B-SAG: Prisundersøgelse og stikprøvekontrol af Indkøbsordningen (fællesindstilling)

Orientering af Sundheds- og Omsorgsudvalget og Socialudvalget om status for indkøbsordningen, prisanalyse og resultat af stikprøvekontrol.

Indstilling og beslutning

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og Socialforvaltningen indstiller,

1. at Sundheds- og Omsorgsudvalget og Socialudvalget tager orienteringen om status for indkøbsordningen, prisanalyse og stikprøvekontrol til efterretning.

Problemstilling

Den 1. maj 2013 begyndte to nye indkøbsleverandører, firmaerne Multi Indkøb og iPosen, i Socialforvaltningens og Sundheds- og Omsorgsforvaltningens fælles indkøbsordning til borgere med behov for hjælp til indkøb efter servicelovens § 83. Firmaerne blev valgt efter et udbud, hvor der var lagt vægt på laveste pris som led i opnåelsen af en betydelig besparelse på området. Kontrakterne udløber 1. maj 2016.

Ifølge kontrakten skal der hvert år gennemføres en prisanalyse. Sidste analyse blev gennemført i november 2013. 

Da der var betydelige opstartsproblemer både med leverancerne og de varer, der blev leveret, blev der i efteråret 2013 opstillet en handlingsplan og gennemført en stikprøvekontrol for at sikre, at ordningen fik en kvalitet, der svarede til udvalgenes forventninger, og som var tilfredsstillende for borgerne. Der er i løbet af oktober 2014 gennemført både en prisanalyse og en stikprøvekontrol svarende til dem, der blev gennemført i 2013.

Løsning

Prisanalyse
Dataindsamlingen til prisanalysen blev gennemført i uge 40. Undersøgelsen har koncentreret sig om en sammenligning med supermarkeder med et bredt og varieret varesortiment, således at der sammenlignes med det vareudbud, der er en forudsætning for, at leverandørerne kunne indgå i indkøbsordningen. Analysen viser, at kommunens to leverandører ligger på linje med priserne hos SuperBrugsen og Føtex, idet SuperBrugsen og Multi Indkøb var dyrest, mens iPosen og Føtex var mellem 4 – 9 % billigere. Priserne overholder således kravene i kontrakten.

Der er ligeledes foretaget et kontrol indkøb i Netto, der er markant billigere - 18 % - end den dyreste af de øvrige leverandører. Dette skal dog ses i lyset af, at Netto ikke tilbyder et sortiment, som det Københavns Kommune ønsker at kunne tilbyde sine borgere indenfor discount- og supermarkedsvarer, jf. kontrakten med leverandører af indkøbsordning. Behovet for det brede sortiment baseres på Københavns Kommunes ønske om at kunne tilbyde borgerne at handle dagligvarer ind ét sted én gang om ugen. Analysen er nærmere beskrevet i det vedlagte bilag. Der vedlægges endvidere en prisoversigt over de indkøbte varer.

Multi Indkøb, der er den af de to leverandører, der leverer til flest af kommunens borgere, er pr. 1. december 2014 blevet opkøbt af virksomheden Intervare. Det betyder, at de borgere, der har valgt Multi Indkøb fra 1. december får varer fra en ny vareleverandør, dvs. nyt varesortiment og nye priser, ligesom indkøbene leveres af et nyt transportfirma. Forvaltningerne har haft forhandlinger med Intervare for at sikre en overgang med færrest mulige gener for borgerne og samarbejdsparterne i kommunen, herunder leverandørerne af personlig og praktisk hjælp i hjemmet, og forvaltningerne forventer ingen væsentlige problemer ved overgangen.

Stikprøvekontrol.
Der blev i uge 43 gennemført en stikprøvekontrol med fokus på kvaliteten i vareleveringen. Fem medarbejdere fra forvaltningerne kørte med leverandørernes chauffører ud med varer, og kontrollerede umiddelbart efter afleveringen om leverancen levede op til kravene i handlingsplanen. Stikprøveanalysen viser ligesom sidste år, at leverandørerne lever op til de mål, der blev opstillet i handlingsplanen, bortset fra mindre problemer med restholdbarheden. Niveauet for levering af erstatningsvarer ved udsolgte varer er tilfredsstillende, varerne er i orden og de kommer til aftalt tid. Ca. 1/3 af borgerne har valgt at sige nej til erstatningsvarer og er på den måde i risiko for at stå uden bestilte varer. Hjemmeplejen er opmærksom på denne problemstilling og anbefaler borgerne at sige ja til erstatningsvarer. Der blev konstateret en lidt for lav restholdbarhed på nogle varer, leveret af Multi Indkøb, og det vil blive indskærpet overfor den nye vareleverandør, at dette ikke er acceptabelt. Analysen er nærmere beskrevet i det vedlagte bilag.  

Brugertilfredshedsanalyse
Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har netop gennemført en brugertilfredshedsanalyse blandt Sundheds- og Omsorgsforvaltningens borgere, hvor der også er spurgt til tilfredsheden med indkøbsordningen. Rapporten vil blive forelagt Sundheds- og Omsorgsudvalget primo 2015, men tallene viser, at der er en stigende tilfredshed med ordningerne.


De gennemførte analyser viser, at der ultimo 2014 er langt færre problemer med indkøbsordningerne, end der var i opstartsfasen. Varerne leveres generelt til tiden og der er kommet styr på erstatningsvarerne. Der er problemer med holdbarheden på varerne fra Multi Indkøb; det vil blive indskærpet overfor den nye vareleverandør, at dette ikke er acceptabelt. Prisniveauet for varerne ligger på linje med niveaet i almindelige fysiske butikker. Endelig viser den netop gennemførte brugertilfredshedsanalyse, at der er en stigende tilfredshed med ordningerne hos Sundheds- og Omsorgsforvaltningens borgere.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Næste stikprøveundersøgelse af prisniveauet gennemføres i oktober 2015 og vil blive forelagt udvalgene.


Katja Kayser   / Anette Laigaard