Opfølgning på investerings-, effektiviserings- og innovationsforslag
Resumé
Socialudvalget får hermed en opfølgning på igangværende investerings-, effektiviserings- og innovationsforslag fra tidligere års omprioriteringsprocesser. Udvalget får opfølgningen i en særskilt indstilling i år, så udvalget har en status på igangværende omprioriteringsforslag forud for 1. behandling af budget 2025, og dermed inden udvalget skal vedtage nye omprioriteringsforslag. Opfølgningen har hidtil været en del af 2. behandlingen af budget i april.
Indstilling
Socialforvaltningen indstiller:
- at Socialudvalget tager opfølgningen på initiativlisterne for investerings-, effektivisering- og innovationsforslag til efterretning.
Problemstilling
Økonomiforvaltningens retningslinjer for udmøntningen af investeringspuljerne angiver, at investerings- og innovationsforslag skal have målbare økonomiske mål, som der skal følges op på, også under implementeringen af forslagene. Dette skal give udvalgene mulighed for at følge op på resultaterne og sikre en effektiv projektstyring. Opfølgningen kan ligeledes give udvalgene et overblik over, hvilken type af forslag, som kan vise sig vanskelige at implementere i praksis.
Socialudvalget har tidligere fået forelagt opfølgning på investerings-, effektiviserings- og innovationsforslag fra tidligere års omprioriteringsprocesser ifm. 2. behandling af næste års budget. Denne opfølgning fremrykkes, så udvalget får den forud for 1. behandling af næste års budget. Dermed har udvalget mulighed for at vurdere status og fremdrift i de eksisterende projekter umiddelbart forud for beslutningen om nye omprioriteringsforslag.
Løsning
Socialforvaltningen følger løbende op på implementeringen af investerings-, effektiviserings- og innovationsforslag som en del af forvaltningens ordinære budgetopfølgning. Dertil følges der én gang årligt særligt op på, om implementering af forslagene følger den politisk besluttede hensigt og tidsplan. Det er denne opfølgning, som Socialudvalget får til orientering. I de enkelte projekter er der derudover også regelmæssig evaluering, som sikrer, 1) at effektiviseringerne bliver indhentet, 2) investeringsmidlerne anvendes efter hensigten, og 3) at der er fremdrift.
Opfølgning på de igangværende forslag fremgår af initiativlisterne i bilag 1, hvor forslagene er opdelt på bevillingsområder. Initiativlisterne følger Københavns Kommunes tværgående koncept for opfølgning på investerings-, effektiviserings- og innovationsforslag. Opfølgningen fortsætter i udgangspunktet, indtil forslaget er gennemført, og hvor der for investeringsforslag dermed ikke længere bruges midler fra investeringspuljen. Forvaltningen følger dermed kun op på aktive projekter.
Status for de enkelte forslag fremgår af initiativlisterne med en farvekode og en forklarende tekst. Farvekoderne fremgår af tabel 1.
|
Tabel 1. Farvekoder til angivelse af status på implementering af forslag |
||
|
Grøn |
Gul |
Rød |
|
Den samlede effektivisering kan hentes som forventet og på det beskrevne område. Forslaget forløber som planlagt eller er fuldt implementeret. Hvis der tidligere er foretaget kompenserende handling, vurderes status ift. den seneste foretaget kompenserende handling, som udvalget allerede har set. |
Tidsplanen er skredet med mere end 6 mdr., eller økonomien er skredet med mere end 1 mio. kr. Effektiviseringen kan realiseres, men er forsinket eller følger en anden indfasning end forudsat ved seneste kompenserende handling. Hvis der ikke tidligere er foretaget kompenserende handling, vurderes forsinkelsen ift. udgangspunktet i forslaget. |
Initiativet kan ikke implementeres som tiltænkt. Det er ikke muligt at indhente den forventede varige effektivisering angivet ved seneste kompenserende handling. Hvis der ikke tidligere er foretaget kompenserende handling, vurderes ændringen i effektiviseringen ift. udgangspunktet i forslaget. |
I bilag 1 fremgår status på i alt 49 aktive projekter, hvoraf 5 er angivet med en gul status og 1 er angivet med rød status. Disse forslag fremgår i tabel 2 med en kort beskrivelse af projektet samt årsag til den gule eller røde status. En uddybende beskrivelse af årsagen til de enkelte forslags status kan findes i bilag 1.
|
Tabel 2. Forslag med rød eller gul status (bilag 1) |
||
|
Forslag |
Indhold |
Årsag til gul/rød status |
|
HA06: Kapacitetstilpasning under Center for Børn med Handicap |
Projektet vedrører en tilpasning af tilbudsviften under Center for Børn med Handicap til at kunne rumme børn og unge med psykiatriske tillægsproblematikker. |
Projektet er forsinket ca. 11 måneder, fordi tidsplanen for byggeriet er blevet justeret flere gange undervejs med udskydelse af endelig aflevering til følge. Projektet forventes afsluttet i 2024, hvor effektivisering forventes indhentet som tiltænkt. |
|
HA05 - Kapacitetstilpasning - Solistbolig i tilknytning til Center for Selvstændig Bolig og Beskæftigelse |
Med projektet etableres en solistbolig oprettet i pavillon i tilknytning til Center for Selvstændig Bolig og Beskæftigelse. Herved imødegås behovet for en mere skærmet og dog selvstændig bolig til én borger. |
Efter planen skulle projektet være afsluttet d. 1. januar 2024, men forventes nu først færdigt i efteråret 2024, hvorefter effektiviseringen forventes indhentet som tiltænkt. Projektet er forsinket dels, fordi det nu beregnes på en fast bebyggelse fremfor en permanent pavillon, da dette har vist sig at være dyrere, og dels pga. sagsbehandling ifm. byggetilladelser i Teknik- og Miljøforvaltningen. |
|
BU04: Omstillings af Kontaktpersonsområdet |
Kontaktpersonområdet omstilles for at opnå kortere forløb og færre anbringelser. Desuden ønsker forvaltningen at anvende flere gruppebaserede frem for individuelle kontaktpersonforløb |
Projektet er forsinket pga. udfordringer med implementering af digital understøttelse, hvilket bl.a. skyldes, at den nye løsning skal kunne tænkes sammen med eksisterende løsninger på området, samt at den nye løsning skal kunne tages i brug uden at kræve et betydeligt ressourcestærk. Projektet skulle have været endelig implementeret i 2020, men forventes nu afsluttet i 2024. Det bemærkes, at effektiviseringen er opnået på trods af forsinkelsen. |
|
UD09: Digitalisering af Rusmiddelområdet |
Projektet vedrører en digitalisering af rusmiddelbehandling, hvormed medarbejdernes tidsforbrug reduceres ved at digitalisere screeningsprocessen ift. indskrivning, udeblivelser bliver forebygget gennem brug af behandlingsunderstøttende app, og borgerne bliver tilbudt tidlig behandlingsindsats ved internetbehandling |
Implementering af digital screening for stofbehandling er forsinket, mens det er uklart, om den vil blive implementeret for alkoholbehandling grundet usikkerhed om effekten. Effekten har desuden vist sig at være at mindre end antaget, og der udestår derfor realisering af en betydelig andel af effektiviseringen. Projektet skulle have været endelig implementeret i 2021, men forventes nu afsluttet i 2024. Det vurderes, at der herefter vil blive indhentet en varig effektivisering på 0,3-0,4 mio. kr., hvilket betyder, at ca. 1,6-1,7 mio. kr. af effektiviseringen ikke kan opnås og vil blive indhentet som en varig rammebesparelse. |
|
TV03 - Bølge 2 af robotter og machine learning i Socialforvaltningen – herunder automatisering af indkomne mails og breve |
Projektet vedrører yderligere teknologiske-automatiseringer i forvaltningen; herunder robot til scanning og journalisering i relevante fagsystemer af e-mails og fysisk post fra borgere og virksomheder samt automatisering af manuelle procedurer i Kvantum. |
Projektet er forsinket pga. situationen omkring Schrems II, som påvirker udviklingen af nye robotter, der er baseret på Cloud løsninger. Projektet skulle have været endelig implementeret i 2020, men forventes nu implementeret i 2024. Den primære del af effektiviseringen er opnået, mens den udestående andel forventes indhentet ved projektets afslutning. |
|
TV01 - Optimering af Bernstorffsgade 15-17 og effektivisering af SOFs og BIFs administrative m2 |
Med projektet optimeres de administrative kvadratmeter for SOF og BIF i Bernstorffsgade 15-17, hvilket muliggør en samlokalisering med Enheden for Sociale ydelser og en besparelse ved opsigelse af lejemål på Matthæusgade 1. |
Ombygningen har vist sig langt dyrere end antaget og er dermed forsinket. KEJD har estimeret, at der mangler ca. 22 mio. kr. til ombygningen, hvorfor projektet ikke forventes gennemført. Dette vil i så fald medføre, at effektiviseringen ikke kan opnås og må indhentes som en rammebesparelse. |
Forslag med gul eller rød status vil ofte medføre, at realisering af en effektivisering bliver forsinket eller ikke kan opnås. Hvis et forslag er forsinket, vil det som udgangspunkt medføre, at den manglende realiserede effektivisering midlertidigt vil blive indhentet som en rammebesparelse (grønthøster). Hvis et forslag ikke kan implementeres som tiltænkt, vil forvaltningen undersøge, om effektiviseringen kan indhentes på anden vis. Hvis det ikke er muligt at indhente en effektivisering, vil det medføre, at den manglende realiserede effektivisering indhentes som en varig rammebesparelse.
Forslag med gul eller rød status vedrører primært ombygnings- eller digitaliseringsprojekter. Det er Socialforvaltningens erfaring, at det særligt er disse typer af forslag, der viser sig vanskelige at implementere inden for den forventede tidsramme eller økonomi. Forvaltningen vil derfor ved udarbejdelse af disse typer af forslag være endnu mere forsigtige ved udregning af effektiviseringspotentialet og tilbagebetalingstiden. Dette vurderes at nedbringe risikoen for forsinkelser eller manglende implementering af forslag, og derigennem nedbringe risikoen for, at en effektivisering ender med at blive realiseret ved en rammebesparelse.
Økonomi
Økonomien er indeholdt i sagen.
Videre proces
Socialudvalget får næste opfølgning på igangværende investerings-, effektiviserings- og innovationsforslag i januar 2025 forud for 1. behandling af budget 2026, hvor vedtagne forslag fra omprioriteringsprocessen 2025 vil fremgå af initiativlisterne.
Mikkel Boje
/ Anders Johannes Kristensen
Beslutning
Beslutning
Indstillingen blev taget til efterretning.
Kontorchef Anders Johannes Kristensen deltog under punktets behandling.