|
Revisionsbemærkning vedrørende den løbende revision
|
Socialforvaltningens handleplan og status på handleplan
|
|
Revisionsbemærkning nr. 1 – Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller.
Vi henstiller i lighed med tidligere år, at de forvaltninger, som ikke efterlever reglerne vedrørende de enkelte bilagstyper, skærper ledelsestilsynet og sikrer, at der fremover er fyldestgørende og tilstrækkelig dokumentation for de regnskabsmæssige registreringer.
Det anbefales, at ØKF vurderer, hvorvidt der er behov for at præcisere, hvad der er fyldestgørende og tilstrækkelig dokumentation i forhold til de enkelte bilagstyper. Særligt vedrørende finansbilag bør dette præciseres.
|
Handleplan
Tværgående handleplan
Økonomiforvaltningen vil gennemgå og opdatere kommunens tværgående regler og forretningsgange på området, således at kravene til dokumentation er tydelige for alle medarbejdere. Arbejdet laves i dialog med kommunens interne revision.
Socialforvaltningen (handleplan godkendt af SUD d. 20. august 2021)
For Socialforvaltningen gælder det, at revisionen primært har haft bemærkninger til:
- Udlæg
- Dankort/kundekort
- Eksterne udbetalinger
Revisionen har kun i ét tilfælde haft bemærkninger til hhv. e-faktura og finansposteringer. Derfor prioriteres handleplanen til at omhandle bilagstyperne udlæg, dankort/kundekort og eksterne udbetalinger.
Socialforvaltningen har iværksat en systematisk opfølgning på den af KS foretagne stikprøvekontrol fra og med 3. kvartal 2021. Formålet med den systematiske opfølgning er at identificere bilagstyper og enheder hvor der er særlige vanskeligheder med henblik på at rådgive de pågældende enheder til korrekt registrering og dokumentation fremadrettet. Rådgivningen vil kunne ske direkte til pågældende enhed i gentagelsestilfælde og ellers generelt i dialogmøder/uddannelse.
Herudover vil de tre bilagstyper indgå som en prioriteret indsats som Socialforvaltningens complianceenhed skal arbejde med i 2022. Der bliver bl.a. tale om undervisning i eksisterende regelsæt og analyser af forbrugsmønstre.
Status (august 2022)
Socialforvaltningen foretager løbende opfølgning via analyse på den af KS foretagne stikprøvekontrol. Socialforvaltningen anvender disse analyser som udgangspunkt for dialogen med de relevante enheder
Socialforvaltningens compliance enhed forestår undervisning i brug og regelsæt i løbet af september for både ledere og medarbejdere i forvaltningen.
Socialforvaltningen har ligeledes deltaget i kommunens arbejde med at opdatere og præcisere kommunens tværgående regler på området, således at kravene til dokumentation er tydelige for alle medarbejdere. Økonomiforvaltningen udsender på baggrund af dette arbejde en ny vejledning vedrørende bilagsdokumentation. Socialforvaltningen vil, straks den nye vejledning foreligger, anvende denne i arbejdet med efterlevelse af reglerne vedrørende de enkelte bilagstyper og den tilstrækkelige dokumentation for de regnskabsmæssige registreringer.
|
|
Revisionsbemærkning vedrørende årsregnskabet
|
Socialforvaltningens handleplan
|
|
Revisionsbemærkning nr. 3 – Revision af balancen.
Selvom der stadig er en del konti, der ”ikke er afstemt” eller har ”beløb til opfølgning”, er det vores opfattelse, at der er sket en positiv udvikling. Der er relativt få afgrænsede problemområder, og dette er i årsrapporteringen beskrevet og rapporteret til forvaltningerne.
Det henstilles, at de respektive forvaltninger udarbejder specifikke handleplaner, som sikrer berigtigelse af de konstaterede fejl og mangler samt får etableret processer, der fremadrettet sikrer, at områderne administreres betryggende.
Samlet medfører de væsentligste forhold en potentiel driftsmæssig påvirkning på i alt netto 2,1 mio.kr.
Forhold, der ikke korrigeres i regnskabet, er også anført i afsnit 7.2 som ”Ikke-korrigerede fejl i regnskabet”.
Det er vurderet, at forholdene ikke er væsentlige i forhold til den samlede vurdering af kommunens årsregnskab.
|
Socialforvaltningen følger løbende op på reelle afstemningsproblematikker med institutionerne.
Socialforvaltningen afholder ligeledes månedsvise balanceopfølgningsmøder med afstemningsteamet i Koncernservice.
Her aftales konkrete handlingsplaner vedrørende ikke afstemte balancekonti og der sker opfølgning på vedtagne handlingsplaner.
Det kan oplyses, at Socialforvaltningen i både 2020 og 2021 har haft udfordringer med at afstemme de beboerbankkonti, som borgercentrene anvender til at hjælpe borger i hverdagen f.eks. med indkøb. Socialforvaltningen forventer at afstemning af konti er tilendebragt inden udgangen af 2022. Fremadrettet forventes der ikke at blive udfordringer, da Socialforvaltningen i år forventer at implementere en digital understøttelse af processen.
Derudover har der i både 2020 og 2021 været et udestående på gamle administrerede pensioner, hvor borger er død eller er fraflyttet Socialforvaltningens tilbud. Alle sager forventes udredt inden udgangen af 2022.
|
|
Revisionsbemærkning nr. 5 - Aftalecompliance indkøb.
Vi henstiller, at forvaltningerne fortsat sikrer et ledelsesmæssigt fokus på, at kommunens indkøbspolitik efterleves, således at der bl.a. købes hos den rigtige leverandør, og der kan frigøres midler, som kan anvendes til bedre service til borgerne.
Dette bør bl.a. ske gennem bedre aftaledækning og fokus på højere aftalecompliance.
Det skal i forlængelse heraf bemærkes, at Intern Revision i 1. halvår 2022 foretager en undersøgelse, som skal afdække eventuelle udfordringer, barrierer og muligheder for at øge hver enkelt forvaltnings aftalecompliance.
|
Socialforvaltningen ønsker at hæve aftalecompliance gennem flere indsatser.
Socialforvaltningen vil have en særskilt indsats ift. at øge aftalecompliance på en række af de mest benyttede leverandører på basis af drøftelse med Intern Revision.
Sideløbende med dette ønsker
Socialforvaltningen at konvertere ikke-
aftaledækkede køb til aftaledækkede køb gennem to indsatser: dels ved at øge brugen af kommunens aftaler, de steder hvor der er aftaler, og dels ved at afsøge om der er ydelser af socialfaglige karakter der i dag købes ved direkte tildeling eller tilsvarende, der kan konkurrenceudsættes.
|
|
Revisionsbemærkning nr. 8 – Igangværende anlægsprojekter.
Det henstilles, at lovgivning og kommunens regler vedrørende aflæggelse af anlægsregnskaber efterleves.
|
I foråret 2022 har Socialforvaltningen udarbejdet en forvaltningsspecifik forretningsgang med beskrivelse af og dokumentation for de konkrete delprocesser, som er relateret til processen anlæg – budget, prognose og regnskabsaflæggelse. Denne forretningsgang skal sikre, at lovgivningen og kommunens regler efterleves.
Socialforvaltningen udarbejder anlægsregnskaber på de to manglende projekter, og fremlægger til politisk behandling i efteråret 2022.
|
|
Revisionsbemærkning nr. 12 – Borgerrettede takster SOF.
Det henstilles, at ledelsen sikrer, at der foreligger et dokumenteret grundlag for beregningerne, som sikrer, at kommunen lever op til lovgivningen, egne regler og retningslinjer.
Endelig henstilles, at takstbilaget vedrørende budget 2023 udarbejdes, så det er fyldestgørende i forhold til information om alle de takster, der skal godkendes af Socialudvalget og Borgerrepræsentationen.
|
(Handleplan blev godkendt af SUD den 8. juni 2022)
Socialforvaltningen vil sikre, at taksterne for 2023 er opgjort på et dokumenteret og beregnet grundlag og fremgår af takstbilaget, som Borgerrepræsentationen godkender.
Socialforvaltningen vil endvidere udarbejde en model for beregning af de indirekte omkostninger, som fremadrettet skal gælde for beregningen af taksten for kost. Modellen vil blive udarbejdet i dialog med Intern Revision.
Socialforvaltningen har iværksat en undersøgelse af beregningen af alle valgfrie ydelser for 2021 med henblik på at efterprøve, om borgerne har været opkrævet for meget eller for lidt. Resultatet af undersøgelsen skal indgå i en vurdering af, om der er grundlag for en regulering af taksten for 2022, og om der er grundlag for tilbagebetaling til borgere.
De foreløbige resultater af undersøgelsen viser, at der skal foretages en tilbundsgående analyse på takstområdet for valgfrie ydelser, som skal sikre, at takstberegningerne fremadrettet sker på et korrekt grundlag. Analysen skal være med til at give input til, hvordan vi afkomplicerer området, sådan at vi opnår ensartede og enkle takster på botilbudsområdet, som indarbejdes i takstberegningerne for 2024. Forretningsgangen tilpasses herefter.
Socialforvaltningen vil sikre, at takstbilaget vedrørende budget 2023 udarbejdes og er fyldestgørende for alle takster, der skal godkendes af Socialudvalget og Borgerrepræsentationen.
|
