Sagsfrister

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller, at Socialudvalget

1. godkender, at Socialforvaltningen fastholder de eksisterende sagsbehandlingsfrister, jf. bilag 1, dog under hensyn til evt. godkendelse af forslag om forlængelse af udvalgte sagsbehandlingsfrister på handicapområdet, som behandles på samme udvalgsmøde.  
2. godkender, at Socialforvaltningen fremadrettet præsenterer udvikling i sagsbehandlingstid og fristoverholdelse i den halvårlige orientering om diverse ledelsesinformation.

Problemstilling

Kommunalbestyrelsen skal på relevante sagsområder fastsætte frister for, hvor lang tid der må gå fra modtagelsen af en ansøgning, til afgørelsen skal være truffet. Sagsbehandlingsfristerne skal være realistiske, dvs. svare til den tid, der i praksis går med at behandle 80-90 pct. af den pågældende sagstype. Af bilag 1 fremgår de politisk vedtagne sagsbehandlingsfrister i Socialforvaltningen i Københavns Kommune, som også ligger tilgængelig på kommunens hjemmeside. Bemærk at bilag 1 om eksisterende sagsbehandlingsfrister ikke tager højde for de ændringer, der måtte vedtages i sagen vedr. forlængelse af sagsfrister på handicapområdet.

Socialudvalget er løbende blevet præsenteret for fristoverholdelsen på udvalgte sagstyper. På udvalgets møde den 21. juni 2017 blev det besluttet, at Socialforvaltningen skulle præsentere Socialudvalget for udvikling i sagsbeholdning og fristoverholdelse primo 2018, og at forvaltningen samtidig ville komme med oplæg til eventuel revidering af de gældende sagsbehandlingsfrister. 

Løsning

Udviklingen i fristoverholdelse og forvaltningens initiativer til at imødekomme udfordringer har løbende været forelagt Socialudvalget. Forvaltningen har i en række år haft vanskeligt ved at leve op til de gældende sagsbehandlingsfrister og har derfor arbejdet intensivt med at øge fristoverholdelsen.

Status

Forvaltningen har gennem årene iværksat flere initiativer for at øge fristoverholdelsen og reducere sagsbehandlingstiden. Der er blandt andet sat fokus på bunkeafvikling, udvikling af mere effektive sagsgange og tæt ledelsesopfølgning på sagsbeholdningen. Trods disse indsatser har det for visse sagstyper været vanskeligt for forvaltningen at opnå en tilfredsstillende fristoverholdelse. Det skyldes bl.a., at de formelle krav til sagsbehandlingen på en række sagsområder i dag – ikke mindst på handicapområdet – er så høje, at det kan være vanskeligt at behandle sagerne inden for den politisk vedtagne sagsbehandlingsfrist. Det er især kravene om indhentning af oplysninger fra tredjepart, som fx læge eller hospital, samt lovgivningens krav om partshøring af borgerne, som gør det vanskeligt at forkorte sagsbehandlingstiden. 

Socialudvalget orienteres her om status på overholdelse af sagsbehandlingsfrister for de sagsområder, som udvalget er lovet løbende afrapportering på. Opgørelsen omfatter følgende områder: enkeltydelser efter aktivlovens §§ 81-85, hjælpemidler efter servicelovens §§112,113 og 116, supplerende hjælp til brøkpensionister efter aktivlovens § 27a og pensionslovens §§ 17 og 18, merudgifter til voksne med handicap efter servicelovens § 100 samt merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre til børn med handicap efter servicelovens §§ 41 og 42.

Det er i dag lykkedes at opnå og opretholde en stabil drift på afgørelser om enkeltydelser efter aktivlovens §§ 81-85 samt afgørelser på pensionsområdet, se figur 1. På begge områder har der tidligere været en lavere fristoverholdelse. På handicapområdet er forvaltningen fortsat udfordret, jfr. temadrøftelsen på dette udvalgsmøde den 18. april 2018. Det gælder særligt ift. sager om merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste til forældre med børn med handicap efter servicelovens §§ 41 og 42 samt hjælpemidler efter servicelovens §§ 112-116.

Figur 1. Udvikling i fristoverholdelse i Socialforvaltningen

* Data for 2018 er baseret på 1. kvartal 2018.

Udviklingen er mere detaljeret rapporteret i bilag 2.

Revidering af sagsbehandlingsfrister

Socialudvalget drøfter på samme udvalgsmøde den 18. april 2018 oplæg til ændring af sagsbehandlingsfrister på handicapområdet. Socialforvaltningen har vurderet, om det er muligt at reducere sagsbehandlingsfristen på andre sagsområder. Det er forvaltningens vurdering, at dette ikke er muligt. Denne vurdering baserer sig på, om det vil være realistisk, at forkorte sagsbehandlingstiden og samtidig sikre, at 80-90 pct. af sagerne behandles inden for fristen. I denne vurdering indgår ligeledes hensynet til borgeren, idet en reduceret sagsbehandlingstid i nogle tilfælde - og stik imod hensigten – kan betyde en forringelse af serviceniveauet i form af en urealistisk kort frist til fremskaffelse af dokumentation og dialog med borgeren.

Samtidig har forvaltningen hæftet sig ved udtalelse fra Folketingets Ombudsmand om, at kommunerne har en pligt til at sikre realistiske sagsbehandlingsfrister. Således har Ombudsmanden udtalt, at ”formålet med retssikkerhedslovens krav om fastsættelse af generelle frister er, at borgerne skal kunne vide, hvilket niveau de kan forvente med hensyn til sagsbehandlingstid, at fristerne skal være realistiske, og at der derfor må gælde en forpligtelse til at revidere fristerne, når det viser sig, at kommunen – eventuelt efter ændring af arbejdsrutiner og arbejdsgange − ikke over en vis periode kan få rettet op på overholdelsesprocenten” (Folketingets Ombudsmands udtalelse FOU 2015-10).  I forlængelse heraf vurderer forvaltningen ikke, at det er realistisk at nedsætte sagsbehandlingsfristerne inden for det antal sagsbehandlere, som den nuværende økonomiske ramme giver mulighed for.

Fremadrettet afrapportering af udvikling i fristoverholdelse

Socialforvaltningen har løbende orienteret Socialudvalget om udvikling i sagsbehandlingstid og fristoverholdelse i særskilte sager. Fremadrettet foreslår forvaltningen, at den løbende afrapportering sker i den halvårlige præsentation af ledelsesinformation, som forvaltningen forelægger Socialudvalget forår og efterår. Derudover vil afrapportering, hvad angår indsatserne på Borgercenter Handicaps sagsområder, ske via status på Borgercenter Handicaps udviklingsplan, som næste gang præsenteres for Socialudvalget ultimo 2018.

Økonomi

Indstillingen har ikke økonomiske konsekvenser givet at punkt 1 godkendes.

Videre proces

Såfremt Socialudvalget tiltræder indstillingen vil udvalget næste gang blive præsenteret for udvikling i fristoverholdelse i sag om diverse ledelsesinformationer i efteråret 2018.

Nina Eg Hansen

                                        /Eva Stokbro Jensen

Sagen blev udskudt til behandling på Socialudvalgets møde den 23. maj 2018.