 |
|
|
Mobilityprojektet |
-4.775 |
-7.000 |
-7.000 |
-7.000 |
|
Børnefamilier med særlige behov |
997 |
1.548 |
1.548 |
0 |
|
Borgere med sindslidelse |
1.292 |
2.007 |
2.007 |
0 |
|
Udsatte Voksne |
222 |
344 |
344 |
0 |
|
Borgere med Handicap, demografireguleret |
1.514 |
2.351 |
2.351 |
0 |
|
Pilotprojekt med mobil journalisering af medicinordinationer |
750 |
750 |
750 |
|
|
Drift af ny mobility løsning. |
|
|
|
7.000 |
|
I alt |
0 |
0 |
0 |
0 |
Fra 2020 forventes det, at de varige driftsmidler (7 mio. kr.) benyttes til drift af ny mobility løsning.
Nina Eg Hansen
/ Mikkel Boje
Beslutning
Borgercenterchef Lasse Falck Steenland deltog under punktets behandling.
Indstillingens 4 at-punkter blev godkendt.