Revisionsrapport om løbende revision 2021
Resumé
Socialforvaltningen har ligesom de øvrige forvaltninger den 10. december 2021 modtaget en rapport på revisors løbende revision om regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller, som omhandler forvaltningernes løbende kontroller og bogføringspraksis.
Revisionen har givet alle forvaltninger en rød bemærkning på regnskabets løbende kontroller, og to gule bemærkninger på områderne vedr. bogføringspraksis og betaling af leverandørfakturaer. Da en bemærkning er rød og to bemærkninger er gule, skal forvaltningen forelægge handleplaner for udvalget inden for tre uger eller på førstkommende møde.
Indstilling
Socialforvaltningen indstiller,
- at Socialudvalget tager revisionens rapport om løbende revision af Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller, jf. bilag 1 og bilag 1.1, til efterretning
- at Socialudvalget godkender Socialforvaltningens handleplaner til de tre revisionsbemærkninger
Problemstilling
Revisionen har udført en større stikprøvekontrol af forskellige bilagstyper som opfølgning på den løbende revision 2020.
Revisionen har givet en rød bemærkning til forvaltningernes håndtering af forskellige bilagstyper i kommunens økonomisystem. Revisionen har foretaget en stikprøvegennemgang af en række bilagstyper, hvor det er konstateret, at der er flere fejl og mangler i bilagshåndteringen, som kan henføres til:
- manglende eller utilstrækkelig regnskabsmæssig dokumentation vedrørende betalinger og finansposter
- manglende angivelse af formål samt deltagere på relevante bilag
For Socialforvaltningen gælder det, at fejlene primært omhandler bilagstyperne: udlæg, Dankort/kundekort og eksterne udbetalinger.
Revisionen anfører bl.a., at manglende dokumentation øger risikoen for, at besvigelser holdes skjult, jf. revisionsrapporten side 6.
Revisionen har givet en gul bemærkning til forvaltningernes konteringspraksis på momsbærende arter med betydning på momsrefusion. For Socialforvaltningen gælder det, at revisionen kun i ét tilfælde har konstateret, at konteringsfejlen har momsmæssig betydning, jf. revisionsrapporten side 14.
Revisionen har også givet forvaltningerne en gul bemærkning til håndtering og betaling af fakturaer i ferieperioder, jf. revisionsrapporten side 15.
Løsning
Socialforvaltningen har udarbejdet nedenstående handleplaner. Handleplanerne bliver også forelagt Økonomiudvalget d. 26. januar 2022, sammen med de øvrige forvaltningers handleplaner.
Socialforvaltningens handleplan – Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2021
|
Revisionsbemærkning |
Handleplan |
|
4.8 Bilagskontrol 2020 Revisionens genudførelse af kontrollen og supplerende stikprøvevise gennemgang af bilag viser, i lighed med den af KS udførte kontrol, at der mangler fyldestgørende og tilstrækkelig dokumentation for de regnskabsmæssige registreringer.
En forudsætning for, at god regnskabsskik er efterlevet, og at kontrolmiljøet vedrørende betalinger er effektivt, er, at rekvirenten vedlægger tilstrækkelig dokumentation, så 2.-godkender har adgang til et fyldestgørende regnskabsmateriale.
Manglende dokumentation øger også risikoen for, at besvigelser kan holdes skjult, såfremt det ikke er muligt at påse, hvilke ydelser m.v. fakturaen reelt dækker.
Opfølgning 2021 Vi har i år foretaget en gennemgang af et væsentligt større antal bilag for at vurdere, hvorvidt der er fyldestgørende og tilstrækkelig dokumentation for de regnskabsmæssige registreringer.
Stikprøven har udgjort 738 bilag fordelt på følgende typer af betalinger:
Den udførte kontrol viser, at der fortsat er flere fejl og mangler i bilagshåndteringen i bogføringen, som kan henføres til
4.8 Positivliste moms Bogføringsfejl i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen under funktion 5.30.27 Pleje og omsorg mv. betyder, at kommunen mister mere end 10 mio.kr. i positivlistemomsrefusion for perioden 01.01.2018 – 19.08.2021.
Gennemgangen har vist, at fejlen skyldes en opsætningsfejl i Kvantum af gruppering og ejerforholdskode.
Herudover har vores gennemgang af regnskabsbilag i 2021 vist flere fejl i konteringen på momsbærende arter med betydning for momsrefusionen.
Vedrørende bilagstyperne Udlæg og Dankort har vi konstateret en fejlprocent på 9%.
4.1.9 Kreditor Betaling til tiden – Leverandørfakturaer 2020 Leverandørfakturaer skal være betalt senest efter 30 dage. I forbindelse med revisionen har vi konstateret, at der pr. 15. september 2020 er 21.624 fakturaer for i alt 880 mio.kr. i workflow, som ikke er indregnet i kommunens driftsregnskab og derfor ikke indgår i kommunens budgetopfølgning på nuværende tidspunkt.
1.790 fakturaer for 50 mio.kr. er allerede forfaldne til betaling, dvs. mere end 30 dage gamle. I 2019 var der 4.084 fakturaer for 91 mio.kr.
Opfølgning 2021 Antallet af fakturaer, som ikke er betalt senest efter 30 dage, er væsentligt nedbragt i 2021. I de første uger af juli (1. juli + 8. juli) var der i gennemsnit 852 fakturaer svarende til 10,5 mio.kr., der var mere end 30 dage gamle.
Den 12. august var antallet steget til 1.869 fakturaer svarende til 44,9 mio.kr.
I gennemsnit fra 12. august til 2. september, er der 1.332 fakturaer svarende til 32,8 mio.kr.
Den 9. september er antallet nede på det samme niveau som før sommerferien, 644 fakturaer svarende til 7,4 mio.kr.
|
Bilagskontrol For Socialforvaltningen gælder det, at revisionen primært har haft bemærkninger til:
Revisionen har kun i ét tilfælde haft bemærkninger til hhv. e-faktura og finansposteringer. Derfor prioriteres handleplanen til at omhandle bilagstyperne udlæg, dankort/kundekort og eksterne udbetalinger.
Socialforvaltningen har iværksat en systematisk opfølgning på den af KS foretagne stikprøvekontrol fra og med 3. kvartal 2021. Formålet med den systematiske opfølgning er at identificere bilagstyper og enheder, hvor der er særlige vanskeligheder med henblik på at rådgive de pågældende enheder til korrekt registrering og dokumentation fremadrettet. Rådgivningen vil kunne ske direkte til pågældende enhed i gentagelsestilfælde og ellers generelt i dialogmøder/uddannelse.
Herudover vil de tre bilagstyper indgå som en prioriteret indsats som Socialforvaltningens complianceenhed skal arbejde med i 2022. Der bliver bl.a. tale om undervisning i eksisterende regelsæt og analyser af forbrugsmønstre.
Moms Revisionen har kun i ét tilfælde i Socialforvaltningen haft bemærkninger til, at der er anvendt en forkert art, der har medført en momsfejl. Socialforvaltningen overvåger løbenbende konteringsfejl med momsmæssig betydning på kritiske områder og vurderer ikke, at der derudover er behov for et skærpet ledelsestilsyn på området vedr. momsbærende arter.
Kreditor Socialforvaltningen vil sikre en proces op imod ferieperioderne, sådan at flest mulige fakturaer er betalt inden ferien går i gang. Fokus vil blive rettet mod anvendelse af stedfortræder i disse perioder og kontinuerlig opfølgning via ledelsesinformation.
|
Økonomi
Der er ingen økonomiske konsekvenser af indstillingen.
Videre proces
Socialforvaltningen arbejder videre med de nævnte tiltag i handleplanen. Handleplanerne forelægges Økonomiudvalget d. 26. januar 2022.
Mikkel Boje
/ Lone Berner Wolff
Beslutning
Indstillingens 1. at-punkt blev taget til efterretning, mens 2. at-punkt blev godkendt.
Kontorchef Lone Berner Wolff deltog under sagens behandling.