Temadrøftelse om afbureaukratisering

Resumé

Socialudvalget skal drøfte retning i en kommende afbureaukratiseringsindsats i Socialforvaltningen. Målet med indsatsen er at gøre det nemmere at lave godt socialt arbejde. Socialforvaltningen har siden 2013 løbende arbejdet med afbureaukratisering, herunder forenkling af regler og arbejdsgange. Indstillingen indeholder konkrete forslag til, hvordan forvaltningen kan styrke arbejdet med afbureaukratisering. Denne indstilling skitserer også, hvilke særlige dilemmaer og problematikker, der kan være forbundet med en afbureaukratiseringsindsats. Drøftelsen er rammesættende, og forvaltningen vil efterfølgende vende tilbage med en sag, der konkretiserer en styrket indsats.

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller, 

1. at Socialudvalget drøfter oplæg til, hvordan Socialforvaltningen kan styrke arbejdet med afbureaukratisering.

Problemstilling

Regler og retningslinjer for, hvordan forskellige opgaver skal udføres, kommer fra flere niveauer. Det være sig fra EU og Folketinget, fra Borgerrepræsentationen og Økonomiudvalget og fra Socialudvalget. Dertil kommer konkrete afgørelser/anbefalinger fra forskellige administrative niveauer som f.eks. Ankestyrelsen, Socialtilsynet, Arbejdstilsynet, Datatilsynet og Fødevarestyrelsen samt – internt i Københavns Kommune – fra Borgerrådgiveren og Intern Revisor. Endelig træffes der internt i forvaltningen på forskellige ledelsesniveauer beslutninger om regler og retningslinjer, herunder i direktionen, i borgercentrenes ledelser og lokalt i de enkelte myndighedsenheder og tilbud.  

Som en del af Tillidsdagsordenen i Københavns Kommune har Socialforvaltningen siden 2013 arbejdet med afbureaukratisering og forenkling af regler og arbejdsgange. Målet i tidligere indsatser har primært været at få sagsbehandlere, ledere og øvrigt personale til at bruge mindre tid på opgaver, der ikke direkte har noget med borgeren at gøre. Tidligere indsatser er beskrevet i bilag 1. Indsatserne har medført en vis reduktion og strømlining af regler. Samtidig må det konstateres, at vi ikke er i mål. Erfaringen er, at det er en vanskelig dagsorden at lykkes med. Det er der flere grunde til.

For det første er Socialforvaltningen og Københavns Kommune en stor og kompleks organisation, som favner mange forskellige målgrupper med tilhørende lovgivninger og regler. Det kan derfor være vanskeligt at gennemskue, hvor regler og reguleringer stammer fra, og hvem der har beslutningskompetencen til eventuelt at ændre på dem.

For det andet er arbejdet med afbureaukratisering et dilemmafyldt emne. På den ene side handler afbureaukratisering om at fjerne overdreven styring og reguleringer, som virker som benspænd for at kunne løse kerneopgaven. På den anden side kan regler og styring sikre borgerens retssikkerhed og understøtte, at forvaltningen overholder gældende lovgivning, ligesom fælles retningslinjer kan skabe tryghed for medarbejderne, når der skal træffes vanskelige beslutninger.

Derudover handler afbureaukratisering ikke kun om at fjerne rigide regler og stram styring, men lige så meget om, hvorvidt regler og styring opfattes som meningsfulde, og om arbejdsgange og procedurer – herunder it-systemerne - opleves som intuitive. 

Afbureaukratisering handler derfor ikke kun om at fjerne regler, men også om at få en forståelse af og dialog om, hvornår styring er nødvendig, og hvornår den ikke bidrager til og understøtter kerneopgaven. 

Løsning

En mulig kommende indsats for afbureaukratisering kan bidrage til at skabe mere mening hos den enkelte medarbejder og styrke trivslen på arbejdspladsen. Det overordnede mål kunne være, at det skal være lettere for medarbejderne i forvaltningen at lave godt socialt arbejde.

Baseret på erfaringerne fra forvaltningen og andre steder i den offentlige sektor foreslår forvaltningen, at en fornyet indsats i Socialforvaltningen skal hvile på forskellige ben. Dels en indsats, der starter i toppen af organisationen, dels en indsats som sker lokalt og dels en mere tematiseret indsats. Arbejdet skal ske i tæt samarbejde med MED-systemet, og der skal være tale om en langsigtet, kontinuerlig indsats, der forankres i kulturen – ikke et projekt. Samtidig må afbureaukratiseringsprocessen ikke i sig selv blive en bureaukratisk proces.

Indsatser fra toppen af organisationen
Direktionen og forvaltningsledelsen forpligter sig til at gå forrest i arbejdet med forenkling og afbureaukratisering. Det gælder både ift. stillingtagen til eksisterende regler og retningslinjer, der bliver oplevet som unødvendige og unødigt bureaukratiske, og ifm. kommende beslutninger, der indebærer administrative byrder. Direktionen vil derfor også forpligte sig på at se på, om direktionen selv har indført regler og retningslinjer, der er unødigt bureaukratiske, og som kan afskaffes eller forenkles.

Dertil har direktionen en særlig ledelsesmæssig rolle ift. at implementere en forenklingskultur (jf. nedenfor), herunder i centralforvaltningen, hvor mange rammesættende og tværgående beslutninger forberedes, fx ifm. implementeringen af KK-initiativer og -retningslinjer.

Forvaltningen foreslår at indføre et punkt i indstillingsskabeloner til direktionen/koncerndirektionen og Socialudvalget, hvor der er en vurdering af, hvor mange administrative ressourcer det vil kræve at igangsætte, gennemføre og følge op på nye tiltag. På den måde vil de administrative konsekvenser ved politiske/ ledelsesmæssige beslutninger blive synliggjort. Forvaltningen foreslår også, at det fremover skal være muligt for medarbejdere og ledere at indmelde regler og lovgivning, som gør det vanskeligt at løse kerneopgaven på en meningsfuld måde. Dette har især en vigtig signaleffekt for organisationen.

Derudover vil forvaltningen komme med konkrete forslag til Socialudvalget om at fjerne eller forenkle eksisterende afrapporteringer, som kræver mange administrative ressourcer i forvaltningen, og som vurderes ikke at give en tilsvarende høj værdi.

På Socialudvalgets møde den 2. november 2022 drøftedes også, hvorledes forvaltningen kan understøtte udvalget i forhold til at løfte afbureaukratiseringsønsker over for Christiansborg. Det kunne f.eks. være omkring reglerne for dokumentation og indberetning af brug af stofseler samt mulighederne for øget brug af tro- og loveerklæringer i sagsbehandlingen af ansøgninger om merudgifter.

Opbygning af lokal forenklingskultur  
Det mest effektive redskab til at skabe og fastholde afbureaukratisering er at få det indarbejdet som en del af kulturen i organisationen. Samtidig opnås de bedste resultater, når afbureaukratisering sker med ejerskab hos de mange forskellige medarbejdere og ledere, der har en aktie i en problemstilling. Begge dele peger i retning af en decentral forankret indsats uden stramme rammer for, hvordan det skal foregå og afrapporteres.

En sådan indsats vil principielt kunne sættes i gang som en bred, åben proces, hvor der stilles inspirationsmateriale mv. til rådighed. Der kan dog også arbejdes med et antal lokale pilotarbejdspladser, som deltager frivilligt, og hvor forvaltningen fra centralt hold understøtter arbejdet via faciliteringsbistand. Samtidig vil der være en kommunikation i ledelsesstrengen om, hvordan man kan arbejde med afbureaukratisering, og gode ideer til, hvordan man kan gribe det an. Lokale indsatser, som viser sig at opnå den ønskede effekt, kan efterfølgende udbredes til flere enheder i organisationen.

I opbygningen af en lokal forenklingskultur er det afgørende, at forvaltningens ledere skaber rum til at tale om det besværlige i hverdagen, som ikke bidrager til løsningen af kerneopgaven og det meningsfulde arbejdsliv. Den enkelte arbejdsplads kan – formentligt indledt med en lidt mere projektpræget opstart – tage afsæt i egen drift og forholde sig kritisk til de opgaver, der allerede udføres. Det kunne fx være at identificere dobbeltdokumentation, manuelle registreringer eller arbejdsgange, som medfører unødvendig ventetid i sagsbehandlingen. En del af den identificerede afbureaukratisering vil kunne gennemføres lokalt, noget andet vil skulle sendes opad til videre bearbejdning.

Afgrænset på områder eller temaer
Som det tredje ben foreslår forvaltningen, at forvaltningen arbejder med udvalgte områder eller temaer, der fokuserer på at øge medarbejdernes egenkompetence. Det kan fx være forsøg med selvstyrende og medledende teams, som der allerede er god erfaring med flere steder i organisationen. Et andet eksempel kunne være forsøg med mere beslutningskompetence hos sagsbehandlerne, jf. den aktuelle forsøgsordning i Borgercenter Handicap på myndighedsområdet. Det betyder, at den enkelte sagsbehandler kan træffe afgørelser på flere udvalgte paragraffer, uden at sagen skal forelægges et visitationsudvalg. Den kommende Barnets Lov giver tilsvarende muligheder for øget egenkompetence. Et tredje eksempel kunne være fokuseret indsats på at forenkle arbejdsgangene i it-systemerne samt bedre it-understøttelse af komplicerede processer. 

Involvering af MED
Medarbejdere og ledere samarbejder allerede om at skabe gode forudsætninger for at udføre forvaltningens kerneopgave i forvaltningens MED-udvalg. Afhængig af indsatsernes indhold vil MED-systemet indtage en central rolle i en mulig kommende indsats for afbureaukratisering for at sikre kobling til de medarbejdere, der arbejder under en given regel /styring.

HovedMED har drøftet en mulig afbureaukratiseringsindsats i Socialforvaltningen den 4. november 2022. Hovedpointerne fra denne drøftelse var for det første, at det er vigtigt, at det politiske niveau sammen med forvaltningens topledelse går forrest og har det nødvendige mod til at gennemføre egentlige forandringer. For det andet er det væsentligt at anskue indsatsen som en kulturændring, som både vil kræve tillid og tid/ressourcer. For det tredje er det vigtigt, at indsatsen skal være lokalt forankret og har et godt fagligt fundament at stå på, hvor kompetenceudvikling er i fokus.  Endelig lægger medarbejdersiden vægt på, at indsatsen ikke i sig selv medfører nye bureaukratiske procedurer.

Afrapportering
Forvaltningen vurderer det som et væsentligt succesparameter, at der ikke indføres et omfattende afrapporteringskoncept som led i afbureaukratiseringsindsatsen. En afrapportering til Socialudvalget vil kunne være mundtligt baseret på en mere uformel indsamling af erfaringer og resultater.

Økonomi

Videre proces

Mikkel Boje

                                         / Tine Kock Nielsen

Indstillingen blev drøftet.

Kontorchef Tine Kock Nielsen deltog under punktets behandling