B-sag. Orientering om endelig økonomisk ramme for anskaffelse af socialfagligt fagsystem – DOMUS
Resumé
Socialudvalget orienteres om den opdaterede økonomiske ramme og finansiering heraf for anskaffelsen af et nyt fagsystem, som forvaltningen har haft i udbud. Fagsystemet skal anvendes til voksenområdet og hele udførerområdet. Udvalget blev senest orienteret om de digitale udviklingsprojekter på Socialudvalgets møde den 15. januar 2020.
Indstilling
Socialforvaltningen indstiller,
- at Socialudvalget tager orienteringen til efterretning.
Problemstilling
Forvaltningen er aktuelt i gang med udviklingen af nyt it-system til understøttelse af myndighed på voksenområdet og af udførerområdet på voksen- som børneområdet. Systemet er nu navngivet ”DOMUS” (Digitalt Overblik Myndighed Udfører System).
Socialudvalget blev den 20. juni 2018 orienteret om den forventede ramme for anskaffelse af nyt socialfagligt system, inden udbuddet af det nye fagsystem blev igangsat. Det fremgik af sagen, ”at udgifter til leverandøren til indkøb, datakonvertering og teknisk implementering af systemet bliver mellem 13 og 18 mio. kr. Dette vides dog først med sikkerhed, når udbuddet er gennemført”.
Socialforvaltningen har nu gennemført såvel udbuds- som afklaringsfasen med den nye leverandør. Forvaltningen har i denne proces besluttet at tilvælge en række nødvendige optioner – herunder en option på, at den daglige dokumentation på udførerområdet på børneområdet også indgår i fagsystemet.
Løsning
På baggrund af afklaringsfasen og tilvalget af optioner er den økonomiske ramme for anskaffelsen endelig klarlagt.
Den samlede ramme for udgifter til leverandøren til indkøb, datakonvertering og teknisk implementering af systemet bliver nu på ca. 21 mio. kr. Det skyldes dels behovet for optioner samt, at der i afklaringsfasen er identificeret et behov for midler til kommende ændringsønsker til løsningen. Hertil skal nævnes, at der er identificeret et større behov for interne ressourcer i forhold til datakonverteringen end oprindeligt estimeret.
Ændringsønskerne er typisk helt konkrete områder, hvor de eksterne krav i forhold til nationale løsninger har ændret sig efter udbuddet er gennemført (Fælles Medicinkort, lovpligtige snitflader), eller hvor der er identificeret tilpasninger, der kan skabe merværdi for brugerne og borgerne, fx bedre arbejdsgange.
Finansieringen af merudgiften til af anskaffelsen sker via anlægsmidler fra to tidligere investeringscases (Digitalisering af borgersager og CSC Social Mobility), som først nu kan realiseres med det nye it-system. DOMUS dækker mere funktionalitet på de to investeringscases områder end forventet, før udbuddet blev igangsat. Reserverede anlægsmidler fra de to investeringscases kan derfor frigives til at dække merudgiften på DOMUS på 3 mio. kr.
Økonomi
Omkostninger til drift- og vedligehold holdes inden for forvaltningens budget. Forvaltningen har fokus på en stram styring af projektet for at sikre dette.
Videre proces
Planen er, at Socialforvaltningen starter implementeringen fra december 2020 og vil anvende systemet fuldt ud i december 2021. Socialforvaltningen vender tilbage med det realiserede økonomiske potentiale efter endt implementering.
Nina Eg Hansen
/ Ina Corydon