Revisionsberetning 2015

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller,

1. at Socialudvalget tager Revisionsberetning 2015 og Socialforvaltningens tiltag på baggrund heraf til efterretning.

Problemstilling

Revisionsberetning 2015 er modtaget d 3. juni 2016. I indstillingens bilag 1 er hovedberetningen. I bilag 2-6 er beretning for områder med statsrefusion og fire redegørelser til ministerierne til områderne med statsrefusion.

Socialforvaltningen har i 2015 fået 2 revisionsbemærkninger.

Revisionsbemærkning nr. 6. Der er konstateret manglende børneattester i personalesager i Børne- og ungeforvaltningen og i Socialforvaltningen.

Revisionsbemærkning nr. 8. Der er konstateret mangelfulde konteringstekster og manglende bilag i alle forvaltninger.

Der er ingen bemærkninger til områder med statsrefusion i 2015.

Løsning

Socialforvaltningen vil på baggrund af revisionens kritik af de to områder iværksætte følgende tiltag:

Revisionsbemærkning nr. 6. Der er konstateret manglende børneattester i personalesager i Børne- og ungeforvaltningen og i Socialforvaltningen.

Tiltag: Socialforvaltningen har undersøgt de tre sager. I 2 tilfælde var børneattesten indhentet, men sidenhen destrueret jf. tidligere retningslinjer. Socialforvaltningen har sidenhen justeret sine retningslinjer i personalesager, og på de to pågældende enheder er det indskærpet at børneattesten skal ligge på personalesagen i al den tid personen er ansat i enheden.

I den sidste sag var der ved ansættelse anmodet om børneattest, men den blev på daværende tidspunkt ikke modtaget. I alle tre sager er der nu indhentet nye børneattester, som alle er uden bemærkninger.

Socialforvaltningen vil på baggrund af bemærkningen informere alle enheder om de nuværende retningslinjer for indhentning og opbevaring af børneattester.

Revisionsbemærkning nr. 8. Der er konstateret mangelfulde konteringstekster og manglende bilag i alle forvaltninger.

Tiltag: Socialforvaltningen vil i forbindelse med det igangværende projekt ”God økonomistyring” følge op på området. Socialforvaltningen vil i den forbindelse blandt andet udbrede kendskabet til ØKF’s huskeseddel ”Vejledning til den gode og sigende konteringstekst”, som findes på intranettet.

I forbindelse med implementering af det nye økonomisystem Kvantum vil Socialforvaltningen også arbejde for at konteringsteksterne bliver bedre og at der vil være nem adgang til det bagvedliggende dokumentationsmateriale. Dette skal både gælde for de mere manuelle processer og for processer som bliver opsat som systemsnitflader fra fagsystemerne (Pension, LØN, debitor mm.) til Kvantum.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Beretningen er blevet forelagt Økonomiudvalget d. 16. august 2016, med forbehold for Socialudvalgets eventuelle bemærkninger på dette møde. Efter Økonomiudvalgets møde sendes rapporten til revisionsudvalget, og afgiver sin revisionsbetænkning på Økonomiudvalgets møde d. 27. september 2016. Revisionsudvalgets betænkning behandles endeligt på Borgerrepræsentationens møde d. 13. oktober 2016.

På baggrund af redegørelserne til ministerierne på områder med statsrefusion, udarbejder ministerierne decisionsskrivelsen for 2015. Forvaltningen forventer at modtage denne ultimo 2016/primo 2017.

Nina Eg Hansen                                     

                                / Lone Berner Wolff