B-sag. Revisionsrapport om Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2022
Resumé
Socialforvaltningen har sammen med de øvrige forvaltninger den 5. december 2022 modtaget en revisionsrapport på revisors løbende revision om regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller, som omhandler forvaltningernes løbende kontroller og bogføringspraksis.
Revisionen har givet alle forvaltninger en rød bemærkning vedr. manglende dokumentation for de regnskabsmæssige registreringer og en gul bemærkning på området vedr. betaling af leverandørfakturaer.
Da revisionsrapporten både indeholder en rød og en er gul bemærkning forelægges Socialudvalget handleplaner til begge bemærkninger i denne sag.
Indstilling
Socialforvaltningen indstiller,
- at Socialudvalget tager revisionens rapport om Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller, jf. bilag 1 og bilag 1.1 til efterretning
- at Socialudvalget godkender Socialforvaltningens handleplaner til de to revisionsbemærkninger.
Problemstilling
Revisionen har igen i 2022 foretaget en stikprøvekontrol af forskellige bilagstyper i kommunens økonomisystem, jf. revisionsrapporten (bilag 1, side 6). Revisionen har givet en rød bemærkning til forvaltningerne, da de har konstateret, at der fortsat er flere fejl og mangler i bilagshåndteringen, som kan henføres til:
- manglende eller utilstrækkelig regnskabsmæssig dokumentation vedrørende betalinger og finansposter
- manglende angivelse af formål samt deltagere på relevante bilag.
For Socialforvaltningen omhandler fejlene primært bilagstyperne udlæg og rejseafregning.
Forvaltningernes handleplaner i forhold til den samme revisionsbemærkning fra sidste år vil først vil være fuldt ud implementeret i slutningen af 2022, og effekten heraf vil reelt først kunne vurderes i 2023, jf. revisionsrapporten side 6.
Revisionen har givet en gul bemærkning til forvaltningernes håndtering og betaling af fakturabetalinger i ferieperioder, jf. revisionsrapporten (bilag 1, side 10).
Løsning
Socialforvaltningen har udarbejdet handleplaner til de to revisionsbemærkninger, jf. bilag 2.
I forhold til handleplan vedr. revisionens røde bemærkning til bilagskontrol, fortsætter forvaltningen implementeringen af handleplanen på baggrund af revisionsbemærkningen herom fra 2021, vedtaget i Socialudvalget den 19. januar 2021. Socialforvaltningen vil herudover tage manglende dokumentation op som fast punkt på interne månedsmøder med de administrative fællesskabermed henblik på øget fokus på området. Endelig arbejder forvaltningen på at forenkle arbejdsgangene.
Det kan også oplyses, at Socialforvaltningen har deltaget i et tværgående projekt med Økonomiforvaltningen som projektleder, hvor der primo 2023 kommer e-læring på området for bilagsdokumentation, der ligeledes forventes at sikre kendskab til – og overholdelse af – dokumentationskrav vedr. bilagshåndteringen. Dokumentationskravene handler grundlæggende om, at kvitteringen skal vedlægges, og at det skal fremgå, hvad formål og deltagerkreds er.
I forhold til handleplan vedr. revisionens gule bemærkning til håndtering og betaling af fakturaer vil forvaltningen fortsat afholde faste møder med relevante ledere og medarbejdere for at sikre fokus på rettidig fakturabehandling. Herudover vil Socialforvaltningen sætte øget fokus på anvendelse af stedfortrædere i forbindelse med ferieperioder, så fakturaer også i disse perioder behandles rettidigt.
Handleplanerne bliver forelagt Økonomiudvalget den 25. januar 2023 sammen med de øvrige forvaltningers handleplaner.
Økonomi
Der er ingen økonomiske konsekvenser af indstillingen.
Videre proces
Socialforvaltningen arbejder videre med tiltagene i handleplanerne. Handleplanerne forelægges Økonomiudvalget den 25. januar 2023.
Mikkel Boje
/ Mika Kobborg Smidt