Socialudvalgets ledelsesinformation 2023

Resumé

Socialudvalget orienteres om udvalgets ledelsesinformation for 2023. Med sagen gives desuden en status på forvaltningens arbejde med omstillingsplaner.

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller:

1. at Socialudvalget tager ledelsesinformationen for 2023 til efterretning.

Problemstilling

Socialudvalget modtager hvert halve år en samlet sag med ledelsesinformationer. Med denne sag forelægges data for hele 2023. Udvalget vil ultimo 2024 modtage en sag med ledelsesinformationer for første halvår 2024. Tidsforskydningen i afrapporteringen svarer til den hidtidige kadence og skyldes bl.a., at visse datakilder kræver betydelig bearbejdning. De data, der indgår i opfølgningen, er aftalt med det siddende og tidligere udvalg.

Løsning

Ledelsesinformationen er opdelt i fire hovedemner: 1) Bolig og beskæftigelse, 2) medarbejdertrivsel, 3) sagsbehandlingsfrister og tilsyn samt 4) kvalitet i tilbud og sagsbehandling. Forvaltningen har i indstillingen fremhævet de mest relevante fund, herunder udvalgte tendenser for 2023, under hvert af de fire emner. For et fyldestgørende billede henvises der til bilag 1, som indeholder Socialudvalgets samlede ledelsesinformationer. Bilaget indeholder også forvaltningens faglige vurdering af data samt datavisualiseringer af udviklingen.

Som noget nyt er der i denne afrapportering vedlagt et bilag med et overblik over resultaterne af de i 2023 gennemførte tilsyn med forvaltningens døgntilbud fra hhv. Socialtilsynet, Arbejdstilsynet og Styrelsen for Patientsikkerhed (bilag 2). Overblikket er et øjebliksbillede og viser ikke udviklingen over tid. Bilaget vil mundtligt blive præsenteret på mødet.

Socialudvalget orienteres årligt om status på omstillingsplanerne, der udgør rammen for borgercentrenes arbejde. Da der også indgår ledelsesinformation i afrapporteringen på omstillingsplanerne, er status for 2023 på borgercentrenes arbejde med omstillingsplanerne vedlagt som bilag til denne sag for således at samle ledelsesinformationen i én sag (bilag 3).

1) Bolig og beskæftigelse

Belægning på krisecentre, herberger og natcaféer: I 2023 har belægningsprocenten på krisecentrene ligget mellem 84 % og 98 %, hvilket er lidt lavere end i 2022. På herbergerne har belægningsprocenten i samme periode ligget mellem 91 % og 95 %, hvilket er lidt over niveauet for 2022. Belægningen på herbergs- og krisecenterpladserne har varieret noget i løbet af 2023, men holder sig inden for, hvad der normalt ses af udsving over året.

På natcaféerne har der i hele 2023 været tilstrækkelig kapacitet samlet set i de kommunale og private natcaféer med driftsoverenskomst. Den gennemsnitlige belægningsprocent for natcaféerne lå på 56,5 % for hele perioden 2022-2023. Dog har flere af de private nødovernatningspladser i perioder oplevet pres og overbelægning i vintermånederne.

Antal borgere på venteliste til botilbud (forsyningsforpligtelsen): Socialforvaltningen er fortsat udfordret ift. at overholde forsyningsforpligtelsen på botilbud og arbejder kontinuerligt med at nedbringe ventetiden. Socialudvalget blev den 21. juni 2023 senest orienteret herom.

Ankestyrelsen bad i februar 2024 forvaltningen om at redegøre for ventetiden for borgere, der er vurderet som værende i målgruppen for et botilbud, og som venter på et konkret tilbud. Ankestyrelsen anmodede også om en vurdering af, om kommunens praksis er i overensstemmelse med forsyningsforpligtelsen. Socialforvaltningen har i marts 2024 svaret Ankestyrelsen og bl.a. oplyst, at forvaltningen er opmærksomme på forsyningsforpligtelsen, men er udfordret af manglende kapacitet. 

Der er i lovgivningen ikke angivet præcise rammer for, hvor lang tid der må gå fra visitation til tilvejebringelse af konkret botilbudsplads. Forvaltningen har i første omgang haft en målsætning om maksimalt seks måneders ventetid, og det er denne målsætning, der udgør grundlaget for de afrapporterede data. På både handicap-, udsatte- og psykiatriområdet har antallet af borgere, der har ventet i mere end seks måneder på en botilbudsplads, været stigende i det meste af 2023. I december 2023 ventede i alt 180 borgere, mens tallet i december 2022 lå på 160.

Den gennemsnitlige ventetid for alle ventende borgere er i perioden fra december 2022 til december 2023 faldet fra 7,4 til 7,1 måneder for handicapområdet, mens den er steget fra 4,3 til 7,0 måneder på udsatteområdet og fra 8,8 til 10,9 måneder på psykiatriområdet.

De øgede ventelister skal ses i sammenhæng med en stigende efterspørgsel på – og deraf visitation til – botilbud samt mangel på relevante tilbud både internt og eksternt. Socialforvaltningen arbejder bl.a. i forbindelse med den igangværende koncernanalyse med udvikling af initiativer, der gennem forebyggende indsatser skal understøtte, at færre borgere får behov for en botilbudsplads, og at flere borgere kan opnå selvstændighed og komme i egen bolig gennem målrettet støtte. Dette vil kunne bidrage til, at færre borgere oplever at skulle vente på en botilbudsplads.

2) Medarbejdertrivsel

Sygefravær: Fra 2022 til 2023 er der sket et mindre fald i Socialforvaltningens samlede sygefravær, fra 15,5 til 15,2 fraværksdagsværk pr. fuldtidsansat. Korttidsfraværet ligger dog fortsat højt i forvaltningen sammenlignet med årene før 2022. Samtidig er der i 2023 sket en stigning i langtidsfraværet fra 7,1 til 8,2 fraværsdagsværk for forvaltningen samlet set. Udviklingen med stigende langtidssygefravær og faldende korttidssygefravær ses også på tværs af Københavns Kommune og på tværs af landets kommuner.

Socialforvaltningen har et stort fokus på sygefravær og har iværksat flere tiltag for at mindske sygefraværet. Der arbejdes bl.a. på et vedvarende fokus på sygefravær i hele ledelsesstrengen, og i 2024 blev der indført en bedre IT-understøttelse af sygefraværsopgaven for lederne. Ud over det nye system til sygefraværsopfølgningen på den enkelte medarbejder, er der blevet oprettet en Københavns Kommune-lederside om sygefraværsopgaven. Herudover har alle ledere mulighed for at deltage i et kursus om håndtering af sygefravær. Hertil er der til budget 2025 i budgetkategorien ”Fastholdelse og rekruttering” foreslået iværksættelse af indsatser, der kan være med til at nedbringe sygefraværet, for eksempel styrket fastholdelse (jf. nedenfor) og mindre sygefravær ved øget fokus på arbejdsmiljø og trivsel.

Personaleomsætning: Personaleomsætningen i Socialforvaltningen ligger fortsat højt, men er faldet fra 24 % i 2021 og 2022 til 22 % i 2023. Omsætningen omfatter også skift af arbejdsplads internt i Københavns Kommune. Det samlede fald dækker over en stigning i personaleomsætningen i de centrale enheder, men et fald i de tre borgercentre, som udgør den største del af Socialforvaltningen set ift. antallet af medarbejdere.

Socialudvalget godkendte den 15. maj 2023, at forvaltningen til forhandlingerne om Budget 2025 udarbejder budgetnotater på en række indsatser, der har til formål at styrke fastholdelse og rekruttering af medarbejdere. Det drejer sig bl.a. om systematisk kompetenceudvikling, lederudviklingsforløb og udvikling af velfungerende lederteams samt udvikling af indsatser til forebyggende arbejde med arbejdsmiljø og støtte til enheder i krise

3) Sagsbehandlingsfrister og tilsyn

Status på Socialtilsynet: Der har gennem det seneste års tid været et stort fokus på Socialtilsynet grundet verserende, større sager i Socialforvaltningen, som har modtaget en del medieopmærksomhed. I 2023 modtog 94 af Socialforvaltningens tilbud tilsyn fra Socialtilsynet. For fem af disse tilbud resulterede tilsynet i afgørelser om påbud og/eller skærpet tilsyn. Til sammenligning var der i 2022 i alt 86 tilbud, der modtog tilsyn fra Socialtilsynet, og ud af disse modtog fire tilbud påbud og/eller skærpet tilsyn. Af bilag 2 fremgår resultaterne af de i 2023 gennemførte tilsyn med forvaltningens døgntilbud fra hhv. Socialtilsynet, Arbejdstilsynet og Styrelsen for Patientsikkerhed. Oversigten vil blive gennemgået mundtligt på mødet.

4) Kvalitet i tilbud og sagsbehandling

Klagesagsstatistik: Socialforvaltningen modtog i 2023 i alt 1.539 realitetsklager over udfaldet af konkrete afgørelser. Set ift. det samlede antal afgørelser svarer det modtagne antal klager til en klageratio på hhv. 1,0 % for Borgercenter Børn og Unge, 3,1 % for Borgercenter Handicap og 3,5 % for Borgercenter Voksne. Socialforvaltningen modtog derudover i alt 846 formalitetsklager over sagsbehandlingen eller andre forhold, svarende til en klageratio på hhv. 2,9 % for Borgercenter Børn og Unge, 1,8 % for Borgercenter Handicap og 1,4 % for Borgercenter Voksne.

Socialforvaltningen arbejder løbende med forskellige indsatser, der kan mindske antallet af klager, fx opnormering af antallet af sagsbehandlere, fokus på bedre dialog med borgerne, og via undervisning og styrkelse af læringskulturen hos medarbejderne.

Status på omstillingsplaner 2023

Socialudvalget orienteres årligt om status på omstillingsplanerne, som udgør de strategiske rammer for faglige og økonomiske omstillinger i borgercentrene. Borgercentrenes arbejde med omstillingsplanerne består af forskellige spor, med fokus på Key Performance Indicators (KPI’er). Bilag 3 viser udviklingen i borgercentrenes målsætninger fra 2020 til 2023. Mens arbejdet med at forbedre tilbud og opnå økonomiske besparelser fortsætter, forlænges omstillingsplanerne til 2025. Udvalget vil efter planen modtage en ny status i 2025.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Socialforvaltningen vil i efteråret 2024 forelægge Socialudvalget en sag, hvor udvalget kan drøfte et nyt koncept for udvalgets ledelsesinformation, herunder hvad udvalgets behov for løbende ledelsesinformation er, og hvordan et nyt koncept bedst kan understøtte dette. Oplægget til det nye koncept er igangsat og indebærer et fokus på færre nøgletal og en mere enstrenget og effektiv tilvejebringelse af data for dermed at muliggøre en hyppigere og mere aktualiseret leverance. Socialudvalget vil få forelagt en sag om ledelsesinformation for første halvår 2024 i slutningen af 2024.

Mikkel Boje                      

/ Mette Boskov Vedsmand, Anders Møller Jakobsen, Charlotte Danfred Ibsen, Katja Prause og Eva Stokbro Jensen

Indstillingen blev taget til efterretning.

Mette Boskov Vedsmand, Anders Møller Jakobsen, Katja  Prause og Eva Stokbro Jensen deltog under punktets behandling.