Sagstidsmåling 2012

Socialforvaltningen fremlægger resultatet af sagstidsmålingen for 2012 vedrørende overholdelse af sagsbehandlingsfrister samt underretningspligten.

Socialforvaltningen indstiller,

Socialudvalget har senest den 7. december 2011 godkendt en række sagsbehandlingsfrister for behandling af ansøgninger om hjælp, jf. retssikkerhedslovens § 3, stk. 2. Fristerne skal i praksis kunne overholdes i:

-          90 pct. af afgørelserne for samtlige sagstyper under ét 

-          80-90 pct. af afgørelserne for den enkelte sagstype

-          100 pct. af de sager, hvor sagsbehandlingsfristen ikke kan overholdes, skal ansøgeren have skriftligt besked om, hvornår der kan forventes en afgørelse.

Socialforvaltningen har i maj måned 2012 gennemført den årlige måling om overholdelse af sagsbehandlingsfrister og underretningspligten efter retssikkerhedsloven.

 
Socialudvalget orienteres hermed om resultatet af sagstidsmålingen og forvaltningens initiativer, jf. beslutning af 17. maj 2006 (SUD165/2006).

1. Sagsbehandlingstiden

I sagstidsmålingen for maj måned 2012 er 72 pct. af de i alt 3.197 afgørelser truffet inden for de fastsatte sagsbehandlingsfrister. Der er tale om en lille forbedring i forhold til 2011, hvor overholdelsesprocenten var 67 pct.

Afgørelserne fordeler sig på 40 sagstyper. Det drejer sig f.eks. om enkeltydelser, hjælpemidler, ledsageordning til voksne, personlig hjælp og omsorg, personlige tillæg, støtte-kontaktperson, merudgifter til handicappede voksne og børn samt tabt arbejdsfortjeneste til forældre med handicappede børn. 
 

Overholdelsesprocenten for de enkelte sagstyper skal ligge på 80-90 pct. De områder, hvor der er problemer med at overholde sagsbehandlingsfristen, er f.eks. hjælp til rimeligt begrundede enkeltudgifter og sygebehandling, medicin m.v. iht. aktivlovens §§ 81 og 82, personlig tillæg iht. lov om højeste, mellemste, forhøjet almindelig og almindelig førtidspension, personlige hjælpemidler og tekniske hjælpemidler, forbrugsgoder samt boligindretning iht. servicelovens §§ 112, 113, 116, stk. 1. En del af disse områder er omfattet af særlige igangsatte initiativer i Socialforvaltnings handleplan for kvalitet i sagsbehandlingen. For de områder, der ikke er omfattet, er der som følge af sagstidsmålingen udarbejdet særlige handleplaner til nedbringelse af sagsbehandlingsfrister.

Sagstidsmålingen omfatter alle afgørelser, der er truffet i maj måned 2012 (måleperioden), på sagstyper, hvor der er fastsat sagsbehandlingsfrist. Sagstidsmålingen omfatter således også enkeltydelser efter aktivloven, hvor der som led i bunkeafviklingen (jf. handleplanen for kvalitet i sagsbehandlingen) er truffet mange afgørelser i ældre ansøgninger, hvilket har påvirket overholdelsesprocenten ved sagstidsmålingen i negativ retning.

Myndighedscentrene oplever desuden fortsat, at de øgede krav til sagsbehandlingen, herunder blandt andet til indhentelser af dokumentation i sagerne fra tredje parter som læger, tandlæger og hospitaler, er en udfordring i forhold til overholdelse af sagsbehandlingsfristerne, selv om nogle af fristerne er forlænget. Tilsvarende dækker  sagsbehandlingsfristerne også over meget forskelligartede typer af ansøgninger inden for den enkelte sagstype, f.eks. gælder der samme sagsbehandlingsfrist for en ansøgning om et personligt hjælpemiddel i form af et skoindlæg og for et mere kompliceret hjælpemiddel, der skal afprøves på Hjælpemiddelcentret eller hos producenten.

Forvaltningen forventer, at de iværksatte initiativer i handleplan for bedre sagsbehandling, som Socialudvalget godkendte den 6. april 2011, herunder de nye initiativer, bunkeafvikling på bl.a. enkeltydelsesområdet og bedre ledelsesinformationssystemer, vil betyde en forbedret overholdelse af sagsbehandlingsfristerne fremover. Det drejer sig blandt andet om:

Særligt vedr. enkeltydelser, jf. Aktivlovens §§ 81-85a

Ø  Bunkeafvikling – forventes afviklet 1. oktober 2012.

Bunkeafviklingen i forvaltningen har medført, at der i måleperioden er afgjort en del gamle sager, som har påvirket resultatet af den samlede overholdelsesprocent på enkeltydelsesområdet negativt.

Der er ydet en ekstraordinær indsats i Socialcenter København, som har medført, at bunken nu er nedbragt fra 1600 ansøgninger i 2011 til 113 ansøgninger (efter uge 26 2012).

Ø  Nedgang i antallet af indkomne ansøgninger om enkeltydelser

Forvaltningen kan konstatere en nedgang i antallet af indkomne ansøgninger om enkeltydelser i forhold til 2011. Det kan være et resultat af, at der fra forvaltningens side har været stort fokus på at styrke råd og vejledning af borgere og samarbejdspartnere i forhold til reglerne om enkeltydelser samt forventningsafstemning i forhold til, hvad kommunen har mulighed for at hjælpe med. Derved undgås givetvis, at der kommer mange ansøgninger ind som er åbenbart ubegrundede. 

Særligt vedr. merudgifter til handicappede børn og tabt arbejdsfortjeneste til forældre med handicappede børn, jf. Servicelovens §§ 41 og 42

Ø  Handicapcenter København skal pr. 1. august 2012 overholde de politisk vedtagne sagsbehandlingsfrister i nye ansøgninger modtaget efter den 27. april 2012. Det kan i den forbindelse bemærkes, at det fremgår af sagstidsmålingen for maj 2012, at sagsbehandlingsfristen blev overholdt i henholdsvis 100 pct. (§ 41) og 91 pct. (§ 42) af de afgjorte ansøgninger, der var modtaget i 2. kvartal 2012.

Ø  Bunkeafvikling – forventes afviklet 1. oktober 2012.
Ældre ansøgninger med store fristoverskridelser behandles af den nedsatte Task Force. Med denne indsats forventes sagsbehandlingsfristerne fra oktober 2012 overholdt i minimum 80 pct. af sagerne.

Særligt vedr. merudgifter til voksne, jf. Servicelovens § 100

Ø  Bunkeafvikling – forventes afviklet 1. oktober 2012

Ø  Fortsat stort fokus på kvaliteten i sagsbehandlingen.

I bilag 2 fremgår udviklingen i overholdelsesprocenten på enkeltydelser, merudgifter til handicappede voksne og børn samt tabt arbejdsfortjeneste til forældre med handicappede børn for 2. halvår 2012. I bilaget er årsagerne til de måndlige udsving på overholdelsesprocenterne for de nævnte sagstyper også nærmere beskrevet.

Nye initiativer som følge af sagstidsmåling 2012
Forvaltningen har i anledning af resultatet af sagstidsmåling 2012 iværksat en række nye initiativer, jf. pkt. 3 i det vedlagte bilag 1, der skal sikre, at der fremadrettet vil være en yderligere forbedring af overholdelsesprocenterne i 2013. Der vil: 

2. Skriftlig underretning af borgeren ved forsinkelse med sagsbehandlingen
Socialforvaltningen har pligt til at underrette borgeren skriftligt, når sagsbehandlingsfristen ikke kan overholdes, jf. retssikkerhedslovens § 3, stk. 2, 2. pkt.

Nedenfor er vist udviklingen i overholdelsesprocenten for underretningsbreve i perioden 2006-2012:

*) Tallene er fra den opfølgende sagstidsmåling gennemført i september-november 2010, som Socialudvalget blev orienteret om den 8.12.2010

**) Måleresultatet på 47 pct. anses ikke for at være udtryk for den gængse overholdelsesprocent i myndighedscentrene, da bunkeafvikling af gamle sager i Socialcenter København har påvirket det samlede måleresultat negativt. Ses der bort fra Socialcenter København udgør overholdelsesprocenten for skriftlig underretning for de øvrige myndighedscentre og hjemmeplejevisitationen 70 %.

Som det fremgår ovenfor har der i perioden 2006 til 2011 været en stigning i overholdelsesprocenten for underretningsbreve. Fra 2011 til 2012 er denne stigning vendt til et fald fra 78 pct. til 70 pct. (47 %). Faldet i overholdelsesprocenten skyldes bl.a. bunkeafviklingen (særligt i Socialcenter København), implementering af nye it-systemer samt nye arbejdsgange. Forvaltningen vurderer, at de nye initiativer samt et væsentlig styrket ledelsesmæssigt fokus fremadrettet vil sikre en fortsat positiv udvikling i overholdelsesprocenten for skriftlig underretning. Følgende initiativer er iværksat som følge af sagstidsmåling 2012:

Fælles for myndighedscentrene

Ø  Implementeringen af CSC Social Delleverance 2 (2. halvår 2012) vil give bedre mulighed for styring af sagerne og herunder afsendelse af underretningsbreve. Der kan opsættes frister, så der automatisk kommer en advisering et nærmere antal dage før udløbet af sagsbehandlingsfristen i den konkrete sag. Herefter kan der sendes et underretningsbrev til borgeren. En skabelon for underretningsbrevet kan indlægges i brevmodulet i CSC Social til brug herfor og dermed lette sagsgangen.

Socialcenter København

Ø  Der er afsat endnu flere personaleressourcer til at sende underretningsbreve

Ø  Der gennemføres en særlig måling af overholdelsesprocenten for underretningsbreve i september 2012

Ø  Implementering af LEAN vil i voksenenhederne yderligere bidrage til faste procedurer for afsendelse af underretningsbreve.

 
Handicapcenter København

Ø  Yderligere opstramning af nuværende processer, således at funktionen omkring afsendelse af underretningsbreve ligger centraliseret i alle enheder

Ø  Ugentlig ledelsesmæssig opfølgning på afsendelse af underretningsbreve.

 
Rådgivningscenter København

Ø  Der vil blive etableret en intern ledelseskontrol af de lokale enheders opfølgning på afsendelse af underretningsbreve.

Der er ikke iværksat særlige initiativer for Børnefamiliecenter København, da de kun har haft 2 sager i sagstidsmålingen, hvor underretningspligten ikke har været overholdt. Der er heller ikke iværksat nye initiativer i Hjemmeplejevisitationen, da implementeringen af omsorgssystemet har givet bedre muligheder for at sikre afsendelse af underretningsbreve, hvilket har medført en stigning i overholdelsesprocenten fra 2011 til 2012.  

Indstillingen blev godkendt

A havde følgende protokolbemærkning, som B, C, F, O og Ø tilsluttede sig.

” Socialdemokraterne noterer sig, at sagsbehandlingstiderne stadig bliver skredet i al for høj grad. Det rammer nogle af de allersvageste borgere, så vi håber, at socialforvaltningen snart får vendt udviklingen markant”