Intern Revisions rapport om børneattester

Socialudvalget orienteres om Intern Revisions revisionsrapport om børneattester i Socialforvaltningen.

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller,

1. at Socialudvalget tager Intern Revisions revisionsrapport om børneattester i Socialforvaltningen af 3. maj 2017 til efterretning.

Problemstilling

Socialforvaltningen har den 3. maj 2017 modtaget revisionsrapport vedrørende opfølgning på revisionsbemærkninger 2015 Børneattester fra Intern Revision, jf. bilag 1.

Socialforvaltning har fået en ”rød” anmærkning i revisionsrapporten, da forvaltningen i 2015 ikke havde en forretningsgang, der sikrer, at manglende dokumentation for børneattest blev indhentet. Forvaltningen havde ved udgangen af 2015 tre sager, hvor dokumentation for børneattest manglede.

Derudover viser rapporten, at der i flere borgercentre ikke konsekvent foreligger dokumentation for børneattester på alle ansatte, som arbejder med børnerelaterede opgaver. Intern Revisions stikprøvekontrol på 32 medarbejdere viste, at der for otte medarbejdere ikke forelå gyldig børneattest på personalesagen. Endvidere viste en gennemgang af ca. 2.500 personalesager, at der efter gennemgang og ny-indhentelse af børneattester manglede at blive indhentet en børneattest på otte medarbejdere.

For en nærmere beskrivelse af de i revisionsrapporten indeholdte anbefalinger, observationer og risikovurderinger til SOF’s praksis for indhentning af børneattester, henvises til bilag 2.

Løsning

Socialforvaltningen har primo 2017 implementeret en forretningsgang vedrørende manglende dokumentation, hvor forvaltningen hver måned modtager oversigter fra Koncernservice over de arbejdspladser, der har indsendt ansættelser med manglende dokumentation (CV, tidligere ansættelse og lign). Oversigterne bliver efter en central gennemgang sendt til de relevante borgercentre med anmodning om at bringe forholdene i orden hurtigst muligt. Forvaltningen forventer, at der ikke længere vil optræde manglende børne- og straffeattester på disse oversigter, da det er aftalt med Koncernservice, at de sætter ansættelsen i bero, indtil attesterne foreligger. Oversigterne er en ekstra sikkerhed/kontrol af, at der ikke bliver ansat medarbejdere uden at der foreligger en børne- og straffeattest.

Det skal bemærkes, at der for de tre sager fra 2015 er blevet indsendt en børneattest til personalesagen.

For så vidt angår de otte medarbejdere, hvor der ved Intern Revisions stikprøvekontrol ikke blev fundet en børneattest på personalesagen, kan det oplyses, at samtlige otte børneattester er indhentet og journaliseret på personalesagen.

Derudover er der indhentet børneattester for seks ud af de otte medarbejdere, hvor der efter gennemgang af og ny-indhentning af børneattester i ca. 2.500 personalesager manglede en børneattest på sagen. De sidste to sager vedrører medarbejdere, som pt. er på orlov. Arbejdspladsen har tilkendegivet, at de vil indhente børneattesten, inden medarbejderne starter på arbejde igen.

Socialforvaltningen har derfor fulgt op på Intern Revisions anbefalinger, observationer og revisionsbemærkninger, så samtlige ovennævnte punkter er bragt i overensstemmelse hermed. For en nærmere beskrivelse af ovennævnte løsninger henvises til oversigten i bilag 2.

Derudover kan det oplyses, at forvaltningen i løbet af processen frem til den endelig rapport har fulgt Intern Revisions tidligere anbefalinger om at præcisere, at børneattester også skal indhentes for medarbejdere i praktik, nytteindsats og frivillige, samt at der udarbejdes retningslinjer for, hvordan forvaltningen sikrer, at der indhentes børneattester i selvejende institutioner med driftsoverenskomst med kommunen. Disse anbefalinger kom ikke med i den endelige revisionsrapport af 3. maj, men Intern Revision har tilkendegivet i revisionsrapporten, at ”det er deres opfattelse, at SOF’s forvaltningsspecifikke vejledninger for indhentning af børneattester, senest ajourført i april 2017, på betryggende vis håndterer de kendte forhold i forvaltningen”.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forvaltningen følger løbende op på, om lovens bestemmelser om indhentelse af børne- og straffeattester efterleves i forvaltningen, herunder indhentelse af de sidste to børneattester, hvor medarbejderne for tiden er på orlov.

 

Nina Eg Hansen

/ Helle Vibeke Carstensen

Kontorchef Helle Vibeke Carstensen deltog under punktets behandling.

Indstillingen blev taget til efterretning.