Undersøgelse af den økonomiske styring af private leverandører på dagtilbud- og dagbehandlingsområdet

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller: 

1. at Socialudvalget tager revisionens rapport om den økonomiske styring med private leverandører på dagtilbud- og dagbehandlingsområdet, jf. bilag 1 til efterretning
2. at Socialudvalget godkender Socialforvaltningens handleplan jf. løsningsafsnittet.

Problemstilling

Intern Revision har foretaget en stikprøvevis gennemgang og vurdering af den økonomiske styring med private tilbud, som udføres i Socialforvaltningen. Gennemgangen har omfattet en stikprøve på ti tilbud, fordelt på seks tilbud omfattet af §§ 103 og 104 i Serviceloven (beskyttet beskæftigelse og aktivitets-og samværstilbud) og fire private dagbehandlingstilbud, som har indgået undervisnings-overenskomst med Københavns Kommune. 

Revisionen vurderer, at Socialforvaltningens økonomiske tilsyn med §§103 og 104 tilbud ikke er gennemført hensigtsmæssigt og betryggende i forhold til at sikre, at midlerne i disse tilbud alene anvendes til det primære formål.

Revisionen vurderer desuden, at Socialforvaltningens økonomiske styring vedrørende fire private dagbehandlingstilbud, hvor Børne- og Ungdomsforvaltningen har indgået en undervisnings-overenskomst med Københavns kommune i henhold til Folkeskolelovens § 20, stk. 5 og § 52 i Serviceloven, ikke er hensigtsmæssig og betryggende i økonomisk henseende.

Løsning

For så vidt angående §§103 og 104 tilbud, anbefaler Intern Revision, at Socialforvaltningen udarbejder en ny forretningsgang efter kvalitetsstandarden på området for økonomisk tilsyn og anbefaler, at en undersøgelse af koncernlignende forhold hos leverandørerne bliver inkluderet i tilsynet.

På dagbehandlingsområdet anbefaler Intern Revision, at forvaltningen udarbejder en proces, der sikrer, at kommunen køber ydelserne bedst og billigst, og at det i kontrakterne er tydeligt, hvilke ydelser der aftales, hvordan de enkelte delydelser er prissat og hvordan tilbuddene regulerer priserne.

Socialforvaltningens handleplan og baggrund herfor fremgår af det følgende:

På baggrund af en revisionsrapport i 2012 om dagbehandlingsområdet iværksatte Socialforvaltningen og Børne-og Ungdomsforvaltningen en række fælles tiltag for at styrke styringen på området. 

Forvaltningerne etablerede en samlet budgetramme på tværs af de to forvaltninger, hvor styring og opfølgning blev samlet i et forpligtende fællesskab med et fælles økonomisk ansvar. Der blev lavet et udbud af den samlede opgave, for blandt andet at sikre priskonkurrence på området, og der blev indgået en rammeaftale for området med leverandørerne.

De fire skoler, der er genstand for revisions undersøgelse, er ikke omfattet af rammeaftalerne, da børnene har nogle særlige vanskeligheder, der ikke var omfattet af aftalen. Opgaven om dagbehandlingsskolerne er igen udbudt. I det nye udbud har forvaltningerne skærpet kravene til skolerne for at undgå, at indgå særaftaler med andre skoler for at rumme børn med særlige vanskeligheder.

For at sikre, at den økonomiske styring går hånd i hånd med en stærk faglig styring, prioritering og visitation, er der etableret et Beslutnings- og Koordinationsudvalg (BEKU). BEKU er et besluttende og bevilligende forum og består af ledelsesrepræsentanter fra Børne- og Ungdomsforvaltningen og Socialforvaltningen i hvert af byens lokalområder. I forlængelse heraf er der etableret lokale matchningsudvalg med kompetencer fra begge forvaltninger, som efter ledelsens (BEKU's) bevilling skal understøtte sagsbehandleren i at træffe det bedst mulige valg af dagbehandlingstilbud inden for den økonomiske ramme. Konstruktionen giver et stærkt grundlag for at styre visitationerne og sikre, at de budgetterede midler anvendes på den bedst mulige måde for målgruppen.

Socialforvaltningen har i efteråret 2019 på baggrund af økonomi-analysen fra 2018, som omtales i revisionsrapporten i bilag 1, etableret en central indkøbsenhed, der som sin primære opgave har at sikre besparelser på faglige indkøb, herunder på dagbehandlingsområdet. Der havde endnu ikke været effekt af enhedens arbejde i den periode, som revisionsrapporten omhandler. 

Som led i enhedens arbejde er der iværksat en plan for forhandling af takster og priser med private leverandører samt udarbejdelse af nye processer for kontraktindgåelse, så det sikres, at de decentrale medarbejdere understøttes i den konkrete kontraktindgåelse. I den forbindelse arbejder indkøbsenheden konkret med indholdet af taksterne på de fire tilbud, der er nævnt i rapporten. Der er allerede gennemført det første møde med en af skolerne, hvor det økonomiske grundlag drøftes, og hvor forvaltningen stiller krav til, hvilke dele, forvaltningen vil betale for, og hvilke dele. der ikke bør indgå i taksterne. Herefter går indkøbsenheden videre med arbejdet, dels på de øvrige tilbud, der ikke bliver omfattet af den nye rammeaftale, dels med opfølgningen på tilbuddene omfattet af aftalen, der har koncernlignende forhold. Der vil blive gennemført tæt opfølgning på taksterne på alle fire skoler i 2020 og søgt genforhandling, hvor det er relevant. Indkøbsenheden vil fremover være med til årlig genforhandling af taksterne, for at sikre den kommercielle del.
  
I forhold til det økonomiske tilsyn med aktivitets- og samværstilbud, samt beskyttet beskæftigelse (§§103 og 104), vil Socialforvaltningen udarbejde en ny forretningsgang efter kvalitetsstandarden, hvor risiko og kontrol identificeres. Der udarbejdes en vejledning til konkrete opfølgende kontroller og hvor der tages højde for koncernlignende forhold hos leverandører.

Økonomi

Der er ingen økonomiske konsekvenser af indstillingen.

Videre proces