Socialudvalget skal evaluere og drøfte udvalget budgetproces i forbindelse med Budget 2019. Budgetprocessen er netop afsluttet med 2. behandlingen på udvalgets møde d. 25. april. Derudover skal udvalget evaluere og drøfte udvalgsarbejdet det første halve år.

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller,

1. at Socialudvalget evaluerer og drøfter den afsluttede budgetproces med henblik på at     opsamle erfaringer til brug for de kommende budgetprocesser. 

2. at Socialudvalget evaluerer og drøfter udvalgsarbejdet det første halve år i Socialudvalget.

3. at Socialudvalget godkender planen for evaluering af udvalgsbetjeningen.

Problemstilling

Generelt har arbejdet i Socialudvalget det første halve år båret præg af en række udvalgsmøder med mange omfattende sager. Det har medført, at der på flere udvalgsmøder har været en presset dagsorden.

Samtidig har der i Socialudvalgets første halve år været en del fællesmøder med andre udvalg, møder med råd og paneler, samt møder med brugerorganisationer.

Socialforvaltningen ønsker udvalgsmedlemmernes tilbagemelding på, om der er behov for at ændre tilrettelæggelsen af møder mv., så Socialudvalget har de bedste mulige arbejdsvilkår og en passende arbejdsbyrde.

Budgetprocessen for Socialudvalgets budgetbidrag til budget 2019 er netop afsluttet med Socialudvalgets 2. behandling d. 25. april.

Løsning

1. Budgetproces

Socialforvaltningen lægger op til, at Socialudvalget evaluerer og drøfter udvalgets budgetproces, herunder om processen skal tilpasses frem mod næste år, samt om udvalget ønsker en tidligere inddragelse af brugerorganisationer og HovedMED.

Socialforvaltningens arbejde med budgetprocessen starter tidligere end Socialudvalgets budgetproces, og inddrager brugerorganisationer og HovedMED allerede i planlægningsfasen.

Socialforvaltningen lægger med indstillingen op til, at udvalget drøfter:

• Hvordan udvalget ønsker opbygning af budgetprocessen næste år, herunder om udvalget på samme måde ønsker forslag med større økonomisk potentiale?
• Om udvalget ønsker tidligere inddragelse af brugerorganisationer og HovedMED?
• Om udvalget ønsker mere tid til inddragelse af brugerorganisationer og HovedMED?

Socialforvaltningen vil på baggrund af udvalgets evaluering og drøftelse af budgetprocessen samt på baggrund af input fra brugerorganisationer og HovedMED forelægge udvalget et forslag til budgetprocessen for 2020 i efteråret 2018.

2. Udvalgsarbejdet

Socialforvaltningen lægger op til, at udvalget evaluerer og drøfter udvalgsarbejdet i det første halve år, herunder løsninger der kan medføre bedre arbejdsvilkår og en mere passende arbejdsbyrde for udvalgsmedlemmerne.

Socialforvaltningen lægger med indstillingen op til, at udvalget drøfter:

• Om udvalget ønsker flere B-sager for at få mere tid til A-sager
• Om udvalget ønsker flere møder
• Om udvalget ønsker flere temadrøftelser placeret i efteråret
• Om udvalget ønsker færre orienteringer
• Om udvalget ønsker udvalgsmøder, der ikke afholdes på Rådhuset

A- eller B-sager

B-sager godkendes sammen med dagsordenen ved udvalgsmødets begyndelse. Ved at flere sager sættes på dagsordenen som B-sager, vil det give mere plads til drøftelse af A-sager på dagsordenen. Udvalget har altid muligheden for at løfte en B-sag til en A-sag ved udvalgsmødets start.

Flere og/eller længere udvalgsmøder

Hvis der fortsat er mange sager, kan det være en idé at indføre et eller to møder mere om året, eller at forlænge møder med mange dagsordenspunkter med eksempelvis 30 minutter.

Det vil give bedst mening at placere et eller to ekstra møder i foråret, da det typisk er i dette halvår, at der er flest sager på dagsordenen.

Det er dog en udfordring at placere flere møder i foråret, da der falder mange helligdage. Samtidig er der også møder i andre udvalg, der skal tages højde for i planlægningen af møderne.

Ved at rykke fællesmøder eller møder med råd og paneler, som ikke er relevante i forhold til budgetprocessen, kan det dog muligvis give plads til flere møder i foråret.

Placering af temadrøftelser

Temadrøftelserne fylder en del på dagsordenen, men er også vigtige for budgetprocessen, da de giver Socialudvalget en dybdegående forståelse for de enkelte målgruppers udfordringer og behov.

Det kan være en løsning at rykke enkelte temadrøftelser til efteråret, hvor der typisk er færre sager på dagsordenen.

Orienteringer mv.

Udvalget modtager mange orienteringer mv. i fredagsmailen. Det er væsentligt, at udvalgsmedlemmerne er orienteret og løbende informeret. Det kan overvejes om der skal skæres ned på antallet af - eller længden på orienteringer, der sendes til Socialudvalget.

Udvalgsmøder ude af huset

Udvalgsmøder ude af huset bidrager til at give udvalget et større indblik i Socialforvaltningens tilbud, institutioner mv. Lokationen kan f.eks. have tilknytning til et eller flere punkter på dagsordenen.

Typisk vil et udvalgsmøde uden for Rådhuset begyndes med en rundvisning og introduktion til lokationen, hvorefter selve udvalgsmødet vil foregå i et egnet lokale. Rundvisningen får på den måde en rammesættende karakter og bidrager til baggrunden for mødet.

Hvis udvalget ikke har mulighed for at deltage i rundvisningen og derved ikke introduceres til baggrunden, kan placeringen af mødet uden for Rådhuset virke malplaceret. Samtidig skal udvalget være opmærksom på, at placeringen af møder uden for Rådhuset kan medføre logistiske udfordringer.

Socialforvaltningen vil på baggrund af udvalgets evaluering og drøftelse af udvalgsarbejdet tage udvalgets tilbagemeldinger med i den videre udvalgsbetjening.

3. Evaluering af udvalgsbetjeningen

Socialforvaltningen lægger op til, at Socialudvalget godkender nedenstående plan for evaluering af udvalgsbetjeningen.

Midtvejsevaluering - ultimo 2019

Detaljeret skriftlig midtvejsevaluering af udvalgsbetjeningen. Udvalget besvarer et spørgeskema og præsenteres efterfølgende for evalueringens vigtigste resultater.

Afsluttende evaluering - ultimo 2021

Detaljeret skriftlig afsluttende evaluering af udvalgsbetjeningen. Udvalget besvarer et spørgeskema og præsenteres efterfølgende for evalueringens vigtigste resultater.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

På baggrund af drøftelsen vil Socialforvaltningen følge op på eventuelle ønsker til udvikling og/eller ændringer, som udvalget måtte have til kommende års budgetproces og det fremadrettede udvalgsarbejde.  

Forvaltningen vil ultimo 2018 udarbejde en plan for budgetproces 2020, hvori udvalgets ønsker er indarbejdet.

Forvaltningen vil ultimo 2019 og ultimo 2021 gennemføre evalueringer af udvalgsbetjeningen.

 

Nina Eg Hansen

                                    / Anders Johannes Kristensen

Kontorchef Anders Johannes Kristensen deltog under punktets behandling.

Indstillingens 1. og 2. at-punkt blev drøftet, og at indstillingens 3. at-punkt blev godkendt.