Nye sagsbehandlingsfrister i Socialforvaltningen

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller:

1. at Socialudvalget godkender de nye og reviderede sagsbehandlingsfrister, som fremgår af tabel 1 og 2.

Problemstilling

Efter retssikkerhedslovens § 3, stk. 2, skal kommunalbestyrelsen fastsætte generelle frister for, hvor lang tid der må gå fra modtagelsen af en ansøgning, til afgørelsen skal være truffet, hvis der ikke i loven er fastsat en frist på området. Formålet med retssikkerhedslovens krav er, at borgerne skal kunne vide, hvilket niveau de kan forvente mht. sagsbehandlingstiden. Sagsbehandlingsfristerne bør være realistiske, så de f.eks. svarer til den tid, der i praksis går med at behandle 80-90 % af sagstypen. 

På møde den 11. oktober 2023 blev Socialudvalget præsenteret for en sag med forvaltningens forslag til nye sagsbehandlingsfrister på en række sagsområder. Socialudvalget godkendte at sende forvaltningens forslag i høring hos relevante brugerråd (Handicaprådet, Udsatterådet, Dialogforum og Brugerrådet for den sociale hjemmepleje) og Borgerrådgiveren. Høringen er nu afsluttet, og sagsbehandlingsfristerne har også været drøftet i HovedMED. Socialudvalget skal på den baggrund tage endeligt stilling til de reviderede sagsbehandlingsfrister.

Høringssvar

Forvaltningen har modtaget høringssvar fra Borgerrådgiveren samt et fælles samlet høringssvar fra Handicaprådet, Dialogforum og Udsatterådet med supplerende bemærkninger fra forpersonen for Dialogforum.

Rådene finder, at sagsbehandlingsfristerne generelt er for lange og er bekymrede for, at de nu gøres længere. Rådene er bekymrede for, at ventetiden kan have negative følger for borgerne, og at en forlængelse af fristerne vil føre til en længere sagsbehandlingstid. Rådene savner planer for, hvordan sagsbehandlingstiden kan nedbringes og finder det bekymrende, at der ikke er data for den faktiske sagsbehandlingstid for alle sagsområder. Rådene finder det generelt positivt, at der indføres sagsbehandlingsfrister på områder, hvor der i dag mangler at blive fastsat en frist. Forpersonen i Dialogforum har bl.a. haft supplerende bemærkninger ift. en række af sagsområderne. Borgerrådgiveren har ikke bemærkninger til de konkret foreslåede frister, og oplyser bl.a. også, at Borgerrådgiveren orienterer sig løbende om sagsbehandlingstiden gennem konkrete klager og tilsyn.

Indstillingen til Socialudvalget har ligeledes været drøftet i HovedMED. Medarbejdersiden giver udtryk for generel opbakning til de nye sagsbehandlingsfrister. Dels fordi sagsbehandlerne ikke kan nå de nuværende frister, dels fordi det vil give en administrativ lettelse ikke at skulle udarbejde fristudsættelsesbreve. Medarbejdersiden pointerer derudover, at længere sagsbehandlingstider ikke vil lette det aktuelle sagspres for sagsbehandlerne.

Høringssvarene og drøftelserne i HovedMED er opsummeret i bilag 1 sammen med forvaltningens uddybende kommentarer hertil og vedlagt i deres fulde længde i bilag 2. I bilag 3 er en oversigt over sagsbehandlingsfristerne i 6-byerne, som de umiddelbart er fremsøgt på deres hjemmesider.

Løsning

Forvaltningen anbefaler, at der ikke ændres i de frister, der blev sendt i høring og indstiller, at Socialudvalget endeligt godkender nedenstående forslag til nye og reviderede sagsbehandlingsfrister i tabel 1 og 2.

Forvaltningens forslag til nye og reviderede sagsbehandlingsfrister handler ikke om at ændre sagsbehandlingstiderne, men om at sikre transparens overfor borgerne, så de i højere grad afspejler de faktiske sagsbehandlingstider. De nye frister er således udtryk for den tid, som det på nuværende tidspunkt reelt tager at behandle sagerne, og ikke udtryk for, at den faktiske, reelle sagsbehandlingstid bliver længere, end den er i dag. Fristerne er udtryk for generelle frister, og der vil i den enkelte sag kunne være forhold, der gør, at sagen trækker ud, mens andre sager inden for samme sagsområde, kan afgøres hurtigere.

Det er forvaltningens vurdering, at de foreslåede nye og reviderede frister vil give en bedre forventningsafstemning mellem forvaltningen og borgerne. Det vil også tilgodese formålet med retssikkerhedsloven om at give borgerne et mere realistisk billede af sagsbehandlingstiden, når de henvender sig om hjælp, og som de kan rette sig efter. Samtidig forventer forvaltningen, at borgerne i mindre omfang end i dag vil få fristudsættelser, og at det kan frigive tid i sagsbehandlingen, hvilket også bemærkes i drøftelserne på HovedMED.

Socialforvaltningen har forståelse for de synspunkter, som høringsparterne giver udtryk for i høringssvarene, herunder bekymringen for, at der foreslås længere sagsbehandlingsfrister. Forvaltningen ønsker også, at spørgsmål om hjælp afgøres så hurtigt som muligt inden for de krav, som lovgivningen stiller til sagernes behandling, og også meget gerne hurtigere end sagsbehandlingsfristen, når det er muligt. Forvaltningen er opmærksom på, om der er behov for, at den enkelte sag skal behandles væsentlig hurtigere end den fastsatte frist. Især i forhold til ansøgninger om pasning af nærtstående (servicelovens § 118) er der altid fokus på, om det er nødvendigt at behandle sagen hurtigt. 

Forvaltningen er løbende optaget af at nedbringe sagsbehandlingstider, bl.a. gennem optimeringen af sagsgange. Forvaltningen arbejder bl.a. på muligheder for smidigere og bedre processer, som kan lette sagsbehandlingen for derigennem at nedbringe sagsbehandlingstiden. I Borgercenter Voksne arbejdes der bl.a. også med at gøre digitale selvbetjeningsløsninger mere borgervenlige, så det bliver tydeligere, om man er i målgruppen for det ansøgte og hvilken dokumentation, der er nødvendig at medsende som ansøger.

Forvaltningen arbejder også kontinuerligt på at styrke registreringspraksis i forvaltningens fagsystemer for bl.a. at sikre en bedre dataunderstøttelse af sagsbehandlingstiden. Forvaltningen har udarbejdet nye arbejdsgangsbeskrivelser for behandlingen af sager om botilbud og socialpædagogisk bistand mv. (servicelovens §§ 85, 107 og 108). I den forbindelse har forvaltningen også set på registreringspraksis i fagsystemet mht., hvornår en henvendelse noteres som en ansøgning, og hvornår en ansøgning noteres som afsluttet i form af en afgørelse.

Forvaltningen vil følge op på, hvordan det går med at overholde de frister, som Socialudvalget beslutter via datatræk om sagsbehandlingstiden fra forvaltningens fagsystemer, hvor det er muligt.

Tabel 1 Forslag til reviderede frister

Tabel 2 Forslag til frister, hvor der ikke i dag er en frist

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Hvis Socialudvalget godkender forvaltningens forslag til nye og reviderede sagsbehandlingsfrister, vil forvaltningen implementere dem snarest muligt. Fristerne vil blive offentliggjort på kommunens hjemmeside, og forvaltningen vil orientere høringsparterne.

Forvaltningen vender tilbage til udvalget, hvis det viser sig, at der er andre områder, hvor sagsbehandlingsfristerne over tid ikke er retvisende.