Udbud i relation til driftsoverenskomster, samarbejdsaftaler og tilskud

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller,

1. At Socialudvalget tager Socialforvaltningens handleplan for at bringe driftsoverenskomster og samarbejdsaftaler, jf. bilag 1, i overensstemmelse med udbudsreglerne til efterretning.

Problemstilling

Socialforvaltningen orienterede på udvalgsmødet den 21. juni 2017 om, at der var iværksat en gennemgang af Socialforvaltningens driftsoverenskomster og samarbejdsaftaler.

Målet for gennemgangen var at identificere de aftaler, der er problematiske i forhold til efterlevelse af udbudsreglerne, og de mulige juridiske løsninger, herunder at vurdere behovet for genforhandling af aftaler.

I forbindelse med orienteringen blev det oplyst, at Socialudvalget senest i forbindelse med udvalgsmødet i september ville modtage en handleplan for at bringe evt. aftaler, der ikke opfylder udbudslovens regler, i overensstemmelse med de gældende regler.

Lovgrundlaget

Efter udbudslovens ikrafttræden den 1. januar 2016 er sociale tjenesteydelser omfattet af udbudspligt. Udbudspligten kan løftes under det såkaldte light-regime, hvor tærskelværdien for, om opgaven skal i udbud, er 5,6 mio. kr. Ved tidsbegrænsede aftaler af mindre end 4 års varighed er det den samlede udgift, der lægges til grund ved beregningen – er aftalen ikke tidsbegrænset, eller har den en varighed på mere end 4 år, er det den månedlige udgift gange 48, der lægges til grund.

Ved køb af ydelser og foranstaltninger til individuelle socialt udsatte borgere vil det være muligt at anvende ”udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse”, hvilket i praksis betyder, at ordregiver køber ydelsen hos den bedst egnede leverandør uden egentlig konkurrenceudsættelse.

Der er ikke udbudspligt, hvis opgaven løses ’in-house’. Det vil sige, at opgaven løses af kommunen selv eller af en juridisk selvstændig person, som kommunen kontrollerer på en måde, der svarer til den kontrol, kommunen fører med egne organisatoriske enheder. In-housereglen fremgår af Udbudslovens § 12. Driftsoverenskomster er aftaler, hvor kommunen har en stor kontrol over institutionen og opfylder kravene til at anvende in-housereglen. Samarbejdsaftaler er aftaler af mere traditionel karakter, hvor kommunen køber ydelser uden kontrol over institutionen som sådan, og er derimod ikke omfattet af in-housereglen.

Tilskud, hvor kommunen giver penge uden en konkret modydelse, er ikke omfattet af udbudsreglerne, da der ikke er tale om en gensidigt bebyrdende aftale. Grænserne mellem gensidigt bebyrdende aftaler og tilskud er ikke fuldstændig klare, men et eksempel på tilskud er Fonden Settlementet på Vesterbro, som modtager en grundbevilling, som er øremærket, men ikke forpligter Settlementet til at yde noget konkret til Københavns Kommune, ligesom der ikke er nogen aftaleretlig regulering (misligholdelsesbestemmelser mv.).

Selv om udbudsloven ikke direkte pålægger kommunen at opsige eksisterende aftaler, der er i strid med de nye regler, vil kommunen være forpligtet til at have fokus på forholdet og inden for rimelig tid sikre, at kommunens aftaler overholder reglerne.

Løsning

Gennemgangen har vist følgende:

Driftsoverenskomster

Socialforvaltningen har i alt 28 driftsoverenskomster. Udbudsretligt vurderes det, at forvaltningens eksisterende driftsoverenskomster opfylder kravene i Udbudslovens § 12 og derfor kan omfattes af inhouse-reglen, hvorfor der ikke er krav om at bringe dem i udbud.

Samarbejdsaftaler

23 aftaler ligger under tærskelværdien og er derfor ikke udbudspligtige.

Der er dog også 10 aftaler, der overstiger tærskelværdien, og som derfor som udgangspunkt er udbudspligtige. Disse aftaler skal bringes i overensstemmelse med udbudsreglerne enten ved udbud eller ved indgåelse af driftsoverenskomst med institutionen, som overholder reglerne i Udbudslovens § 12. Se nærmere gennemgangen af driftsoverenskomster, samarbejdsaftaler og tilskud i bilag 1.

Socialforvaltningens handleplan

For hvert enkelt tilbud skal det vurderes, om det er muligt og hensigtsmæssigt at indgå driftsoverenskomst. Ellers skal opgaven bringes i udbud. Udbuddene gennemføres løbende. Da ydelserne ikke tidligere har været udbudt, må det forventes, at opgaven, særligt med at specificere den efterspurgte ydelse, vil være betydelig, hvorfor tilpasningen vil ske over en periode.

Socialforvaltningen arbejder ud fra den i bilag 1 angivne tentative tidsplan.

Planen er udarbejdet ud fra en forudsætning om, at et udbud tager tre måneder at forberede og yderligere tre måneder at gennemføre. I tilfælde af leverandørskift er der indlagt en transitionsperiode fra tildeling af kontrakt til overtagelse af ansvaret for opgaven, så den eksisterende leverandør kan afvikle sin forretning med SOF, og den nye leverandør kan mande op og etablere sig. Transitionsperioden kan f.eks. være 6-7 måneder.

De omfattede tilbud er orienteret om den forventede proces og tidsplan.

Økonomi

Gennemførelse af udbud og indgåelse af aftaler forventes at kunne afholdes inden for Socialforvaltningens egen ramme.

Nina Eg Hansen/

                                   Lone Berner Wolff