Revisionsberetning for regnskab 2022 og Socialforvaltningens handleplaner hertil

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller, 

1. at Socialudvalget tager revisionsberetning 2022 til efterretning, jf. bilag 1-3,
2. at Socialudvalget godkender Socialforvaltningens handleplaner hertil, jf. bilag 4

Problemstilling

I revisionsberetningen for 2022 har Socialforvaltningen modtaget 6 bemærkninger. Bemærkningerne er revisionsbemærkningerne (1, 3, 6, 8, 9 og 10) i revisionsberetningen. I forhold til bemærkning nr. 1. (bilagskontrol) skal Socialforvaltningen give en status på handleplanen til revisionsbemærkningen, der vedrører den løbende revision. Selve handleplanen blev godkendt af Socialudvalget den 18. januar 2023.

Socialforvaltningen skal dermed udarbejde nye handleplaner til 5 revisionsbemærkninger nr. 3, 6, 8, 9 og 10, som vedrører årsregnskabet og som skal godkendes af Socialudvalget.

Særligt vedrørende revisionsbemærkning nr. 9 (Støtte til bil efter Serviceloven)

Socialudvalget er ikke tidligere informeret om sagen, fordi revisionsbemærkningen først er modtaget i forbindelse med, at revisionsberetningen vedrørende årsregnskabet fremsendes til Københavns Kommune. Støtte til køb af bil efter Servicelovens § 114 kan gives til borgere med varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne, der i væsentlig grad vanskeliggør muligheden for at færdes uden brug af bil. Tilbagebetaling af den tilbagebetalingspligtige del af lånet skal ske over maksimalt 8 år. Revisionen giver kritik af forvaltningens forretningsgang på området, da den ikke i tilstrækkelig grad medvirker til at forebygge utilsigtede fejl og mangler i sagsbehandlingen, og der er givet kritik af, at de interne centrale kontroller ikke er udført som planlagt. Revisionen har i forbindelse med en stikprøvegennemgang af igangværende sager fundet fejl i opgørelsen af indkomstgrundlaget for fem borgere, hvilket betyder, at borgere vil blive opkrævet forkerte beløb med de nuværende afdragsaftaler, medmindre aftalerne ændres. I tre sager vil der i hele afdragsperioden i op til otte år samlet set blive opkrævet for lidt (henholdsvis 1.459 kr., 717 kr., 1.382 kr.), og i to sager vil der i hele afdragsperioden samlet set blive opkrævet for meget (henholdsvis 30 kr., 4.604 kr.).

Socialforvaltningen vil så vidt muligt genberegne og tilrette afdragsaftalerne for de borgere, der i dag betaler for meget. Det kræver,  at forvaltningen får oplyst borgernes indkomstgrundlag to år før afdragsaftalens indgåelse, da det danner grundlag for beregningen af afdragene på lånet. Det vil sige, at forvaltningen skal kunne trække borgernes indkomstoplysninger for op til ti år tilbage i tid, da afdragsaftalerne løber over otte år. Socialforvaltningen kan kun trække oplysningerne tre år tilbage i tid pga. sletteregler i det relevante IT-system og forvaltningen er derfor ved at undersøge, om oplysningerne kan indhentes på anden vis. Forvaltningen vender tilbage til udvalget, hvis forvaltningen ikke kan indhente de påkrævede indkomstoplysninger og der dermed bliver behov for at afdække andre løsninger for at tilpasse og berigtige afdragsaftalerne.

Socialforvaltningen har ikke hjemmel til at tilrette og berigtige sager, hvor der bliver opkrævet for lidt. Dermed vil Socialforvaltningens fejl i disse sager komme borgeren til gode.”

Løsning

Bemærkningen om bilagskontrol (nr. 1) er givet til alle forvaltninger og er givet i forbindelse med den løbende revision. Socialforvaltningen har i januar 2022 udarbejdet en handleplan til bemærkningen. Status på arbejdet med handleplanen fremgår af bilag 4.

Socialforvaltningen har udarbejdet fem nye handleplaner vedr. revisionsbemærkningerne (nr. 3, nr. 6, nr. 8, nr. 9 og nr. 10). Udover status til bemærkning nr. 1 udgør handleplanerne i bilag 4:

• Balancen (nr. 3), der er givet til alle forvaltninger.

  Socialforvaltningen har udarbejdet en handleplan, som skal sikre, at udeståenderne på balancen bliver håndteret senest 31. december 2023.

• Igangværende anlægsprojekter (nr. 6), der er givet til Teknik- og Miljøforvaltningen, Økonomiforvaltningen, Kultur- og Fritidsforvaltningen. Børne- og Ungdomsforvaltningen, Sundhedsforvaltningen og Socialforvaltningen.

  Socialforvaltningen har aflagt de manglende anlægsregnskaber den 21. juni 2023.

• Beboermidler (nr. 8), der er givet til Socialforvaltningen.

  Socialudvalget blev orienteret om problemstillingen med fredagsmailen 31. marts. Socialforvaltningen vil sikre, at alle beboerbankkonti bliver afstemt og afsluttet august 2023.

• Støtte til bil efter Serviceloven (nr. 9), der er givet til Socialforvaltningen.

  Socialforvaltning har fra 1. juni 2023 tilpasset arbejdsgangen for at sikre, at lovkrav og retningslinjer følges. Socialforvaltningen vil inden udgangen af 3. kvartal 2023 berigtige de sager, hvor der er opkrævet for meget.

• Takstberegning Servicelovens §§ 109 og 110 (nr. 10), der er givet til Socialforvaltningen

Socialforvaltningen vil sikre en retvisende opdeling af Mændenes Hjems budgetter på underliggende aktiviteter.  

Forvaltningen skal ift. revisionsbemærkning nr. 10 gøre opmærksom på, at forholdet har en sammenhæng med en bredere sag om korrekt beregning af omkostningsbaserede takster for §§ 109 og 110, herunder spørgsmålet om hvilke udgifter der kan indregnes hhv. ikke indregnes i taksterne. Revisionens bemærkning i rapporten om, at det ikke kan afvises, at sagen kan medføre refusionsmæssig berigtigelse – dvs. tilbagebetaling af for meget modtaget statsrefusion - skal ses i sammenhæng hermed. Socialudvalget er orienteret om sagen flere gange – senest mundtligt på mødet 21. juni 2023. Forvaltningen har afgivet redegørelse til Social-, Ældre- og Boligministeriet og er ligeledes i dialog med Socialtilsynet om problemstillingen. Derudover har forvaltningen konstateret forhold i forvaltningens praksis, som ikke er i overensstemmelse med vejledningen på området og derfor skal justeres. Socialudvalget vil i efteråret modtage en status på arbejdet med korrekt beregning af omkostningsbaserede takster for 2024, når der er afklaring ift. forvaltningens fremtidige praksis på området.

Administrative konsekvenser

Indstillingen har ikke i sig selv administrative konsekvenser, men gennemførelsen af handleplanerne i bilag 4 mhp. sikring af forsvarlig administration vil medføre administrative konsekvenser i form af øget ressourceforbrug i forhold til hidtidig opgavevaretagelse på området. I forbindelse med, at handleplanerne gennemføres vil Socialforvaltningen bestræbe sig på at områderne administreres forsvarligt og uden unødig brug af administrative ressourcer.

Det er ikke muligt at opgøre det præcise ressourceforbrug på nuværende tidspunkt.

Økonomi

Der er ingen økonomiske konsekvenser af indstillingen.

Videre proces

Revisionsberetning 2022 og forvaltningernes handleplaner skal på Økonomiudvalgets møde den 29. august 2023. Herefter skal de forelægges Revisionsudvalget og endeligt Borgerrepræsentationen for endelig godkendelse af det samlede materiale.

Mikkel Boje

                                                      / Mika Kobborg Smidt