Status på handleplan for sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen

Socialudvalget har besluttet, at udvalget skal forelægges en månedlig afrapportering i 2012 vedrørende status på implementering af handleplan for sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen.

Socialforvaltningen indstiller,
1.    At Socialudvalget tager status på handleplan for sikker økonomistyring og øget kvalitet i sagsbehandlingen til efterretning.

Ved forvaltningens afrapportering af handleplan i juni 2012 til Socialudvalget og Økonomiudvalget blev vurderingskriterierne ændret i forhold til tidligere afrapporteringer. Den nye vurdering er sket ud fra den oprindelige fastsatte slutdato på handleplanspunkterne og ikke som ved tidligere afrapporteringer ud fra en ny fastsat slutdato. Dette medførte, at der ved status i juni 2012 var 18 punkter markeret med rødt, som kræver særlig opmærksomhed og/eller korrigerende handlinger.

På baggrund af revisionens anbefalinger har Socialforvaltningen nedsat et opfølgningssekretariat og en intern styregruppe i Socialforvaltningen for yderligere at styrke opfølgningen og sikre implementering af handleplanen. Ud af de 18 punkter, der var markeret som røde ved status i juni, er 4 punkter pr. 1. september 2012 helt afsluttede, 7 punkter vurderes at være i god fremdrift og forventes afsluttet indenfor den ajourførte tidsfrister, mens 5 punkter efter forvaltningens vurdering fortsat kræver særlig opmærksomhed.

Ud af i alt 86 punkter i den samlede handleplan er i alt 64 punkter på nuværende tidspunkt helt afsluttede.

Punkter, der kræver særlig opmærksomhed
I det følgende gennemgås de punkter, der fortsat kræver særlig opmærksomhed.

1. Gennemgang af ældre afgørelser (servicelovens §§41 og 42) :

Problemstillingen er, at der fortløbende udbetales ydelser efter §41 (merudgifter) og §42 (tabt arbejdsfortjeneste) vedr. børn med handicap på baggrund af ældre bevillinger. For at sikre, at der hjemtages korrekt statsrefusion, og borgerne modtager de rette ydelser, skal alle ældre afgørelser efter de to paragraffer gennemgås med udgangspunkt i forvaltningens nye retningslinjer herom. Der er tale om en sagsstamme på ca. 3.500 sager.

Udover problemstillingen omkring gennemgang af ældre afgørelser, har der været en ophobning af ubehandlede ansøgninger efter samme §§41 og 42. Denne bunke af ansøgninger har betydet, at borgere ikke har fået svar til tiden på deres ansøgninger.

Socialudvalget bevilgede d. 21. marts 2012 midler til oprettelse af en Taskforce, der som det første skulle bistå Handicapcenter København med at nedbringe bunken af såkaldte enkeltansøgninger. Derefter skal Taskforcen bistå Handicapcentret med at gennemgå de ældre afgørelser. Målet er, at bunken af enkeltansøgninger skal afvikles inden 15. oktober 2012. Dernæst skal de ældre afgørelser gennemgås inden 1. august 2013. Afviklingen af begge opgaver går efter planen.

2. SOFUS  (der er sammenlagt 3 punkter under denne overskrift:  SOFUS fase 1, IT-understøttelse af MY-niveau og Udbredelse af aktivitetsstyring og afrapportering til alle niveauer):

Der er foretaget en del fejlrettelser fra leverandørens side, og der er p.t. ingen kritiske fejl. Der er dog endnu usikkerhed om, hvorvidt systemet er tilstrækkeligt stabilt. Forvaltningen har derfor valgt at kontakte Koncernservice for rådgivning om løsning af problemerne med driftsstabilitet, herunder muligheden for at evaluere, om systemet er robust nok til at kunne håndtere en udvidelse med SOFUS fase 2.

Forvaltningen har besluttet at tage Calibra i brug som prognoseværktøj på myndighedsområdet, idet Calibra er designet til at tage sig specifikt af prognoser på myndighedsniveau. Calibra Bopa er et disponerings - og prognoseværktøj, hvor myndighedscentrene kan lave økonomiprognoser ned på CPR. niveau.

Forvaltningen ønsker en sikker drift på SOFUS fase 1, før SOFUS fase 2 igangsættes. Der er fortsat er usikkerhed om, hvorvidt systemet (SOFUS) er tilstrækkeligt stabilt, jf. ovenfor. Forvaltningen afventer svar på henvendelsen til Koncernservice vedr. SOFUS fase 1. Herefter vil der blive udarbejdet en plan for IT-understøttelsen af økonomirapporteringen i SOF.

3. Enkeltydelser efter aktivloven §§81 og 82 (bunkeafvikling) :

Socialcenter København behandler årligt ca. 20.000 ansøgninger om enkeltydelser (aktivlovens §§ 81-85). Det er et stort sagsområde, som har betydning for mange borgere i København, bl.a. i forhold til dækning af medicinudgifter og huslejerestancer.

Socialcentret  har siden medio 2011 arbejdet på at forbedre kvaliteten og afvikle en sagsbunke på enkeltydelsesområdet. Sagsbunken består dels af sager hvor fristen er overskredet og dels af sager, som ligger ud over det såkaldte driftsleje (driftslejet er det antal sager, Socialcenter København vurderes at have kapacitet til at behandle inden for sagsfristerne).

Medio 2011 var bunken på ca. 1.600 sager. Der er nu lagt en plan, som sikrer at bunken afvikles frem til starten af 4. kvartal. Herefter er målet at undgå nye bunker og sikre korte sagsbehandlingstider for borgerne.

Kvaliteten af sagsbehandlingen er i samme periode steget markant. Der udføres et månedligt ledelsestilsyn på tilfældigt udtrukne sager, som viser at der er færre og mindre alvorlige fejl end tidligere. Den forbedrede kvalitet viser sig også i, at antallet af hjemvisninger fra Ankenævnet er reduceret med ca. 2/3. Indtil videre er i 2012 desuden kun omgjort 3 sager i Ankenævnet.

Status for øvrige røde punkter:

Afsluttede punkter	-       Kontrol med privat antaget aflastning  -       Opfølgning på systemafstemning 2009-2010  -       Gennemgang af ældre afgørelser (servicelovens § 100), omkonteringer og berigtigelser - Nyt ledelsestilsyn – fase 2
Punkter i god gænge, hvor ajourført tidsfrist forventes overholdt (rød farvemarkering skyldes alene, at den oprindelige tidsfrist er blevet forlænget)	-     Afstemning af systemer og bogføring på fiktive cpr.nr.  -       Løbende berigtigelser  -       Afslutning af berigtigelser 2008-2010  -       Kontrol af medicinafregning  -       BOPA på køb/salg-området  -       Procesplan og ajourføring af SOFs forretningsgange på regnskabsområdet  -       Implementering af forretningsgange

Status på øvrige punkter, jf. bilag 1:

Socialforvaltningen vurderer, at der er tilfredsstillende fremgang på øvrige punkter i handleplanen og forventer, at de afsluttes inden for tidsfristen.

Indstillingen har i sig selv ingen økonomiske konsekvenser.

Forvaltningen vil fremlægge næste status for udvalget i oktober 2012.

                                                        Anette Laigaard/
                                                                                              Kasper Håkansson

Kontorchef Kasper Håkansson overværede punktets behandling

 

Indstillingen blev godkendt